Allgemeine Geschäftsbedingungen

Dokument-ID: O-01
Vertragsversion: 2026-08-22.1
Version und Datum: 2026-08-22.1 - 22. August 2026 Anbieter: FlowDule ApS, CVR 46273397, Syrenvænget 8, 8362 Hørning
Kontakt: legal@flowdule.com - support@flowdule.com - privacy@flowdule.com

Wichtig: Diese Bedingungen gelten ausschließlich für Geschäftskunden. Jede natürliche Nutzerin und jeder natürliche Nutzer nimmt für das eigene Konto gesonderte Nutzungsbedingungen an. Nur eine nachweislich bevollmächtigte Person darf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, den Auftragsverarbeitungsvertrag und die Kundenanhang im Namen des Kunden annehmen.

1. Vertragsparteien und gewerbliche Nutzung

Der Vertrag wird zwischen der FlowDule ApS („FlowDule”) und dem Unternehmen oder der selbstständig gewerblich tätigen Person geschlossen, die den Dienst bestellt („der Kunde”). FlowDule wird nicht zur privaten Nutzung angeboten. Der Kunde hat den zutreffenden juristischen Namen, die Geschäftsanschrift und, sofern vorhanden, die CVR- oder Registernummer anzugeben sowie zu erklären, dass der Erwerb zu gewerblichen Zwecken erfolgt.

Die Person, die den Vertrag annimmt, erklärt, zur Verpflichtung des Kunden bevollmächtigt zu sein. Die Annahme wird mit Kunde, annehmender Person, Grundlage der Vertretungsmacht, Dokumentversion/Hash und Zeitpunkt protokolliert. FlowDule kann weitere Nachweise verlangen, bevor Journalfunktionen oder andere sensible Funktionen aktiviert werden.

2. Vertragsgrundlage und Rangfolge

Der Vertrag besteht aus der Auftragsbestätigung/dem Abonnement, einer etwaigen gesonderten schriftlichen Vereinbarung, diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen, dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der kundenspezifischen Weisungsanhang sowie den Nutzungsbedingungen, die für die einzelne Nutzerin und den einzelnen Nutzer gelten.

3. Der Dienst und die vom Kunden gewählten Funktionen

FlowDule ist eine mandantenfähige SaaS-Plattform unter anderem für Buchung, Klientenverwaltung, Journalführung/Dokumentation, Kommunikation, Zahlung, Webshop/Event, Berichtswesen und optionale KI-Unterstützung. Der Kunde erhält ausschließlich Zugang zu den Funktionen und Mengen, die sich aus dem Abonnement und der Kundenanhang ergeben.

Journal, Klientenportal, externe Freigabe, Video, Push, KI, OCR und Transkription können eine gesonderte Aktivierung erfordern. Dass eine Funktion in der Plattform vorhanden ist, bedeutet nicht, dass der Kunde sie ohne dokumentierten Zweck, einschlägige Texte, eine Rechtsgrundlage und eine freigegebene Konfiguration nutzen darf.

4. Konto, Nutzer und Sicherheit

• Der Kunde benennt Administratoren, vergibt die geringstmöglichen Berechtigungen und schließt Konten unverzüglich, sobald kein arbeitsbedingter Bedarf mehr besteht.

• Jede Nutzerin und jeder Nutzer muss über ein persönliches Konto verfügen. Geteilte Anmeldedaten sowie die Umgehung von MFA, Zugriffskontrolle oder Protokollierung sind untersagt.

• Der Kunde schützt Geräte und Anmeldedaten und unterrichtet FlowDule unverzüglich über den Verdacht einer Kompromittierung oder eines unberechtigten Zugriffs.

• FlowDule kann eine Identitätsprüfung, ein Zurücksetzen, MFA oder eine andere angemessene Sicherheitsmaßnahme verlangen, bevor der Zugang wieder geöffnet wird.

5. Verantwortung des Kunden und rechtmäßige Nutzung

Der Kunde legt Zwecke und Rechtsgrundlage seiner Verarbeitung fest, wählt das zutreffende fachliche Profil und ist verantwortlich für die eigenen Leistungen, die Dokumentation, die Klienteninformation, gegebenenfalls erforderliche Einwilligungen, Freigaben, Aufbewahrung, Nutzerzugänge, Zahlungsverhältnisse und fachliche Entscheidungen. FlowDule stellt ein Werkzeug bereit und ist weder Behandler noch klinisch verantwortlich noch juristischer Entscheidungsträger für den Kunden.

Der Kunde darf den Dienst nicht rechtswidrig nutzen, keine Rechte Dritter verletzen, keine schädlichen Inhalte übermitteln, nicht versuchen, auf Daten anderer Kunden zuzugreifen, die Sicherheit nicht umgehen, den Dienst nicht überlasten und den Zugang ohne schriftliche Vereinbarung nicht weiterverkaufen.

6. Abonnement, Preise und Rechnungsstellung

Abonnement, Laufzeit, Währung, enthaltene Nutzer/Funktionen/Mengen, Preis, Umsatzsteuer und Zahlungsfrequenz ergeben sich vor der Bestellung und aus der Auftragsbestätigung. Das Abonnement verlängert sich um den angezeigten Abrechnungszeitraum, bis es gekündigt wird.

FlowDule ist Vertragspartner und Zahlungsempfänger für eigene Abonnements und Zusatzkäufe. Die Zahlung kann durch Stripe abgewickelt werden. Bei Zahlungsverzug kann FlowDule nach geltendem Recht Zinsen und angemessene Beitreibungskosten verlangen und nach Ziffer 17 aussetzen.

