Opbevaring og sletning for klinikken | Privatliv og sikkerhed

Der findes ikke én lovlig opbevaringsfrist, der passer alle klinikker. Du vælger selv en profil efter land, faggruppe, autorisation, behandling, datakategori og formål, og du skal kunne forklare valget. FlowDule fastsætter ikke din faglige eller juridiske opbevaringspligt.

Denne artikel er til dig, der administrerer en klinik eller en kæde i FlowDule. Den tekst, dine klienter læser, står i Opbevaring og dine rettigheder.

Hvem er ansvarlig for hvad

Du er dataansvarlig for dine egne klienter, bookinger, journaler, dokumenter og faglige formål. Du beslutter derfor:

hvorfor oplysningerne behandles;
hvilket behandlingsgrundlag der anvendes;
hvilke oplysninger der er nødvendige;
hvor længe de skal opbevares;
hvordan indsigt, rettelse, sletning og andre rettigheder afgøres;
om en lovpligt, en klage, en tvist eller en anden nedskrevet grund kræver fortsat opbevaring.

FlowDule er databehandler for de oplysninger. Vi stiller indstillinger samt eksport-, begrænsnings- og slettefunktioner til rådighed og handler efter din skriftlige anvisning, som er kædens egne indstillinger i platformen sammen med Databehandleraftalen.

FlowDule er selv dataansvarlig for egne aftale-, fakturerings-, support- og sikkerhedsformål. Frister og rettigheder for de behandlinger står i Privatlivspolitikken.

Vælg din faglige profil

Profil	Hvem er omfattet	Udgangspunkt for opbevaringen
Selvstændig psykoterapeut, ikke autoriseret sundhedsperson	En psykoterapeut, som ikke samtidig arbejder under en relevant sundhedsfaglig autorisation eller anden særregel	Ingen automatisk sundhedsretlig 5- eller 10-årsfrist. Klinikken fastlægger en nødvendig og rimelig frist efter GDPR, aftalen, konkrete faglige behov og eventuelle nedskrevne krav.
Autoriseret sundhedsperson, 10-årsgruppe	Behandlingssteder med læger, tandlæger, kiropraktorer, jordemødre, kliniske diætister, kliniske tandteknikere eller tandplejere	Mindst 10 år fra seneste optegnelse efter de gældende journalregler.
Anden autoriseret sundhedsperson	Andre autoriserede sundhedspersoner, herunder som udgangspunkt autoriserede psykologer	Mindst 5 år fra seneste optegnelse, medmindre en længere regel eller konkret undtagelse gælder.
Tværfaglig patientjournal	Journal med faggrupper fra både 5- og 10-årsgruppen	Mindst 10 år for den tværfaglige journal efter de gældende regler.
Særskilt klinik- eller landprofil	Klinik under andre sektor-, kontrakt-, forsikrings-, myndigheds- eller nationale krav	Den særregel, der gælder efter en juridisk vurdering. Profilen aktiveres ikke automatisk.

Titlen “psykoterapeut” giver ikke i sig selv en sundhedsfaglig autorisation. På samme måde skal du se på en psykologs faktiske autorisationsstatus: overgangsregler kan betyde, at en person frem til udgangen af 2028 kan bruge psykologtitlen uden at være omfattet af den nye autorisation.

Medlemskab af en brancheforening, forsikringsvilkår, kontraktkrav eller en faglig anbefaling kan påvirke dit valg, men må ikke fremstilles som lov, medmindre det faktisk er et bindende lovkrav.

Er du psykoterapeut uden autorisation

Så skal du selv sætte en frist eller et klart slettekriterium for hver kategori, du bruger. Din vurdering bør mindst omfatte:

hvorfor journalen eller notatet er nødvendigt;
hvor længe oplysningerne er relevante for et aktuelt eller forventeligt klientforløb;
behovet for at kunne vise aftalen, den faglige indsats eller et retskrav;
oplysningernes følsomhed og konsekvensen ved lang opbevaring;
om mindre indgribende dokumentation eller tidligere sletning er mulig;
eventuelle nedskrevne krav fra aftale, forsikring eller brancheforening;
hvornår fristen begynder, for eksempel ved afsluttet forløb eller seneste relevante notat.

Vi anbefaler ikke en tilfældig standardperiode i stedet for vurderingen. Du skal kunne forklare fristen i din egen privatlivstekst og bruge den ens hver gang.

