AI-informasjon

Dokument-ID: O-06
Versjon og dato: 2026-08-21.1 - 21. august 2026
Leverandør: FlowDule ApS, CVR 46273397
Kontakt: privacy@flowdule.com

Kort fortalt: FlowDules KI er valgfri dokumentasjonshjelp. Den utarbeider utkast, men treffer ikke faglige avgjørelser. En kompetent bruker skal kontrollere og aktivt godkjenne resultatet før det lagres, deles eller brukes.

1. Hvem informasjonen er til

Informasjonen er til FlowDules bedriftskunder, behandlere, administratorer og andre brukere som vurderer eller bruker en KI-funksjon. Den kan også brukes av kundens klienter til å forstå FlowDules tekniske rolle.

Kunden bestemmer om en godkjent KI-funksjon skal aktiveres, til hvilket dokumentert formål og for hvilke brukere. At en funksjon finnes i produktet, betyr ikke at den er aktivert eller godkjent for alle datatyper.

2. Hva KI kan hjelpe med

Etter særskilt aktivering kan FlowDule tilby følgende avgrensede former for dokumentasjonshjelp:

• språklig formatering og forbedring av brukerens egen tekst;

• sammendrag og strukturering av materiale;

• oversettelse med kontroll mot originalen;

• OCR som gjør dokumentbilder om til tekst;

• transkripsjon av lyd når opptak og behandling er lovlig;

• utkast til rapporter eller andre dokumenter på grunnlag av valgte kilder.

Den konkrete funksjonen, modellen, leverandøren, datakategorien, regionen og oppbevaringen skal fremgå av kundens aksepterte instruksvedlegg.

3. Hva KI ikke må brukes til

FlowDules lanseringsscope tillater ikke KI til:

• selvstendig diagnose, triage eller risikoscore;

• valg, endring eller anbefaling av behandling;

• avgjørelser om tilgang til behandling, ytelse eller annen individuell rettighet;

• automatisk ferdigstilling eller signering av journaler uten aktiv menneskelig godkjenning;

• skjult profilering, følelsesgjenkjenning eller biometrisk kategorisering;

• forskning, markedsføring, modelltrening eller generell produktutvikling på kundens klient- eller journaldata;

• gjenbruk av output til andre kunder eller andre formål enn kundens dokumenterte instruks.

En ny funksjon innenfor et av disse områdene krever en ny juridisk klassifisering, DPIA-review, vurdering etter KI-forordningen (AI Act), teknisk test og uttrykkelig ledelses- og kundeaksept. Den er ikke dekket av denne versjonen.

4. Den menneskelige kontrollen

KI-output er alltid et utkast. Før bruk skal en kompetent bruker:

1. kontrollere at materialet gjelder riktig person og sak;

2. sammenholde output med den opprinnelige teksten, lyden eller annet kildemateriale;

3. kontrollere fakta, negasjoner, tall, datoer, navn, medisinske eller faglige begreper og vesentlige utelatelser;

4. rette eller avvise usikkert eller misvisende innhold;

5. ta selvstendig ansvar for den endelige teksten og den faglige handlingen;

6. aktivt godkjenne før resultatet lagres, deles eller brukes.

FlowDule skal tydelig markere KI-utkast og godkjenningsøyeblikket i brukerflaten. Et manglende aktivt godkjenningstrinn må ikke erstattes av en generell tekst i vilkårene.

5. Data og personvernroller

Kunden er behandlingsansvarlig for sin behandling av klient- og journalopplysninger og fastsetter behandlingsgrunnlaget etter artikkel 6 GDPR og, der det er relevant, artikkel 9, samt eventuell nasjonal hjemmel. FlowDule behandler opplysningene som databehandler etter Databehandleravtalen og kundens aksepterte instruksvedlegg.

Avhengig av funksjonen kan behandlingen omfatte journaltekst, fritekst, dokumentbilder, lyd, transkripsjon, prompt, output og nødvendige tekniske metadata. Brukeren skal begrense input til det som er nødvendig for det godkjente formålet.

FlowDule må ikke bruke kundens klient- eller journaldata til egne KI-formål, trening av generelle modeller, markedsføring eller tverrgående analyse.

6. Leverandører og teknisk behandling

Den planlagte leverandørkjeden bruker AWS-tjenester under FlowDules AWS-avtale:

De faktiske modellversjonene, AWS-regionene og eventuelle inferensdestinasjoner kan endre seg og må derfor ikke utledes av tabellen alene. Den bindende kombinasjonen fremgår av den aksepterte versjonen av Underdatabehandlere og leverandører og kundens instruksvedlegg.

