Handelsvilkår

Avtalen inngås mellom FlowDule ApS («FlowDule») og den virksomheten eller den selvstendig næringsdrivende som bestiller tjenesten («kunden»). FlowDule tilbys ikke til privat bruk. Kunden skal oppgi korrekt juridisk navn, virksomhetsadresse og organisasjons- eller registreringsnummer dersom kunden har et slikt. Ved aksept bekrefter kunden at kjøpet skjer som ledd i næringsvirksomhet.

Den personen som aksepterer avtalen, innestår for å ha fullmakt til å forplikte kunden. Aksepten registreres med kunde, akseptant, fullmaktsgrunnlag, dokumentversjon/hash og tidspunkt. FlowDule kan kreve ytterligere dokumentasjon før journalfunksjoner eller andre sensitive funksjoner aktiveres.

Avtalen består av ordrebekreftelsen/abonnementet, en eventuell særskilt skriftlig avtale, disse handelsvilkårene, databehandleravtalen (DPA), kjedens innstillinger i plattformen, som sammen med DPA utgjør kundens dokumenterte instruks, og de brukervilkårene som gjelder for den enkelte bruker.

FlowDule er en multi-tenant SaaS-plattform for blant annet booking, klientadministrasjon, journal/dokumentasjon, kommunikasjon, betaling, nettbutikk/arrangement, rapportering og KI-assistanse, som er en del av journalmodulen og kan slås av for kjeden etter forespørsel. Kunden får bare tilgang til funksjoner og mengder som fremgår av abonnementet og kjedens innstillinger i plattformen.

Journal, klientportal, ekstern deling og video kan kreve særskilt aktivering. KI-funksjonene, herunder diktering og tekst fra bilde (OCR), følger journalmodulen, jf. punkt 10. At en funksjon finnes i plattformen, betyr ikke at kunden kan bruke den uten et dokumentert formål, relevante tekster, rettslig grunnlag og godkjent konfigurasjon.

• Kunden utpeker administratorer, tildeler lavest mulige rettigheter og stenger straks kontoer som ikke lenger har et tjenstlig behov.
• Hver bruker skal ha en personlig konto. Delte påloggingsopplysninger og omgåelse av MFA, tilgangskontroll eller logging er forbudt.
• Kunden beskytter enheter og påloggingsopplysninger og varsler straks FlowDule ved mistanke om kompromittering eller uberettiget tilgang.
• FlowDule kan kreve identitetskontroll, tilbakestilling, MFA eller andre rimelige sikkerhetstiltak før tilgangen åpnes igjen.

Kunden fastsetter formål og rettslig grunnlag for sin egen behandling, velger riktig faglig profil og er ansvarlig for egne ytelser, journalføring, klientinformasjon, samtykker der det er relevant, delinger, lagringstid, brukertilganger, betalingsforhold og faglige avgjørelser. FlowDule leverer et verktøy og er ikke behandler, klinisk ansvarlig eller juridisk beslutningstaker for kunden.

Kunden kan ikke bruke tjenesten ulovlig, krenke tredjeparters rettigheter, sende inn skadelig innhold, forsøke å få tilgang til andre kunders data, omgå sikkerhetstiltak, overbelaste tjenesten eller videreselge tilgang uten skriftlig avtale.

Abonnement, periode, valuta, inkluderte brukere/funksjoner/mengder, pris, merverdiavgift og betalingsfrekvens fremgår før bestilling og av ordrebekreftelsen. Abonnementet fornyes for den viste betalingsperioden inntil det sies opp.

FlowDule er avtalepart og betalingsmottaker for egne abonnementer og tilleggskjøp. Betalingen kan behandles av Stripe. Ved forsinket betaling kan FlowDule kreve renter og rimelige inndrivelseskostnader etter gjeldende rett og suspendere etter punkt 17.

En innsigelse mot en faktura skal fremsettes uten ugrunnet opphold og fritar ikke kunden for å betale den ubestridte delen.

SMS-, KI- og andre bruksmengder fremgår av abonnementet. Ubrukt månedlig mengde overføres ikke, med mindre noe annet er angitt. Når en grense nås, kan ytterligere bruk bli avvist inntil kunden kjøper ekstra mengde eller aktiverer et uttrykkelig brukstak.

Pris og bindende virkning vises før tilleggskjøp eller aktivering. Et tilleggskjøp til en pågående periode leveres straks og refunderes ikke alene fordi mengden ikke blir brukt. FlowDule kan ikke uten kundens aktive valg aktivere ubegrenset merforbruk.