Er du autoriseret sundhedsperson

Så bruger du minimumsperioden efter de gældende journalregler. Perioden løber normalt fra den seneste optegnelse i patientjournalen.

En patientjournal, der har betydning for en igangværende klage-, tilsyns- eller erstatningssag, skal du blive ved med at opbevare, mens sagen kører, også selv om den almindelige minimumsperiode er udløbet. Offentlige behandlingssteder kan desuden være omfattet af arkivregler.

At en sundhedsretlig minimumsfrist er udløbet, betyder ikke, at journalen skal bevares længere. Derefter skal du vurdere, om der fortsat er et lovligt og nødvendigt grundlag. Er der ikke det, skal oplysningerne slettes.

Ved ophør, overdragelse, dødsfald eller konkurs kan der gælde særlige regler om overdragelse og fortsat opbevaring. Du skal have din egen ophørsplan. FlowDule er hverken myndighed eller faglig efterfølger og overtager ikke journalansvaret.

Sæt frister pr. datakategori

Din opbevaringsprofil, altså dit valg af hvor længe hver type oplysning gemmes, skal mindst dække følgende, hvis du bruger kategorien:

Datakategori	Muligt starttidspunkt	Afsluttende handling
Klientstamdata og relationer	Forløbets ophør eller seneste nødvendige aktivitet	Sletning eller en nedskrevet begrænsning
Bookinger, fremmøde og kalender	Aftalens dato, afregning eller afsluttet forløb	Sletning eller anonymisering efter klinikkens formål og eventuelle krav
Journalnotater og versionshistorik	Seneste optegnelse eller den faglige regels startpunkt	Sletning efter profil; autoriserede journaler følger regler om rettelser og opbevaring
Planer, målinger og rapporter	Seneste faglige anvendelse eller journalens startpunkt	Samme profil som det journalmateriale, de er en nødvendig del af
Bilag, billeder og lyd	Indsamling, færdig transskription eller seneste nødvendige anvendelse	Råmateriale slettes tidligere, hvis det ikke længere er nødvendigt
Kommunikation og delinger	Afsendelse, tilbagekaldelse eller afsluttet forløb	Deling lukkes straks, når behovet ophører; indhold følger sin kategori
Betalings- og ordredata	Transaktion og relevant regnskabsperiode	Klinikken følger egne bogførings- og regnskabskrav
Adgangs-, revisions- og sikkerhedslogs	Hændelsen eller afsluttet undersøgelse	Automatisk sletning efter sikkerhedsformålet; en konkret sag kan give legal hold
Eksport- og midlertidige behandlingsfiler	Oprettelse eller fuldført overførsel	Kort automatisk udløb og sikker sletning

Rettelser og journalens integritet

Urigtige stam- og kontaktoplysninger skal kunne rettes. En rettelse må ikke gøre det umuligt at vise relevante tidligere handlinger, hvis historikken stadig er nødvendig og lovlig.

For patientjournaler under autorisationsreglerne må du ikke slette eller gøre oprindelige journaloplysninger ulæselige som en almindelig rettelse. Rettelser og tilføjelser skal kunne følges, så den oprindelige version fortsat kan findes efter de gældende krav.

Er du psykoterapeut uden autorisation, afhænger behovet for versionshistorik af dit eget formål og ansvar. FlowDule bevarer ikke alle historiske versioner permanent uden grund.

Når oplysninger slettes

En sletning skal ramme alle de steder, oplysningen findes:

aktive databaseposter og versionsrelationer;
filer, bilag, billeder og lyd;
bookinger, kommunikation, delinger og adgangslinks;
søgeindeks, køer, mellemlagre og midlertidige filer;
input og output fra AI efter den godkendte opsætning hos leverandøren;
eksportfiler og integrationskopier under FlowDules ansvar;
objekter, der er blevet hængende uden ejer, og slettejobs, der ikke gik igennem;
sikkerhedskopier efter den faste rotation.

FlowDule beholder en lille kvittering for sletningen uden det slettede indhold. Kvitteringen kan indeholde kunde, anvisning, kategorier, tidspunkt, ansvarlig, resultat, udløb af sikkerhedskopier og eventuelle lovlige undtagelser.

Sikkerhedskopier

Oplysninger kan være teknisk utilgængelige i rullende sikkerhedskopier, indtil kopierne bliver overskrevet. Databasen sikkerhedskopieres dagligt med 30 dages rotation. I den periode er kopierne beskyttet på samme måde som driften, de må ikke bruges til andre formål, og de bliver ikke lagt tilbage i normal drift.

