Handelsbetingelser

Dokument-ID: O-01
Aftaleversion: 2026-08-22.1
Version og dato: 2026-08-22.1 - 22. august 2026 Udbyder: FlowDule ApS, CVR 46273397, Syrenvænget 8, 8362 Hørning
Kontakt: legal@flowdule.com - support@flowdule.com - privacy@flowdule.com

Vigtigt: Betingelserne gælder kun erhvervskunder. Hver fysisk bruger accepterer særskilte brugervilkår for sin konto. Kun en dokumenteret bemyndiget person kan acceptere handelsbetingelserne, databehandleraftalen og kundebilaget på kundens vegne.

1. Parter og erhvervsmæssig anvendelse

Aftalen indgås mellem FlowDule ApS (“FlowDule”) og den virksomhed eller selvstændige erhvervsdrivende, der bestiller tjenesten (“kunden”). FlowDule udbydes ikke til privat brug. Kunden skal oplyse korrekt juridisk navn, virksomhedsadresse og CVR- eller registreringsnummer, hvis kunden har et, samt erklære at købet sker erhvervsmæssigt.

Den person, der accepterer aftalen, erklærer at være bemyndiget til at forpligte kunden. Accept registreres med kunde, acceptant, bemyndigelsesgrundlag, dokumentversion/hash og tidspunkt. FlowDule kan kræve yderligere dokumentation før journal- eller andre følsomme funktioner aktiveres.

2. Aftalegrundlag og rangorden

Aftalen består af ordrebekræftelsen/abonnementet, en eventuel særskilt skriftlig aftale, disse handelsbetingelser, databehandleraftalen (DPA), det kundespecifikke instruksbilag og de brugervilkår, der gælder for den enkelte bruger.

Prioritet	Dokument
1	Særskilt underskrevet aftale eller ordrebekræftelse, men kun for de forhold den udtrykkeligt regulerer.
2	DPA og kundebilag for behandling af personoplysninger.
3	Disse handelsbetingelser.
4	Pris-, produkt- og supportbeskrivelser.
5	Markedsføringsmateriale, som ikke udvider aftalen uden udtrykkelig skriftlig accept.

3. Tjenesten og kundens valgte funktioner

FlowDule er en multi-tenant SaaS-platform til blandt andet booking, klientadministration, journal/dokumentation, kommunikation, betaling, webshop/event, rapportering og valgfri AI-assistance. Kunden får kun adgang til funktioner og mængder, der fremgår af abonnementet og kundebilaget.

Journal, klientportal, ekstern deling, video, push, AI, OCR og transskription kan kræve særskilt aktivering. At en funktion findes i platformen, betyder ikke, at kunden må bruge den uden et dokumenteret formål, relevante tekster, lovligt grundlag og godkendt konfiguration.

4. Konto, brugere og sikkerhed

Kunden udpeger administratorer, tildeler mindst mulige rettigheder og lukker straks konti, der ikke længere har arbejdsbehov.
Hver bruger skal have personlig konto. Delte loginoplysninger og omgåelse af MFA, adgangskontrol eller logning er forbudt.
Kunden beskytter enheder og loginoplysninger og underretter straks FlowDule om mistanke om kompromittering eller uberettiget adgang.
FlowDule kan kræve identitetskontrol, nulstilling, MFA eller anden rimelig sikkerhedsforanstaltning før adgang genåbnes.

5. Kundens ansvar og lovlig anvendelse

Kunden fastlægger formål og lovligt grundlag for sin behandling, vælger korrekt faglig profil og er ansvarlig for egne ydelser, journalføring, klientinformation, samtykker hvor relevante, delinger, retention, brugeradgange, betalingsforhold og faglige afgørelser. FlowDule leverer et værktøj og er ikke behandler, klinisk ansvarlig eller juridisk beslutningstager for kunden.

Kunden må ikke bruge tjenesten ulovligt, krænke tredjemands rettigheder, indsende skadeligt indhold, forsøge at tilgå andre kunders data, omgå sikkerhed, overbelaste tjenesten eller videresælge adgang uden skriftlig aftale.

6. Abonnement, priser og fakturering

Abonnement, periode, valuta, inkluderede brugere/funktioner/mængder, pris, moms og betalingsfrekvens fremgår før bestilling og af ordrebekræftelsen. Abonnementet fornyes for den viste betalingsperiode, indtil det opsiges.