Når kundens klient betaler kunden gjennom en støttet Stripe Connect-løsning, er kunden selger/merchant of record og part i den relevante Stripe-avtalen. Kunden fastsetter egne priser og vilkår og håndterer refusjoner, innsigelser, chargebacks, skatt og dokumentasjon. FlowDule er teknisk formidler og kan kreve et plattformgebyr som er vist på forhånd.

Journal- eller helseopplysninger skal ikke settes inn i betalingsbeskrivelser eller tvistmateriale, med mindre kunden konkret kan dokumentere at det er nødvendig og at det finnes et rettslig grunnlag.

Når FlowDule behandler personopplysninger på vegne av kunden, gjelder DPA og kjedens innstillinger i plattformen, som sammen utgjør kundens dokumenterte instruks. Kunden er behandlingsansvarlig for sine klient-, journal- og medarbeiderformål; FlowDule er databehandler. FlowDule er selv behandlingsansvarlig for egne avtale-, fakturerings-, support- og sikkerhetsformål slik det er beskrevet i personvernerklæringen.

Rettighetene til kundens innhold forblir hos kunden og de relevante rettighetshaverne. FlowDule får bare den bruksretten som er nødvendig for å levere, sikre og lovlig administrere tjenesten. Kundens klient- og journaldata brukes ikke til modelltrening, markedsføring eller FlowDules egne sekundære formål.

KI-funksjonene i journalen er en del av journalmodulen og er tilgjengelige for kjedens brukere etter deres rolle; det finnes ikke et særskilt aktiveringstrinn for hver enkelt KI-funksjon. FlowDule slår av KI for kjeden etter forespørsel, med de unntakene som framgår av AI-informasjonen. De fleste KI-resultater er utkast: en kompetent bruker skal kontrollere kilden, identiteten, fakta, negasjoner, tall, datoer og faglig kontekst før resultatet lagres, kommuniseres eller brukes. Noen resultater godkjennes ikke enkeltvis: den automatiske notattilbakemeldingen til behandleren, maskinoversettelsen av delt innhold for klienten og oversettelsen av supportsaker og plattformmeldinger. Sammendrag, nøkkelord og neste steg skrives på notatet når behandleren har bedt om dem; behandleren skal lese dem og kan rette eller fjerne dem.

KI skal ikke brukes til selvstendig diagnostisering, triagering, behandlingsbeslutning, tilgang til en ytelse eller andre automatiserte avgjørelser om enkeltpersoner. Kunden skal følge veiledningen i hjelpesenteret (KI i klinikken) og straks rapportere alvorlige eller gjentatte feil.

FlowDule og selskapets lisensgivere eier plattform, kode, design, dokumentasjon, varemerker og generelle forbedringer. Kunden får en ikke-eksklusiv, ikke-overdragelig og tidsbegrenset bruksrett til egen intern virksomhet. Kunden kan ikke dekompilere, kopiere, leie ut eller stille tjenesten til rådighet for andre uten rettslig adgang eller skriftlig avtale.

FlowDule kan bruke frivillige tilbakemeldinger uten vederlag, men kan ikke med det bruke eller offentliggjøre kundedata, fortrolige opplysninger eller personopplysninger til egne formål.

Partene beskytter den andre partens ikke-offentlige forretningsmessige, tekniske og sikkerhetsmessige opplysninger og bruker dem bare til avtalen. Utlevering kan skje til personer med nødvendig tjenstlig behov og tilsvarende taushetsplikt, eller når lov eller myndighet pålegger det.

Forpliktelsen gjelder i avtaleperioden og fem år deretter. Forretningshemmeligheter beskyttes så lenge de lovlig er hemmelige. Personopplysninger følger DPA og lovgivningen uten en kortere avtalt grense.

FlowDule tilstreber stabil drift, men garanterer ikke uavbrutt eller feilfri tilgang. Det gjelder ingen bestemt oppetid, RPO eller RTO, med mindre det er uttrykkelig avtalt i en særskilt SLA. Planlagt vedlikehold med forventet merkbar påvirkning varsles normalt minst 48 timer i forveien når det er praktisk mulig.

Support kontaktes på support@flowdule.com. Målet er første svar innen 24 timer; det er ikke et løfte om løsning innen 24 timer. Kritiske sikkerhetshendelser og brudd på personopplysningssikkerheten håndteres etter DPA og de særskilte kontaktkanalene.

