Trust Center

Hur länge lagrar vi data?

Det finns ingen enda laglig lagringstid för alla FlowDules kunder. Här står vem som fastställer tiden för varje datatyp, vad systemet stöder och vad som gäller för de data där lagstiftningen bestämmer längden.

Konkreta tider, inte lösa avsikter

Vissa lagringstider följer er egen dokumenterade profil, som ni väljer utifrån land, yrkesgrupp, auktorisation, behandling, datakategori och ändamål. Andra bestäms av lagstiftningen och av hur länge kundförhållandet består. Den här sidan skiljer tydligt på de två, så att ni vet vad som bygger på er bedömning och vad som följer av en skyldighet.

Journaldata följer egna regler, eftersom en lagstadgad journalfrist kan begränsa rätten till radering. Dem beskriver vi i detalj på en egen sida.

Lagringsschema

Tider och vem som fastställer dem

Datatyper där radering eller anonymisering sker när tiden löper ut. Ett bevarandeföreläggande kan tillfälligt blockera raderingen, och uppgifter kan ligga kvar i rullande säkerhetskopior tills kopiorna skrivs över enligt den dokumenterade rotationen

Er dokumenterade profil AI-genereret indhold

Journaldata

Det finns ingen enda laglig lagringstid för alla FlowDules kunder. Ni väljer en dokumenterad profil utifrån land, yrkesgrupp, auktorisation, behandling, datakategori och ändamål. För auktoriserad hälso- och sjukvårdspersonal i 10-årsgruppen är utgångspunkten minst 10 år från den senaste anteckningen, för övriga auktoriserade minst 5 år. En egenföretagande psykoterapeut utan relevant auktorisation har ingen automatisk 5- eller 10-årsfrist och fastställer själv en nödvändig och proportionerlig tid. FlowDule fastställer inte er yrkesmässiga eller rättsliga lagringsskyldighet.

AI-behandlingsdata (AI-genereret billede)

Enligt aktiverad konfiguration AI-genereret indhold

AI-behandlingsdata

Indata och utdata från AI-funktionerna följer det användningsfall, den modell, den leverantör, den region och den lagringstid som är aktiverad i Kundbilaga A till personuppgiftsbiträdesavtalet. FlowDule ska kunna dokumentera leverantörsvillkor, dataflöde, lagring och radering innan en AI-funktion aktiveras i produktion, och era klient- och journaldata får inte användas för träning av allmänna modeller.

Journalåtkomstlogg (AI-genereret billede)

Enligt kontrolländamålet AI-genereret indhold

Journalåtkomstlogg

Loggen över vem som har sett en journal har en dokumenterad lagringstid och raderas automatiskt när kontroll- och säkerhetsändamålet är uppfyllt. Ett enskilt ärende kan omfattas av ett bevarandeföreläggande. Loggen är grunden för att kunna upplysa en registrerad om vem som har haft åtkomst.

Enligt faktureringsändamålet AI-genereret indhold

Förbrukningsdata

Mätdata för förbrukning av SMS och AI används för fakturering och för att visa aktuell förbrukning i abonnemanget. Ingår uppgifterna i räkenskapsmaterial sparas de i 5 år från utgången av räkenskapsåret; övriga mätdata raderas när ändamålet och en eventuell preskriptionstid har löpt ut.

Tekniska felloggar (AI-genereret billede)

Normalt 12 månader AI-genereret indhold

Tekniska felloggar

Säkerhets- och driftloggar sparas normalt i 12 månader. De används för att hitta och rätta fel i plattformen och för att skydda personer, kunder och tjänsten. Väsentliga incidentärenden sparas normalt i 5 år efter avslut.

Obekräftade bilduppladdningar (AI-genereret billede)

Kort automatisk utgång AI-genereret indhold

Obekräftade bilduppladdningar

En bild som laddas upp men aldrig tas i bruk är en tillfällig behandlingsfil med kort automatisk utgång och säker radering. Då ligger inga lösa filer kvar utan syfte.

Raderingsbegäranden

Varje datakategori bedöms - obligatoriska journaler begränsas

Ni är personuppgiftsansvarig och avgör begäran; FlowDule tillhandahåller funktioner för export, begränsning och radering och agerar enligt era dokumenterade instruktioner. Uppgifter utan fortsatt laglig grund raderas enligt sin livscykel. En lagstadgad journal begränsas i stället: bred normalåtkomst, sekundära ändamål och onödig delning upphör, medan dokumenterade personer fortsatt får använda materialet för nödvändiga lagliga ändamål. All åtkomst loggas och innehållet tas bort när tiden och ett eventuellt bevarandeföreläggande har löpt ut. Därefter kan uppgifterna vara tekniskt oåtkomliga i rullande säkerhetskopior tills kopiorna skrivs över enligt den dokumenterade rotationen.

Se lagring av journaldata

Raderingsbegäran och pseudonymisering (AI-genereret billede)

Övriga driftdata

Bokningar, fakturor, meddelandehistorik och revisionsspår

Bokningar, meddelandehistorik och revisionsspår är era data och följer er dokumenterade lagringsprofil och personuppgiftsbiträdesavtalet. FlowDules egna avtals- och faktureringsuppgifter sparas så länge kundförhållandet består, och därefter enligt gällande lagstiftning - räkenskapsmaterial i 5 år från utgången av räkenskapsåret. FlowDules bokföringsskyldighet är ingen grund för att bevara era klient- eller journaldata. Vi utlovar ingen fast automatisk radering här, eftersom rätt tid beror på vad de enskilda uppgifterna dokumenterar.

Frågor?

Saknas en tid som inte står här?

Skriv till oss om ni behöver dokumentation för en viss datatyp eller ett klargörande till er egen registerförteckning.

Kontakta oss