FlowDule er aftalepart og betalingsmodtager for egne abonnementer og tilkøb. Betaling kan behandles af Stripe. Ved forsinket betaling kan FlowDule kræve renter og rimelige inddrivelsesomkostninger efter gældende ret og suspendere efter punkt 17.

En indsigelse mod en faktura skal fremsættes uden unødigt ophold og fritager ikke kunden for at betale den ubestridte del.

7. Forbrugsbaserede ydelser

SMS-, AI- og andre forbrugsmængder fremgår af abonnementet. Ubrugt månedlig mængde overføres ikke, medmindre andet er angivet. Når en grænse nås, kan yderligere brug blive afvist, indtil kunden køber ekstra mængde eller aktiverer et udtrykkeligt forbrugsloft.

Pris og bindende virkning vises før tilkøb eller aktivering. Et tilkøb til en igangværende periode leveres straks og refunderes ikke alene fordi mængden ikke anvendes. FlowDule må ikke uden kundens aktive valg aktivere ubegrænset merforbrug.

8. Kundens klientbetalinger

Når kundens klient betaler kunden gennem en understøttet Stripe Connect-løsning, er kunden sælger/merchant of record og part i den relevante Stripe-aftale. Kunden fastsætter egne priser og vilkår og håndterer refunderinger, indsigelser, chargebacks, skat og dokumentation. FlowDule er teknisk formidler og kan opkræve et på forhånd vist platformgebyr.

Journal- eller helbredsoplysninger må ikke indsættes i betalingsbeskrivelser eller tvistmateriale, medmindre kunden konkret kan dokumentere nødvendighed og lovligt grundlag.

9. Personoplysninger og kundedata

Når FlowDule behandler personoplysninger på kundens vegne, gælder DPA og kundebilaget. Kunden er dataansvarlig for sine klient-, journal- og medarbejderformål; FlowDule er databehandler. FlowDule er selv dataansvarlig for egne aftale-, fakturerings-, support- og sikkerhedsformål som beskrevet i privatlivspolitikken.

Rettighederne til kundens indhold forbliver hos kunden og de relevante rettighedshavere. FlowDule får alene den brugsret, der er nødvendig for at levere, sikre og lovligt administrere tjenesten. Kundens klient- og journaldata bruges ikke til modeltræning, markedsføring eller FlowDules egne sekundære formål.

10. AI-funktioner

AI-funktioner aktiveres særskilt pr. kunde og use case. Output er et udkast. En kompetent bruger skal kontrollere kilden, identiteten, fakta, negationer, tal, datoer og faglig kontekst og aktivt godkende output før lagring, kommunikation eller anvendelse.

AI må ikke anvendes til selvstændig diagnose, triage, behandlingsbeslutning, adgang til en ydelse eller anden automatiseret personafgørelse. Kunden skal følge FlowDules AI-instruktion og straks rapportere alvorlige eller gentagne fejl.

11. Immaterielle rettigheder og feedback

FlowDule og licensgivere ejer platform, kode, design, dokumentation, varemærker og generelle forbedringer. Kunden får en ikke-eksklusiv, ikke-overdragelig og tidsbegrænset brugsret til egen interne virksomhed. Kunden må ikke dekompilere, kopiere, udleje eller stille tjenesten til rådighed for andre uden lovlig ret eller skriftlig aftale.

FlowDule kan anvende frivillig feedback uden vederlag, men må ikke derved bruge eller offentliggøre kundedata, fortrolige oplysninger eller personoplysninger til egne formål.

12. Fortrolighed

Parterne beskytter den anden parts ikke-offentlige forretningsmæssige, tekniske og sikkerhedsmæssige oplysninger og anvender dem kun til aftalen. Videregivelse må ske til personer med nødvendigt arbejdsbehov og tilsvarende fortrolighed eller når lov/myndighed pålægger det.

Forpligtelsen gælder under aftalen og fem år efter. Erhvervshemmeligheder beskyttes, så længe de lovligt er hemmelige. Personoplysninger følger DPA og lovgivningen uden en kortere aftalt grænse.

13. Drift, vedligeholdelse og support

FlowDule tilstræber stabil drift, men garanterer ikke uafbrudt eller fejlfri adgang. Der gælder ingen bestemt oppetid, RPO eller RTO, medmindre det udtrykkeligt er aftalt i et særskilt SLA. Planlagt vedligeholdelse med forventet mærkbar påvirkning varsles normalt mindst 48 timer før, når det er praktisk muligt.