FlowDule kan forbedre og endre tjenesten. En endring som vesentlig reduserer en betalt kjernefunksjon, endrer kundens databehandling eller svekker kundens mulighet for eksport/bytte, varsles rimelig og behandles etter punkt 22 og DPA. Sikkerhetskritiske endringer kan gjennomføres straks, med etterfølgende informasjon.

Tjenesten bruker de leverandørene og mottakerne som fremgår av den til enhver tid gjeldende offentlige listen og av DPA. FlowDule er fortsatt ansvarlig for eget valg, egen instruks og eget tilsyn der leverandøren er underdatabehandler. En tredjeparts driftsfeil fritar ikke FlowDule fra ufravikelige avtale- eller personvernforpliktelser.

Partene samarbeider om å begrense og undersøke hendelser. Kunden rapporterer mistanke straks. For kundedata varsler FlowDule kunden uten ugrunnet opphold etter å ha blitt kjent med et brudd på personopplysningssikkerheten, og gir tilgjengelige opplysninger i faser. Kunden treffer som behandlingsansvarlig beslutning om melding til tilsynsmyndigheten og varsling av de registrerte.

FlowDule kan suspendere nødvendige deler av tjenesten ved vesentlig mislighold, ved betalingsmislighold på mer enn 30 dager, ved lovkrav eller ved konkret sikkerhets- eller misbruksrisiko. Suspensjonen skal være forholdsmessig og begrenset, og skal opphøre når grunnlaget er bortfalt.

FlowDule varsler og begrunner suspensjon, med mindre umiddelbar handling er nødvendig. Eksport og nødvendige kontakt- og oppsigelsesmuligheter opprettholdes så langt sikkerhet og lov tillater det. Vesentlig mislighold kan føre til heving etter et rimelig skriftlig varsel om retting, normalt 30 dager.

Lesetilgang til journal og medisin etter sperring. Sperres tilgangen fordi abonnementet ikke er aktivt, for eksempel ved manglende betaling eller opphør, kan kundens brukere fortsatt lese journal og medisinopplysninger i en begrenset periode, med mindre sikkerhet eller lov er til hinder for det. Lesetilgangen varer til og med 14 dager etter utløpet av den betalte perioden eller prøveperioden; de 14 dagene forlenges ikke, selv om den alminnelige tilgangen har vært åpen noen dager etter periodens utløp. Er tilgangen sperret fordi en betaling ikke er gjennomført, varer lesetilgangen i stedet 14 dager fra det tidspunktet tilgangen sperres. I perioden kan brukerne ikke opprette, endre eller slette journalnotater eller medisinopplysninger, og de ser bare det rollen deres allerede gir tilgang til. Uavhengig av de 14 dagene kan kunden, så lenge kontoen ikke er lukket, bestille og hente dataeksport, avlyse og refundere bookinger, arrangementspåmeldinger og nettbutikkordrer som allerede er inngått, og behandle anmodninger om utlevering og sletting etter personvernreglene. Lesetilgangen opphører hvis kunden lukker kontoen. Tilgangen til support etter punkt 20 og 21 berøres ikke.

Hver part er ansvarlig etter dansk retts alminnelige regler, med de begrensningene som følger her. FlowDule er ikke ansvarlig for indirekte tap, driftstap, tapt fortjeneste eller følgeskader. FlowDules samlede ansvar for krav i en rullerende 12-månedersperiode er begrenset til kundens betaling for tjenesten i de foregående 12 månedene.

Begrensningene gjelder ikke ved forsett eller grov uaktsomhet, ved brudd på taushetsplikt eller personvernforpliktelser, ved krenkelse av tredjeparts immaterielle rettigheter eller i den utstrekning ansvar ikke lovlig kan begrenses. FlowDule er ansvarlig for rimelige direkte kostnader ved gjenoppretting av kundedata når tapet skyldes et forhold FlowDule er ansvarlig for.

Kunden er ansvarlig for faglige avgjørelser, eget behandlingsgrunnlag, innhold, brukeradministrasjon og for hvordan kundens brukere bruker KI-utkast, herunder at resultatet kontrolleres før det legges til grunn. Dette fritar ikke FlowDule for feil i plattformen eller for egne sikkerhets- og databehandlerforpliktelser.

