Handelsvillkor

Avtalet ingås mellan FlowDule ApS (“FlowDule”) och det företag eller den enskilda näringsidkare som beställer tjänsten (“kunden”). FlowDule tillhandahålls inte för privat bruk. Kunden ska uppge korrekt juridiskt namn, företagsadress och CVR- eller registreringsnummer, om kunden har ett sådant. Genom sin accept bekräftar kunden att köpet sker i näringsverksamhet.

Den person som accepterar avtalet intygar att vara behörig att binda kunden. Accepten registreras med kund, acceptant, behörighetsgrund, dokumentversion/hash och tidpunkt. FlowDule kan kräva ytterligare dokumentation innan journalfunktioner eller andra känsliga funktioner aktiveras.

Avtalet består av orderbekräftelsen/abonnemanget, ett eventuellt separat skriftligt avtal, dessa handelsvillkor, personuppgiftsbiträdesavtalet (DPA), kedjans inställningar i plattformen, som tillsammans med DPA utgör kundens dokumenterade instruktion, och de användarvillkor som gäller för den enskilda användaren.

FlowDule är en multi-tenant SaaS-plattform för bland annat bokning, klientadministration, journalföring/dokumentation, kommunikation, betalning, webbshop/event, rapportering och AI-assistans, som är en del av journalmodulen och kan stängas av för kedjan efter begäran. Kunden får endast tillgång till de funktioner och volymer som framgår av abonnemanget och kedjans inställningar i plattformen.

Journal, klientportal, extern delning och video kan kräva särskild aktivering. AI-funktionerna, inklusive diktering och text från bild (OCR), följer journalmodulen, se punkt 10. Att en funktion finns i plattformen innebär inte att kunden får använda den utan ett dokumenterat ändamål, relevanta texter, rättslig grund och godkänd konfiguration.

• Kunden utser administratörer, tilldelar minsta möjliga behörigheter och stänger omedelbart konton som inte längre har ett arbetsrelaterat behov.
• Varje användare ska ha ett personligt konto. Delade inloggningsuppgifter och kringgående av MFA, åtkomstkontroll eller loggning är förbjudet.
• Kunden skyddar enheter och inloggningsuppgifter och underrättar omedelbart FlowDule vid misstanke om komprometterande eller obehörig åtkomst.
• FlowDule kan kräva identitetskontroll, återställning, MFA eller annan skälig säkerhetsåtgärd innan åtkomsten öppnas igen.

Kunden fastställer ändamål och rättslig grund för sin behandling, väljer korrekt yrkesprofil och ansvarar för egna tjänster, journalföring, klientinformation, samtycken där sådana är relevanta, delningar, lagring, användaråtkomster, betalningsförhållanden och fackmässiga avgöranden. FlowDule levererar ett verktyg och är inte behandlare, kliniskt ansvarig eller juridisk beslutsfattare för kunden.

Kunden får inte använda tjänsten olagligt, kränka tredje parts rättigheter, skicka in skadligt innehåll, försöka få tillgång till andra kunders data, kringgå säkerhet, överbelasta tjänsten eller sälja vidare åtkomst utan skriftligt avtal.

Abonnemang, period, valuta, inkluderade användare/funktioner/volymer, pris, moms och betalningsfrekvens framgår före beställningen och av orderbekräftelsen. Abonnemanget förnyas för den visade betalningsperioden tills det sägs upp.

FlowDule är avtalspart och betalningsmottagare för egna abonnemang och tillägg. Betalning kan behandlas av Stripe. Vid försenad betalning kan FlowDule kräva ränta och skäliga indrivningskostnader enligt gällande rätt samt stänga av enligt punkt 17.

En invändning mot en faktura ska framställas utan onödigt dröjsmål och befriar inte kunden från att betala den obestridda delen.

SMS-, AI- och andra förbrukningsvolymer framgår av abonnemanget. Oanvänd månadsvolym förs inte över, om inte annat anges. När en gräns nås kan ytterligare användning avvisas tills kunden köper extra volym eller aktiverar ett uttryckligt förbrukningstak.

Pris och bindande verkan visas före tillägg eller aktivering. Ett tillägg till en pågående period levereras omedelbart och återbetalas inte enbart för att volymen inte används. FlowDule får inte utan kundens aktiva val aktivera obegränsad merförbrukning.