Support kontaktes på support@flowdule.com. Målet er første svar inden 24 timer; det er ikke et løfte om løsning inden 24 timer. Kritiske sikkerhedshændelser og persondatabrud håndteres efter DPA og de særlige kontaktveje.

14. Ændringer i tjenesten

FlowDule kan forbedre og ændre tjenesten. En ændring, der væsentligt reducerer en betalt kernefunktion, ændrer kundens databehandling eller forringer kundens mulighed for eksport/skift, varsles rimeligt og behandles efter punkt 22 og DPA. Sikkerhedskritiske ændringer kan gennemføres straks med efterfølgende information.

15. Tredjepartstjenester

Tjenesten anvender de leverandører og modtagere, der fremgår af den aktuelle offentlige liste og DPA. FlowDule er fortsat ansvarlig for eget valg, instruktion og tilsyn, hvor leverandøren er underdatabehandler. En tredjeparts driftsfejl fritager ikke FlowDule fra ufravigelige aftale- eller databeskyttelsesforpligtelser.

16. Sikkerhedshændelser

Parterne samarbejder om at begrænse og undersøge hændelser. Kunden rapporterer straks mistanke. For kundedata underretter FlowDule kunden uden unødig forsinkelse efter at være blevet bekendt med et persondatabrud og leverer tilgængelige oplysninger i faser. Kunden træffer som dataansvarlig beslutning om anmeldelse og underretning.

17. Suspension og misligholdelse

FlowDule kan suspendere nødvendige dele af tjenesten ved væsentlig misligholdelse, mere end 30 dages betalingsmisligholdelse, lovkrav eller konkret sikkerheds-/misbrugsrisiko. Suspension skal være proportional, begrænset og ophøre, når grundlaget er løst.

FlowDule varsler og begrunder suspension, medmindre øjeblikkelig handling er nødvendig. Eksport og nødvendige kontakt-/opsigelsesmuligheder opretholdes så vidt sikkerhed og lov tillader det. Væsentlig misligholdelse kan medføre ophævelse efter et rimeligt skriftligt afhjælpningsvarsel, normalt 30 dage.

18. Ansvar

Hver part er ansvarlig efter dansk rets almindelige regler med de begrænsninger, der følger her. FlowDule er ikke ansvarlig for indirekte tab, driftstab, avancetab eller følgeskader. FlowDules samlede ansvar for krav i en rullende 12-månedersperiode er begrænset til kundens betaling for tjenesten i de foregående 12 måneder.

Begrænsningerne gælder ikke ved forsæt eller grov uagtsomhed, brud på fortrolighed eller databeskyttelsesforpligtelser, krænkelse af tredjemands immaterielle rettigheder eller i det omfang ansvar ikke lovligt kan begrænses. FlowDule er ansvarlig for rimelige direkte omkostninger ved genskabelse af kundedata, når tabet skyldes et forhold, FlowDule er ansvarlig for.

Kunden er ansvarlig for faglige afgørelser, eget behandlingsgrundlag, indhold, brugeradministration og brug af ikke-godkendt AI-output. Dette fritager ikke FlowDule for fejl i platformen eller egne sikkerheds- og databehandlerforpligtelser.

19. Force majeure

Ingen part er ansvarlig for forsinkelse, som skyldes en ekstraordinær hændelse uden for partens rimelige kontrol, der ikke med rimelighed kunne forebygges eller overvindes. Parten skal straks begrænse virkningen og genoptage opfyldelsen. Bestemmelsen ophæver ikke fortrolighed, databeskyttelse, hændelseshåndtering eller rimelige kontinuitets- og gendannelsesforanstaltninger.

20. Opsigelse og ophør

Kunden kan opsige med virkning fra udgangen af den igangværende betalingsperiode, medmindre ordrebekræftelsen fastsætter anden bindings-/opsigelsesperiode. Forudbetalte beløb refunderes ikke ved kundens almindelige opsigelse. Ved FlowDules uafhjulpne væsentlige misligholdelse refunderes ubrugt forudbetaling forholdsmæssigt.

Ved ophør begrænses almindelig brug, men kunden bevarer de aftalte muligheder for eksport, skift, support og nødvendig rettighedshåndtering. Kundens egne klientbetalinger og krav håndteres fortsat af kunden.