7. Region, oppbevaring og modelltrening

For hver KI-funksjon skal FlowDule før aktivering dokumentere:

• den effektive AWS-kontoen, tjenesten, modellen og versjonen;

• alle behandlings- og inferensregioner samt potensiell fjernsupport;

• allowed_modes, provider sharing og den effektive retention-innstillingen;

• om prompt, input eller output oppbevares av leverandøren, og i så fall hvorfor og hvor lenge;

• at opplysningene ikke brukes til leverandørens eller FlowDules generelle modelltrening;

• sletting, logger, underleverandører, overføringsgrunnlag og supplerende tiltak.

En markedsføringsbetegnelse som “EU-region”, “store=false” eller “ingen trening” er ikke tilstrekkelig bevis uten kontroll av den effektive konto- og modellkonfigurasjonen. Foreligger ikke den påkrevde dokumentasjonen, forblir funksjonen deaktivert for klient-, journal- og helseopplysninger.

8. Kvalitet, begrensninger og feil

KI kan hallusinere, misforstå kontekst, overse negasjoner, blande sammen personer, forvrenge tall eller datoer, oversette fagbegreper feil og gjengi bias fra modell eller kildemateriale. Et flytende og overbevisende svar er ikke bevis for at svaret er korrekt.

FlowDule tester hver use case på det relevante språket og fagområdet med representative, lovlige testdata. Testen fastsetter aksepterte feilgrenser, stoppkriterier og nødvendige brukeradvarsler. Alvorlige eller gjentatte feil kan føre til umiddelbar deaktivering av den berørte modellen eller funksjonen.

Brukere kan rapportere KI-feil via support@flowdule.com. Sikkerhetshendelser og mulig eksponering av personopplysninger rapporteres straks via security@flowdule.com.

9. Informasjon til klienten

Kunden skal vurdere når en klient skal informeres om KI-bruk etter personvernforordningen (GDPR), faglige regler og KI-forordningen (AI Act). Kundens lokale tekst skal minst være dekkende om:

• hvilket formål KI brukes til;

• hvilke opplysninger som behandles;

• at output kontrolleres og godkjennes av et menneske;

• relevante leverandører, regioner, oppbevaring og overføringer;

• hvordan klienten kan kontakte kunden om rettigheter eller spørsmål.

Dersom en person samhandler direkte med et KI-system, skal personen opplyses om dette, med mindre det er åpenbart i den konkrete sammenhengen. FlowDule har ikke godkjent en klientvendt KI-chatbot i lanseringsscopet.

10. Automatiske avgjørelser og profilering

FlowDules godkjente KI-use cases treffer ikke avgjørelser som utelukkende er basert på automatisert behandling og har rettsvirkning eller tilsvarende vesentlig virkning for en person. Kunden må ikke omgå dette ved å gjøre en KI-anbefaling praktisk bindende uten en reell, kompetent og selvstendig menneskelig vurdering.

Dersom en fremtidig funksjon kan påvirke diagnose, behandling, tilgang til ytelser, forsikring, sysselsetting eller andre vesentlige forhold, skal den stoppes ved releasegaten og vurderes særskilt etter artikkel 22 GDPR, KI-forordningen (AI Act) og eventuelle regler om medisinsk utstyr.

11. KI-kompetanse og brukertilgang

Bare brukere med relevant rolle og gjennomført opplæring kan få tilgang. Opplæringen omfatter minst:

• funksjonens tiltenkte og forbudte bruk;

• hallusinasjon, bias og kildekontroll;

• dataminimering og håndtering av særlige kategorier;

• menneskelig godkjenning og faglig ansvar;

• feil-, hendelses- og sikkerhetsrapportering.

Opplæringen dokumenteres og gjentas ved vesentlige endringer og ellers etter den interne opplæringsplanen. FlowDule og kunden fordeler opplæringsansvaret i onboarding og kundevedlegget.

12. Rettigheter og kontakt

Er du klient hos en behandler, skal spørsmål om journalen din, innsyn, retting, sletting eller behandlingsgrunnlag rettes til behandleren eller klinikken. FlowDule hjelper kunden etter kundens instruks.

Gjelder spørsmålet FlowDules egne behandlinger, kan du kontakte privacy@flowdule.com. Ytterligere informasjon finnes i Personvernerklæringen, Databehandleravtalen og Underdatabehandlere og leverandører.