När kundens klient betalar kunden genom en stödd Stripe Connect-lösning är kunden säljare/merchant of record och part i det relevanta Stripe-avtalet. Kunden fastställer egna priser och villkor och hanterar återbetalningar, invändningar, chargebacks, skatt och dokumentation. FlowDule är teknisk förmedlare och kan ta ut en i förväg visad plattformsavgift.

Journal- eller hälsouppgifter får inte föras in i betalningsbeskrivningar eller tvistematerial, om inte kunden i det konkreta fallet kan dokumentera nödvändighet och rättslig grund.

När FlowDule behandlar personuppgifter för kundens räkning gäller DPA och kedjans inställningar i plattformen, som tillsammans utgör kundens dokumenterade instruktion. Kunden är personuppgiftsansvarig för sina klient-, journal- och medarbetarändamål; FlowDule är personuppgiftsbiträde. FlowDule är själv personuppgiftsansvarig för egna avtals-, faktura-, support- och säkerhetsändamål så som beskrivs i integritetspolicyn.

Rättigheterna till kundens innehåll förblir hos kunden och de relevanta rättighetshavarna. FlowDule får endast den nyttjanderätt som är nödvändig för att leverera, säkra och lagligt administrera tjänsten. Kundens klient- och journaldata används inte för modellträning, marknadsföring eller FlowDules egna sekundära ändamål.

AI-funktionerna i journalen är en del av journalmodulen och är tillgängliga för kedjans användare utifrån deras roll; det finns inget särskilt aktiveringssteg för varje enskild AI-funktion. FlowDule stänger av AI för kedjan efter begäran, med de undantag som framgår av AI-informationen. De flesta AI-resultat är utkast: en kompetent användare ska kontrollera källan, identiteten, fakta, negationer, siffror, datum och fackmässig kontext före lagring, kommunikation eller användning. Vissa resultat godkänns inte var för sig: den automatiska anteckningsåterkopplingen till behandlaren, maskinöversättningen av delat innehåll för klienten och översättningen av supportärenden och plattformsmeddelanden. Sammanfattning, nyckelord och nästa steg skrivs på anteckningen när behandlaren har begärt dem; behandlaren ska läsa dem och kan rätta eller ta bort dem.

AI får inte användas för självständig diagnos, triagering, behandlingsbeslut, åtkomst till en tjänst eller annat automatiserat beslut om enskilda. Kunden ska följa vägledningen i hjälpcentret (AI på kliniken) och omedelbart rapportera allvarliga eller upprepade fel.

FlowDule och licensgivare äger plattform, kod, design, dokumentation, varumärken och generella förbättringar. Kunden får en icke-exklusiv, icke överlåtbar och tidsbegränsad nyttjanderätt för sin egen interna verksamhet. Kunden får inte dekompilera, kopiera, hyra ut eller ställa tjänsten till förfogande för andra utan laglig rätt eller skriftligt avtal.

FlowDule kan använda frivillig återkoppling utan ersättning, men får inte därigenom använda eller offentliggöra kunddata, konfidentiella uppgifter eller personuppgifter för egna ändamål.

Parterna skyddar den andra partens icke-offentliga affärsmässiga, tekniska och säkerhetsmässiga uppgifter och använder dem endast för avtalet. Utlämnande får ske till personer med nödvändigt arbetsrelaterat behov och motsvarande sekretess eller när lag/myndighet kräver det.

Skyldigheten gäller under avtalet och fem år därefter. Företagshemligheter skyddas så länge de lagligen är hemliga. Personuppgifter följer DPA och lagstiftningen utan någon kortare avtalad gräns.

FlowDule eftersträvar stabil drift men garanterar inte oavbruten eller felfri åtkomst. Ingen bestämd upptid, RPO eller RTO gäller, om det inte uttryckligen har avtalats i ett separat SLA. Planerat underhåll med förväntad märkbar påverkan aviseras normalt minst 48 timmar i förväg, när det är praktiskt möjligt.

