Conservación y derechos

ID del documento: O-08
Versión y fecha: 2026-08-21.1 - 21 de agosto de 2026
Proveedor: FlowDule ApS, CVR 46273397
Contacto: privacy@flowdule.com

Importante: No existe un único plazo legal de conservación válido para todos los clientes de FlowDule. El cliente elige un perfil documentado en función del país, el grupo profesional, la autorización, el tratamiento, la categoría de datos y la finalidad. FlowDule no determina la obligación profesional o jurídica de conservación del cliente.

1. Funciones y responsabilidades

El cliente - el profesional o la clínica - es el responsable del tratamiento de sus propios clientes, reservas, historiales, documentos y finalidades profesionales. Por ello, el cliente decide:

por qué se tratan los datos;
qué base del tratamiento se aplica;
qué datos son necesarios;
durante cuánto tiempo deben conservarse;
cómo se resuelven el acceso, la rectificación, la supresión y los demás derechos;
si una obligación legal concreta, una reclamación, un litigio u otro motivo documentado exigen la conservación continuada.

FlowDule es el encargado del tratamiento de esos datos. Ponemos a disposición funciones de configuración, exportación, limitación y supresión, y actuamos siguiendo la instrucción documentada del cliente recogida en el Acuerdo de tratamiento de datos y en el anexo del cliente.

FlowDule es, por su parte, responsable del tratamiento respecto de sus propias finalidades contractuales, de facturación, de soporte y de seguridad. Los plazos y los derechos aplicables a esos tratamientos se describen en la Política de privacidad.

2. El perfil profesional del cliente

Antes de que puedan tratarse datos reales de clientes o de historiales, el cliente debe elegir y documentar el perfil correcto.

Perfil	Quiénes quedan comprendidos	Punto de partida de la conservación
Psicoterapeuta autónomo que no es profesional sanitario autorizado (autorización danesa)	Un psicoterapeuta que no trabaja al mismo tiempo bajo una autorización sanitaria pertinente ni bajo otra norma especial	Ningún plazo sanitario automático de 5 o 10 años. El cliente fija un plazo necesario y proporcionado conforme al RGPD, al contrato, a las necesidades profesionales concretas y a los eventuales requisitos documentados.
Profesional sanitario autorizado (autorización danesa) - grupo de 10 años	Centros de tratamiento con médicos, dentistas, quiroprácticos, matronas, dietistas clínicos, protésicos dentales clínicos o higienistas dentales	Al menos 10 años desde la última anotación conforme a las normas vigentes sobre historiales.
Otro profesional sanitario autorizado	Los demás profesionales sanitarios autorizados, incluidos en principio los psicólogos autorizados	Al menos 5 años desde la última anotación, salvo que se aplique una norma más extensa o una excepción concreta.
Historial clínico interdisciplinar	Historial con grupos profesionales pertenecientes tanto al grupo de 5 años como al de 10 años	Al menos 10 años para el historial interdisciplinar conforme a las normas vigentes.
Perfil específico de cliente o de país	Cliente sujeto a otros requisitos sectoriales, contractuales, de seguros, administrativos o nacionales	La norma especial documentada, previo control jurídico. El perfil no se activa automáticamente.

El título de «psicoterapeuta» no acredita por sí mismo una autorización sanitaria. Del mismo modo, debe comprobarse el estado real de autorización de un psicólogo; las normas transitorias pueden implicar que, hasta finales de 2028, una persona pueda utilizar el título de psicólogo sin estar sujeta a la nueva autorización.

La pertenencia a una asociación profesional, las condiciones de un seguro, los requisitos contractuales o una recomendación profesional pueden influir en la elección del cliente, pero no deben presentarse como ley, salvo que se trate efectivamente de un requisito legal vinculante.

3. El perfil de psicoterapeuta

Tratándose de un psicoterapeuta autónomo que no sea profesional sanitario autorizado, el cliente debe documentar un plazo concreto o un criterio de supresión claro para cada categoría pertinente.

La valoración debería comprender, como mínimo:

por qué es necesario el historial o la anotación;
durante cuánto tiempo los datos resultan pertinentes para un proceso de cliente actual o previsible;
la necesidad de documentar el acuerdo, la actuación profesional o una reclamación jurídica;
la sensibilidad de los datos y las consecuencias de una conservación prolongada;
si es posible una documentación menos intrusiva o una supresión anticipada;
los eventuales requisitos documentados derivados del contrato, del seguro o de una asociación profesional;
el momento de inicio del plazo, por ejemplo un proceso finalizado o la última anotación pertinente.

FlowDule no recomienda un periodo estándar arbitrario como sustituto de esa valoración. El cliente debe poder explicar el plazo en su texto de privacidad y aplicarlo de forma coherente en el sistema.