Bliver en sikkerhedskopi gendannet, skal tidligere gennemførte sletninger og gældende legal holds anvendes igen, før miljøet åbnes. Rotationsperioden og gendannelsen skal være afprøvet. Interne mål for backup er ikke en garanti til dine klienter, medmindre det udtrykkeligt er aftalt.

Legal hold

Et legal hold er en midlertidig, nedskrevet blokering af almindelig sletning for et præcist afgrænset materiale. Det kan være relevant ved en konkret klage, en tvist, en myndighedssag eller en anden lovlig pligt.

Et legal hold skal have:

en entydig reference og en ansvarlig;
et grundlag, der er skrevet ned;
en præcis afgrænsning af person, sag, objekt og datakategori;
startdato, en dato for fornyet vurdering og et kriterium for frigivelse;
mindst mulig adgang;
en sporbar frigivelse og en ny beregning af den normale frist bagefter.

Et hold på én journal eller én hændelse må ikke automatisk blokere alle oplysninger om personen eller hele klinikkens datasæt.

Klienternes rettigheder i praksis

Efter betingelserne i GDPR kan en klient have ret til:

information om behandlingen;
indsigt og kopi;
berigtigelse;
sletning;
begrænsning af behandling;
dataportabilitet;
indsigelse;
at trække et samtykke tilbage, når behandlingen bygger på samtykke;
ikke at være underlagt visse afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling.

Rettighederne er ikke absolutte. En anmodning om sletning kan for eksempel være begrænset af en lovpligtig journalfrist, en verserende sag, andres rettigheder eller et nødvendigt retskrav. Du skal kunne forklare den konkrete begrænsning over for klienten og skrive begrundelsen ned.

Klienten henvender sig til dig, ikke til os. Dit navn og din kontakt skal fremgå af den privatlivstekst, klienten møder på booking- og klientsiderne. Vi svarer ikke dine klienter på dine vegne uden en skriftlig anvisning fra dig, men vi hjælper dig med søgning, eksport, rettelse, begrænsning og sletning, når det er nødvendigt. Vedrører anmodningen FlowDules egne konto-, support- eller aftaleoplysninger, kan der skrives til privacy@flowdule.com.

Du besvarer en anmodning uden unødig forsinkelse og normalt senest en måned efter, du har modtaget den. Fristen kan forlænges med op til to måneder, hvis anmodningen er kompliceret, eller hvis du har mange på én gang; klienten skal have besked om forlængelsen og begrundelsen, inden den første måned er gået.

Vær sikker på, hvem der spørger, men bed ikke om mere end nødvendigt. Journal- og helbredsoplysninger må ikke udleveres til en forkert person. Kopier af legitimation må du kun indsamle, når en mindre indgribende fremgangsmåde ikke slår til, og de skal slettes hurtigt igen.

Eksport og ophør

Du kan eksportere dine egne data under aftalen og efter ophør efter Handelsbetingelserne og Databehandleraftalen. Eksporten skal omfatte relevante kundedata, relationer, filer, versioner og revisionsmetadata i beskrevne, almindeligt anvendelige og maskinlæsbare formater.

Efter det aftalte eksportvindue sletter FlowDule dine data efter dit valg, databehandleraftalen, rotationen af sikkerhedskopier og eventuelle lovlige undtagelser. FlowDules egen bogføringspligt for faktura- og regnskabsdata er ikke en grund til at beholde dine klient- eller journaldata.

Det skal din egen privatlivstekst oplyse

Inden eller senest når du indsamler oplysningerne, skal klienten have en privatlivstekst fra dig, som mindst forklarer:

din identitet og kontakt;
formål, datakategorier og behandlingsgrundlag;
relevante modtagere, leverandører og overførsler;
den konkrete opbevaringsfrist eller klare kriterier for den;
rettigheder, klageadgang og kontaktvej;
eventuel brug af AI og den menneskelige gennemgang, se AI i klinikken;
særlige regler om journalrettelse, hvis du er omfattet af dem.

FlowDules egne dokumenter kan støtte din tekst, men de erstatter den ikke.

Reglerne bag

Brug for hjælp?

Under Support i appen kan du oprette en sag til FlowDule-teamet. Du kan også skrive til support@flowdule.com.