Support kontaktas på support@flowdule.com. Målet är ett första svar inom 24 timmar; det är inte ett löfte om lösning inom 24 timmar. Kritiska säkerhetsincidenter och personuppgiftsincidenter hanteras enligt DPA och de särskilda kontaktvägarna.

FlowDule kan förbättra och ändra tjänsten. En ändring som väsentligt reducerar en betald kärnfunktion, ändrar kundens personuppgiftsbehandling eller försämrar kundens möjlighet till export/byte aviseras skäligen och hanteras enligt punkt 22 och DPA. Säkerhetskritiska ändringar kan genomföras omedelbart med efterföljande information.

Tjänsten använder de leverantörer och mottagare som framgår av den aktuella offentliga listan och DPA. FlowDule är fortsatt ansvarig för eget val, instruktion och tillsyn där leverantören är underbiträde. En tredje parts driftfel befriar inte FlowDule från tvingande avtals- eller dataskyddsförpliktelser.

Parterna samarbetar om att begränsa och utreda incidenter. Kunden rapporterar omedelbart misstanke. För kunddata underrättar FlowDule kunden utan onödigt dröjsmål efter att ha fått kännedom om en personuppgiftsincident och lämnar tillgängliga uppgifter i etapper. Kunden fattar som personuppgiftsansvarig beslut om anmälan och underrättelse.

FlowDule kan stänga av nödvändiga delar av tjänsten vid väsentligt avtalsbrott, mer än 30 dagars betalningsdröjsmål, lagkrav eller konkret säkerhets-/missbruksrisk. Avstängningen ska vara proportionell, begränsad och upphöra när grunden har åtgärdats.

FlowDule aviserar och motiverar avstängning, om inte omedelbar åtgärd är nödvändig. Export och nödvändiga kontakt-/uppsägningsmöjligheter upprätthålls i den mån säkerhet och lag tillåter det. Väsentligt avtalsbrott kan leda till hävning efter en skälig skriftlig anmaning om rättelse, normalt 30 dagar.

Läsåtkomst till journal och medicin efter spärr. Spärras åtkomsten för att abonnemanget inte är aktivt, till exempel vid utebliven betalning eller upphörande, kan kundens användare fortfarande läsa journal och medicinuppgifter under en begränsad period, om inte säkerhet eller lag hindrar det. Läsåtkomsten varar till och med 14 dagar efter utgången av den betalda perioden eller provperioden; de 14 dagarna förlängs inte, även om den ordinarie åtkomsten har varit öppen några dagar efter periodens utgång. Har åtkomsten spärrats för att en betalning inte har genomförts varar läsåtkomsten i stället 14 dagar från den tidpunkt då åtkomsten spärras. Under perioden kan användarna inte skapa, ändra eller radera journalanteckningar eller medicinuppgifter, och de ser bara det som deras roll redan ger åtkomst till. Oberoende av de 14 dagarna kan kunden, så länge kontot inte är stängt, beställa och hämta dataexport, avboka och återbetala bokningar, eventanmälningar och webbshopsbeställningar som redan har gjorts samt hantera begäranden om utlämnande och radering enligt dataskyddsreglerna. Läsåtkomsten upphör om kunden stänger kontot. Åtkomsten till support enligt punkt 20 och 21 påverkas inte.

Vardera parten ansvarar enligt dansk rätts allmänna regler med de begränsningar som följer här. FlowDule ansvarar inte för indirekta förluster, driftförluster, utebliven vinst eller följdskador. FlowDules samlade ansvar för krav under en rullande tolvmånadersperiod är begränsat till kundens betalning för tjänsten under de föregående 12 månaderna.

Begränsningarna gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet, brott mot sekretess eller dataskyddsförpliktelser, intrång i tredje parts immateriella rättigheter eller i den mån ansvaret inte lagligen kan begränsas. FlowDule ansvarar för skäliga direkta kostnader för att återskapa kunddata, när förlusten beror på ett förhållande som FlowDule ansvarar för.

Kunden ansvarar för fackmässiga avgöranden, egen behandlingsgrund, innehåll, användaradministration och för hur kundens användare använder AI-utkast, inklusive att resultatet kontrolleras innan det läggs till grund. Detta befriar inte FlowDule från fel i plattformen eller från egna säkerhets- och personuppgiftsbiträdesförpliktelser.