Ingen part er ansvarlig for forsinkelse som skyldes en ekstraordinær hendelse utenfor partens rimelige kontroll, og som ikke med rimelighet kunne vært forebygget eller overvunnet. Parten skal straks begrense virkningen og gjenoppta oppfyllelsen. Bestemmelsen opphever ikke plikter til taushet, personvern, hendelseshåndtering eller rimelige kontinuitets- og gjenopprettingstiltak.

Kunden kan si opp med virkning fra utgangen av den pågående betalingsperioden, med mindre ordrebekreftelsen fastsetter en annen bindings- eller oppsigelsesperiode. Forhåndsbetalte beløp refunderes ikke ved kundens alminnelige oppsigelse. Ved vesentlig mislighold fra FlowDule som ikke blir rettet, refunderes ubrukt forhåndsbetaling forholdsmessig.

Ved opphør begrenses alminnelig bruk, men kunden beholder de avtalte mulighetene for eksport, bytte, support og nødvendig rettighetshåndtering. Kundens egne klientbetalinger og krav håndteres fortsatt av kunden. Journal og medisin kan leses i 14 dager etter utløpet av den betalte perioden, jf. punkt 17.

Kunden kan velge å bytte til en annen leverandør, flytte eksporterbare data og digitale eiendeler til egen infrastruktur eller be om sletting uten bytte. Anmodningen sendes til legal@flowdule.com. Varselfristen for å innlede prosessen overstiger ikke to måneder.

• Etter varselperioden gjennomføres byttet uten ugrunnet opphold og normalt innen en maksimal overgangsperiode på 30 kalenderdager. FlowDule yter rimelig bistand og opprettholder sikkerhet og kontinuitet.
• Er 30 dager teknisk umulig, varsler FlowDule kunden senest 14 virkedager etter anmodningen, med konkret begrunnelse og en alternativ periode som ikke overstiger sju måneder.
• Etter overgangsperioden har kunden minst 30 kalenderdager til å hente de avtalte dataene, med mindre en lengre periode avtales.
• Når byttet er gjennomført og uttrekksperioden er utløpt, slettes eksporterbare data og digitale eiendeler fullstendig etter DPA, dokumentert rotasjon av sikkerhetskopier og eventuelle lovlige unntak for oppbevaringsplikt eller legal hold.
• Avtalen opphører ved bekreftet gjennomført bytte, eller ved utløpet av varselet dersom kunden har valgt sletting uten bytte.
• Frem til 12. januar 2027 kan FlowDule bare kreve reduserte byttekostnader som ikke overstiger de direkte kostnadene ved byttet, og som er opplyst på forhånd. Fra 12. januar 2027 kreves det ikke byttegebyr.

Vesentlige endringer i pris, betaling, oppsigelse, ansvar, personvernroller, data, KI, lagringstid, regioner, leverandører, sikkerhet eller rettigheter varsles normalt minst 30 dager i forveien. Kunden kan si opp før ikrafttredelsen dersom kunden ikke aksepterer endringen.

Kunden kan akseptere den nye versjonen i plattformen før ikrafttredelsen. Gjør kunden ikke det, anses fortsatt bruk av plattformen etter ikrafttredelsen som aksept av den nye versjonen. Aksepten registreres med kunde, versjon, dokumenthash, varslingstidspunkt og tidspunktet for den fortsatte bruken, og kunden kan til enhver tid se sine registrerte aksepter i plattformen, herunder om en aksept er gitt aktivt eller ved fortsatt bruk. FlowDule sperrer ikke kundens tilgang fordi en ny versjon ikke er akseptert; lesing av dokumenter, support, eksport og oppsigelse er alltid mulig. Rene språklige eller uvesentlige endringer kan gjennomføres uten ny aksept.

Meddelelser etter avtalen sendes til kundens registrerte administrator/e-post og/eller vises i plattformen. Kunden skal holde kontaktopplysningene oppdatert. Juridiske henvendelser sendes til legal@flowdule.com, henvendelser om personvern til privacy@flowdule.com og driftssupport til support@flowdule.com.

Avtalen er underlagt dansk rett. Tvister som ikke løses i minnelighet, avgjøres ved Retten i Aarhus (tingretten i Aarhus, Danmark) som avtalt verneting, med mindre ufravikelige regler krever noe annet. Den danske versjonen er styrende. Andre språkversjoner er bare bindende når de uttrykkelig er godkjent for det aktuelle markedet.