4. Profesionales sanitarios autorizados

Tratándose de un profesional sanitario autorizado, se aplica el periodo mínimo pertinente conforme a las normas vigentes sobre historiales. El periodo se computa normalmente desde la última anotación en el historial clínico.

Los historiales clínicos que sean relevantes para una reclamación, una inspección o un procedimiento de indemnización en curso deben seguir conservándose mientras el asunto esté pendiente, aunque haya expirado el periodo mínimo ordinario. Los centros de tratamiento públicos pueden estar sujetos además a normas de archivo.

La expiración de un plazo mínimo del derecho sanitario no significa automáticamente que el historial deba conservarse durante más tiempo. El cliente debe valorar entonces si sigue existiendo otra base lícita y necesaria. Si no es así, los datos deben suprimirse.

En caso de cese, transmisión, fallecimiento o concurso pueden aplicarse normas especiales sobre la transmisión y la conservación continuada. El cliente debe disponer de un plan local de cese; FlowDule no es la autoridad ni el sucesor profesional que asume la responsabilidad sobre el historial.

5. Categorías de datos y momentos de inicio

El perfil de conservación del cliente debe comprender, como mínimo, lo siguiente cuando la categoría se utilice:

Categoría de datos	Posible momento de inicio	Actuación final
Datos maestros de clientes y relaciones	Fin del proceso o última actividad necesaria	Supresión o limitación documentada
Reservas, asistencia y calendario	Fecha de la cita, liquidación o proceso finalizado	Supresión/anonimización según la finalidad del cliente y los eventuales requisitos
Anotaciones del historial e historial de versiones	Última anotación o punto de inicio de la norma profesional	Supresión según el perfil; los historiales sujetos a autorización siguen las normas sobre rectificación y conservación
Planes, mediciones e informes	Último uso profesional o punto de inicio del historial	El mismo perfil que el material de historial del que constituyen una parte necesaria
Adjuntos, imágenes y audio	Recogida, transcripción finalizada o último uso necesario	El material en bruto se suprime antes si ya no resulta necesario
Comunicación y comparticiones	Envío, revocación o proceso finalizado	La compartición se cierra de inmediato cuando cesa la necesidad; el contenido sigue su propia categoría
Datos de pago y de pedidos	Transacción y periodo contable pertinente	El cliente aplica sus propios requisitos de contabilidad y documentación
Registros de acceso, auditoría y seguridad	El evento o la investigación finalizada	Supresión automática una vez cumplida la finalidad de control o de seguridad; un asunto concreto puede quedar sujeto a retención legal (legal hold)
Archivos de exportación y de tratamiento temporal	Creación o transferencia completada	Caducidad automática breve y supresión segura

Una regla global del tipo «suprimirlo todo a los X años» solo es defendible si todas las categorías comprendidas tienen efectivamente la misma finalidad, el mismo momento de inicio y los mismos requisitos jurídicos.

6. Rectificación e integridad del historial

Los datos maestros y de contacto inexactos deben poder rectificarse. Una rectificación no debe hacer imposible documentar actuaciones anteriores pertinentes cuando el historial siga siendo necesario y lícito.

En los historiales clínicos sujetos a las normas de autorización, los datos originales del historial no pueden suprimirse ni hacerse ilegibles a título de rectificación ordinaria. Las rectificaciones y adiciones deben ser trazables, de modo que la versión original siga pudiendo identificarse conforme a los requisitos vigentes.

Tratándose de un psicoterapeuta no autorizado, la necesidad de un historial de versiones depende de las finalidades y responsabilidades documentadas del cliente. FlowDule no debe conservar de forma permanente todas las versiones históricas sin motivo.

7. Los derechos del interesado

Con arreglo a las condiciones del RGPD, el interesado puede tener derecho a:

información sobre el tratamiento;
acceso y copia;
rectificación;
supresión;
limitación del tratamiento;
portabilidad de los datos;
oposición;
retirar el consentimiento cuando el tratamiento se base en el consentimiento;
no ser objeto de determinadas decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado.

Los derechos no son absolutos. Una solicitud de supresión puede verse limitada, por ejemplo, por un plazo legal de conservación del historial, un asunto pendiente, los derechos de terceros o una reclamación jurídica necesaria. El cliente debe documentar la limitación concreta y explicársela al interesado.

8. Cómo se presenta una solicitud

Si eres cliente o paciente, debes dirigirte al profesional o a la clínica que creó los datos. El nombre y el contacto del cliente deben figurar en la información local de privacidad de la interfaz de reservas o de cliente.

FlowDule no responde por sí misma a los clientes del cliente en nombre de este sin una instrucción documentada. Ayudamos al cliente con la búsqueda, la exportación, la rectificación, la limitación y la supresión cuando resulta necesario.