Ingen part ansvarar för dröjsmål som beror på en extraordinär händelse utanför partens rimliga kontroll, som inte skäligen kunde förebyggas eller övervinnas. Parten ska omedelbart begränsa verkan och återuppta fullgörandet. Bestämmelsen upphäver inte sekretess, dataskydd, incidenthantering eller skäliga kontinuitets- och återställningsåtgärder.

Kunden kan säga upp med verkan från utgången av den pågående betalningsperioden, om inte orderbekräftelsen fastställer en annan bindnings-/uppsägningsperiod. Förbetalda belopp återbetalas inte vid kundens ordinarie uppsägning. Vid FlowDules icke avhjälpta väsentliga avtalsbrott återbetalas oanvänd förbetalning proportionellt.

Vid upphörande begränsas ordinarie användning, men kunden behåller de avtalade möjligheterna till export, byte, support och nödvändig rättighetshantering. Kundens egna klientbetalningar och krav hanteras fortsatt av kunden. Journal och medicin kan läsas i 14 dagar efter utgången av den betalda perioden, se punkt 17.

Kunden kan välja att byta till en annan leverantör, flytta exporterbara data och digitala tillgångar till egen infrastruktur eller begära radering utan byte. Begäran skickas till legal@flowdule.com. Varslet för att inleda processen överstiger inte två månader.

• Efter varselperioden genomförs bytet utan onödigt dröjsmål och normalt inom en maximal övergångsperiod på 30 kalenderdagar. FlowDule lämnar skälig hjälp och upprätthåller säkerhet och kontinuitet.
• Är 30 dagar tekniskt omöjligt underrättar FlowDule kunden senast 14 arbetsdagar efter begäran med konkret motivering och en alternativ period, som inte överstiger sju månader.
• Efter övergångsperioden har kunden minst 30 kalenderdagar på sig att hämta de avtalade uppgifterna, om inte en längre period avtalas.
• När bytet är genomfört och uttagsperioden har löpt ut raderas exporterbara data och digitala tillgångar fullständigt enligt DPA, dokumenterad backuprotation och eventuella lagliga undantag för lagring/legal hold.
• Avtalet upphör vid bekräftat genomfört byte eller vid utgången av varslet, om kunden har valt radering utan byte.
• Fram till den 12 januari 2027 kan FlowDule endast kräva reducerade bytekostnader som inte överstiger de direkta kostnaderna för bytet och som har upplysts om i förväg. Från den 12 januari 2027 tas ingen bytesavgift ut.

Väsentliga ändringar av pris, betalning, uppsägning, ansvar, dataskyddsroller, data, AI, lagring, regioner, leverantörer, säkerhet eller rättigheter aviseras normalt minst 30 dagar i förväg. Kunden kan säga upp före ikraftträdandet om kunden inte accepterar.

Kunden kan acceptera den nya versionen i plattformen före ikraftträdandet. Gör kunden inte det, och fortsätter kunden att använda plattformen efter ikraftträdandet, betraktas det som accept av den nya versionen. Accepten registreras med kund, version, dokumenthash, tidpunkt för aviseringen och tidpunkten för den fortsatta användningen, och kunden kan när som helst se sina registrerade accepter i plattformen, inklusive om en accept har lämnats aktivt eller genom fortsatt användning. FlowDule blockerar inte kundens åtkomst för att en ny version inte har accepterats; att läsa dokument, kontakta support, exportera och säga upp är alltid möjligt. Rena språkliga eller icke väsentliga ändringar kan genomföras utan ny accept.

Avtalsmeddelanden skickas till kundens registrerade administratör/e-post och/eller visas i plattformen. Kunden ska hålla kontaktuppgifterna aktuella. Juridiska förfrågningar skickas till legal@flowdule.com, dataskyddsfrågor till privacy@flowdule.com och driftsupport till support@flowdule.com.

Avtalet är underkastat dansk rätt. Tvister som inte löses i godo avgörs vid Retten i Aarhus (tingsrätten i Århus, Danmark) som avtalat forum, om inte tvingande regler kräver annat. Den danska versionen är styrande. Andra språkversioner är endast bindande när de uttryckligen har godkänts för den relevanta marknaden.