Her beskrives hvordan FlowDule håndterer samtykker, politikker, datahåndtering og dokumentation - så du kan vurdere om platformen passer til jeres compliance-krav.
FlowDule behandler persondata i booking, journaler, kommunikation og betaling på kundens vegne: klinikken er dataansvarlig for klient- og journaldata, og FlowDule er databehandler. Samtykke, politikker og datahåndtering er derfor bygget ind i de arbejdsgange der allerede bruges - ikke som en separat compliance-proces.
Denne side giver overblik over de processer og funktioner der understøtter GDPR-overholdelse i platformen.
De vigtigste GDPR-processer i platformen
Samtykker og politiktilkendegivelser registreres med kunde, acceptant, bemyndigelse, version, dokumenthash og tidspunkt. Væsentlige ændringer varsles normalt mindst 30 dage før ikrafttræden, og derefter blokeres almindelig brug, indtil en bemyndiget person accepterer den nye version; læsning, support, eksport og opsigelse er fortsat åben. Samtykke er ikke behandlingsgrundlag for alt i platformen.
Kæder kan definere versionsstyrede privacy-, AI-, afbuds-, no-show-, samtykke- og kommunikationstekster inden for obligatoriske sikkerheds- og oplysningsrammer.
Kunden kan eksportere klient-, booking-, journal-, fil- og konfigurationsdata med relationer og metadata i almindeligt anvendelige, maskinlæsbare formater. Eksport er mulig under aftalen og i mindst 30 kalenderdage efter den aftalte overgangsperiode. PII kan sløres når data skal bruges til analyse eller deles med tredjeparter.
Der findes ikke én opbevaringsfrist for alle kunder. Kunden vælger og dokumenterer en profil efter land, faggruppe, autorisation og formål; en ikke-autoriseret psykoterapeut har ingen automatisk 5- eller 10-årsfrist, og FlowDule fastsætter ikke kundens opbevaringspligt. Ved sletteanmodning stoppes sekundære formål og unødvendige delinger; nødvendig lovlig brug af journalen forbliver logget.
Kun brugere med de rette roller kan tilgå personhenførbare data. Adgangen kontrolleres per kæde, lokation og behandler.
Relevante handlinger med klient- og journaldata skal kunne spores til en identificeret bruger, herunder læsning, ændring, eksport og deling. Logdækningen dokumenteres i kontrolbeviset, og en kontrol beskrives først som verificeret, når den er testet i drift.
Ved booking eller oprettelse skal den ansvarlige, formålet, obligatoriske felter og kundens relevante privatlivstekst vises eller linkes, før der indsendes. Accept og samtykke versions-/hashbindes. Repræsentanter, værger og fuldmagter må kun omfattes efter særskilt godkendt instruks og teknisk aktivering; de bruger egen identitet med dokumenteret grundlag, scope og udløb, og delt login er ikke tilladt.
Se sikkerhed
Data følger livscyklussen fra indsamling til begrænsning, anonymisering, sletning og backupudløb. En godkendt sletteproces skal omfatte aktive poster, filer, delinger, søgeindeks, køer, AI-kopier og eksportfiler, og backups slettes ved dokumenteret rotation. Hver offentlig påstand knyttes til et kontrol-ID, og manglende, udløbet eller fejlet obligatorisk evidens vil blokere udgivelsen.
Tilbage til Trust CenterOpret en gratis konto og se selv samtykker, politikker, dataeksport og retention i den kørende platform. 30 dage gratis, intet kreditkort.