Si la solicitud se refiere a los datos de cuenta, de soporte o contractuales propios de FlowDule, puedes escribir a privacy@flowdule.com. Encontrarás más información en la Política de privacidad.

9. Plazo y verificación de la identidad

El responsable del tratamiento responde a una solicitud conforme al RGPD sin dilación indebida y, por regla general, en el plazo máximo de un mes desde su recepción. Conforme a las normas, el plazo puede prorrogarse hasta dos meses más en caso de solicitudes complejas o numerosas; el interesado debe ser informado de la prórroga y de su motivación dentro del primer mes.

La identidad se verifica de forma proporcionada. Ni el cliente ni FlowDule pueden exigir más documentación de la necesaria, pero tampoco pueden entregar datos de historial o de salud a una persona equivocada. Solo pueden recabarse copias de documentos de identidad cuando una verificación menos intrusiva no resulte suficiente, y deben conservarse durante un plazo breve y documentado.

10. Supresión en toda la cadena de datos

Un proceso de supresión aprobado debe abarcar todas las apariciones pertinentes:

los registros activos de la base de datos y las relaciones entre versiones;
los archivos, adjuntos, imágenes y audio;
las reservas, la comunicación, las comparticiones y los enlaces de acceso;
los índices de búsqueda, las colas, las cachés y los archivos temporales;
las entradas y salidas de IA conforme a la configuración de proveedores aprobada;
los archivos de exportación y las copias de integración bajo el control de FlowDule;
los objetos huérfanos y los trabajos de supresión fallidos;
las copias de seguridad conforme a la rotación documentada.

FlowDule puede conservar un justificante de supresión mínimo, sin el contenido suprimido. El justificante puede indicar el cliente, la instrucción, las categorías, el momento, el responsable, el resultado, la caducidad de las copias de seguridad y las eventuales excepciones lícitas.

11. Copias de seguridad y restauración

Los datos pueden resultar técnicamente inaccesibles en copias de seguridad rotativas hasta que dichas copias se sobrescriban conforme a la rotación documentada. Durante ese periodo están sujetos al mismo nivel de seguridad, no pueden utilizarse para otras finalidades y no se reintroducen en el funcionamiento ordinario.

Si se restaura una copia de seguridad, deben volver a aplicarse las supresiones ya ejecutadas y las retenciones legales (legal holds) vigentes antes de abrir el entorno. El periodo real de rotación y el proceso de restauración deben estar probados; los objetivos internos no pueden describirse como una garantía frente al cliente sin acuerdo expreso.

12. Retención legal (legal hold) y otras excepciones

Una retención legal (legal hold) es un bloqueo temporal y documentado de la supresión ordinaria respecto de un material delimitado con precisión. Puede resultar pertinente ante una reclamación concreta, un litigio, un procedimiento administrativo u otra obligación legal.

Toda retención legal debe contar con:

una referencia inequívoca y un responsable;
una base documentada;
una delimitación precisa de la persona, el asunto, el objeto y la categoría de datos;
una fecha de inicio, una fecha de revisión y un criterio de liberación;
el menor acceso posible;
una liberación trazable y el posterior recálculo de la conservación ordinaria.

Una retención sobre un único historial o evento no debe bloquear automáticamente todos los datos relativos a la persona ni todo el conjunto de datos del cliente.

13. Exportación y cese

El cliente puede exportar sus propios datos durante la vigencia del contrato y tras su cese conforme a los Términos de servicio y al Acuerdo de tratamiento de datos. La exportación debe comprender los datos de cliente pertinentes, las relaciones, los archivos, las versiones y los metadatos de auditoría en formatos documentados, de uso común y de lectura mecánica.

Transcurrida la ventana de exportación acordada, FlowDule suprime los datos del cliente conforme a la elección de este, al acuerdo de tratamiento de datos, a la rotación de las copias de seguridad y a las eventuales excepciones lícitas. La obligación contable propia de FlowDule respecto de los datos de facturación y contabilidad no constituye una base para conservar los datos de clientes o de historiales del cliente.

14. La información del cliente a su propio cliente

Antes de la recogida o en el momento de esta, el cliente debe facilitar un texto local de privacidad que explique, como mínimo:

la identidad y el contacto del cliente;
las finalidades, las categorías de datos y la base del tratamiento;
los destinatarios, proveedores y transferencias pertinentes;
el plazo concreto de conservación o unos criterios claros;
los derechos, la vía de reclamación y el canal de contacto;
el eventual uso de IA y el control humano;
las normas especiales sobre la rectificación del historial, si el cliente está sujeto a ellas.

Los documentos generales de FlowDule pueden servir de apoyo, pero no sustituyen al propio deber de información del cliente.