21. Skift, eksport og sletning efter Data Act

Kunden kan vælge at skifte til en anden udbyder, flytte eksporterbare data og digitale aktiver til egen infrastruktur eller anmode om sletning uden skift. Anmodningen sendes til legal@flowdule.com. Varslet for at indlede processen overstiger ikke to måneder.

Efter varslingsperioden gennemføres skiftet uden unødig forsinkelse og normalt inden for en maksimal overgangsperiode på 30 kalenderdage. FlowDule yder rimelig bistand og opretholder sikkerhed og kontinuitet.
Er 30 dage teknisk umuligt, underretter FlowDule kunden senest 14 arbejdsdage efter anmodningen med konkret begrundelse og en alternativ periode, som ikke overstiger syv måneder.
Efter overgangsperioden har kunden mindst 30 kalenderdage til at hente de aftalte data, medmindre en længere periode aftales.
Når skiftet er gennemført og udtræksperioden er udløbet, slettes eksportérbare data og digitale aktiver fuldstændigt efter DPA, dokumenteret backuprotation og eventuelle lovlige retention-/legal-hold-undtagelser.
Aftalen ophører ved bekræftet gennemført skift eller ved udløbet af varslet, hvis kunden har valgt sletning uden skift.
Indtil 12. januar 2027 kan FlowDule alene kræve reducerede skifteomkostninger, der ikke overstiger de direkte omkostninger ved skiftet og er oplyst på forhånd. Fra 12. januar 2027 opkræves intet skiftegebyr.

Eksportérbare kategorier	Format/afgrænsning
Kunde-, lokations-, bruger- og konfigurationsdata	Almindeligt anvendeligt maskinlæsbart format efter den aktuelle eksportbeskrivelse.
Klient-, booking-, kommunikations- og relationsdata	Struktureret eksport med nødvendige relationer og tidsstempler.
Journalnoter, versioner, planer, rapporter og delingsmetadata	Struktureret format; relationer og versionshistorik medtages i det omfang de er kundedata.
Bilag, billeder, lyd og andre kundegenererede filer	Originalt eller almindeligt anvendeligt filformat med mapping til relevante poster.
Betalings-/ordre-/eventdata	Kundedata og nødvendige transaktionsreferencer; ingen kortdata, som FlowDule ikke råder over.
Relevante adgangs-, eksport- og revisionsspor	I det omfang kunden har ret til dem, og udlevering ikke krænker andres rettigheder eller sikkerhed.
Undtaget	FlowDules kildekode, algoritmer, generelle platformtelemetri, sikkerhedsdetektion, interne driftsdata, forretningshemmeligheder, credentials og tredjemandsdata - dog kun hvis undtagelsen ikke hindrer eller forsinker skiftet.

22. Ændringer i aftalen

Væsentlige ændringer i pris, betaling, opsigelse, ansvar, databeskyttelsesroller, data, AI, retention, regioner, leverandører, sikkerhed eller rettigheder varsles normalt mindst 30 dage før. Kunden kan opsige inden ikrafttræden, hvis kunden ikke accepterer.

Kunden kan acceptere den nye version i platformen inden ikrafttrædelsen. Gør kunden ikke det, og anvender kunden fortsat platformen efter ikrafttrædelsen, betragtes det som accept af den nye version. Accepten registreres med kunde, version, dokumenthash, varslingstidspunkt og tidspunktet for den fortsatte brug, og kunden kan til enhver tid se sine registrerede accepter i platformen, herunder om en accept er givet aktivt eller ved fortsat brug. FlowDule blokerer ikke kundens adgang, fordi en ny version ikke er accepteret; læsning af dokumenter, support, eksport og opsigelse er altid mulig. Rene sproglige eller ikke-væsentlige ændringer kan gennemføres uden ny accept.

23. Meddelelser og kontakt

Aftalemeddelelser sendes til kundens registrerede administrator/e-mail og/eller vises i platformen. Kunden skal holde kontaktoplysninger ajour. Juridiske henvendelser sendes til legal@flowdule.com, databeskyttelse til privacy@flowdule.com og driftssupport til support@flowdule.com.

24. Lovvalg, værneting og sprog

Aftalen er underlagt dansk ret. Tvister, som ikke løses i mindelighed, afgøres ved Retten i Aarhus som aftalt værneting, medmindre ufravigelige regler kræver andet. Den danske version er styrende. Andre sprogversioner er kun bindende, når de udtrykkeligt er godkendt til det relevante marked.