Ein Einwand gegen eine Rechnung ist ohne unangemessene Verzögerung zu erheben und befreit den Kunden nicht davon, den unstreitigen Teil zu zahlen.

7. Verbrauchsabhängige Leistungen

SMS-, KI- und sonstige Verbrauchsmengen ergeben sich aus dem Abonnement. Nicht genutzte Monatsmengen werden nicht übertragen, sofern nichts anderes angegeben ist. Ist eine Grenze erreicht, kann weitere Nutzung zurückgewiesen werden, bis der Kunde zusätzliche Mengen erwirbt oder eine ausdrückliche Verbrauchsobergrenze aktiviert.

Preis und Bindungswirkung werden vor einem Zusatzkauf oder einer Aktivierung angezeigt. Ein Zusatzkauf für einen laufenden Zeitraum wird sofort erbracht und wird nicht allein deshalb erstattet, weil die Menge nicht genutzt wird. FlowDule darf einen unbegrenzten Mehrverbrauch nicht ohne die aktive Entscheidung des Kunden aktivieren.

8. Klientenzahlungen des Kunden

Zahlt ein Klient des Kunden an den Kunden über eine unterstützte Stripe-Connect-Lösung, ist der Kunde Verkäufer/Merchant of Record und Partei des einschlägigen Stripe-Vertrages. Der Kunde legt eigene Preise und Bedingungen fest und bearbeitet Erstattungen, Einwände, Chargebacks, Steuern und Nachweise. FlowDule ist technischer Vermittler und kann eine vorab angezeigte Plattformgebühr erheben.

Journal- oder Gesundheitsdaten dürfen nicht in Zahlungsbeschreibungen oder Streitunterlagen eingefügt werden, es sei denn, der Kunde kann im Einzelfall Erforderlichkeit und Rechtsgrundlage nachweisen.

9. Personenbezogene Daten und Kundendaten

Soweit FlowDule personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gelten der AVV und die Kundenanhang. Der Kunde ist Verantwortlicher für seine Klienten-, Journal- und Beschäftigtenzwecke; FlowDule ist Auftragsverarbeiter. Für eigene Vertrags-, Abrechnungs-, Support- und Sicherheitszwecke ist FlowDule selbst Verantwortlicher, wie in der Datenschutzerklärung beschrieben.

Die Rechte an den Inhalten des Kunden verbleiben beim Kunden und den jeweiligen Rechteinhabern. FlowDule erhält allein das Nutzungsrecht, das erforderlich ist, um den Dienst zu erbringen, abzusichern und rechtmäßig zu verwalten. Die Klienten- und Journaldaten des Kunden werden nicht für Modelltraining, Marketing oder eigene Sekundärzwecke von FlowDule verwendet.

10. KI-Funktionen

KI-Funktionen werden je Kunde und Anwendungsfall gesondert aktiviert. Die Ausgabe ist ein Entwurf. Eine fachkundige Person muss Quelle, Identität, Fakten, Verneinungen, Zahlen, Daten und fachlichen Kontext prüfen und die Ausgabe aktiv freigeben, bevor sie gespeichert, kommuniziert oder verwendet wird.

KI darf nicht für eine eigenständige Diagnose, Triage, Behandlungsentscheidung, den Zugang zu einer Leistung oder eine sonstige automatisierte Entscheidung im Einzelfall verwendet werden. Der Kunde hat die KI-Weisung von FlowDule zu befolgen und schwerwiegende oder wiederholte Fehler unverzüglich zu melden.

11. Rechte des geistigen Eigentums und Feedback

FlowDule und die Lizenzgeber sind Inhaber von Plattform, Code, Design, Dokumentation, Marken und allgemeinen Verbesserungen. Der Kunde erhält ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares und zeitlich befristetes Nutzungsrecht für das eigene interne Unternehmen. Der Kunde darf den Dienst ohne gesetzliches Recht oder schriftliche Vereinbarung nicht dekompilieren, kopieren, vermieten oder Dritten zur Verfügung stellen.

FlowDule darf freiwillig gegebenes Feedback ohne Vergütung verwenden, darf dabei jedoch keine Kundendaten, vertraulichen Informationen oder personenbezogenen Daten für eigene Zwecke nutzen oder veröffentlichen.

12. Vertraulichkeit

Die Parteien schützen die nicht öffentlichen geschäftlichen, technischen und sicherheitsbezogenen Informationen der jeweils anderen Partei und verwenden sie nur für den Vertrag. Eine Weitergabe darf an Personen mit erforderlichem arbeitsbedingtem Bedarf und entsprechender Vertraulichkeitsbindung erfolgen oder wenn Gesetz beziehungsweise Behörde dies anordnen.

Die Verpflichtung gilt während der Vertragslaufzeit und fünf Jahre darüber hinaus. Geschäftsgeheimnisse werden geschützt, solange sie rechtmäßig geheim sind. Für personenbezogene Daten gelten der AVV und die Rechtsvorschriften ohne eine kürzere vereinbarte Grenze.

13. Betrieb, Wartung und Support

FlowDule strebt einen stabilen Betrieb an, garantiert jedoch keinen unterbrechungsfreien oder fehlerfreien Zugang. Es gelten keine bestimmte Verfügbarkeit, kein RPO und kein RTO, sofern dies nicht ausdrücklich in einem gesonderten SLA vereinbart ist. Geplante Wartungen mit voraussichtlich spürbarer Auswirkung werden in der Regel mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt, soweit dies praktisch möglich ist.

Der Support ist unter support@flowdule.com erreichbar. Ziel ist eine erste Antwort innerhalb von 24 Stunden; dies ist keine Zusage einer Lösung innerhalb von 24 Stunden. Kritische Sicherheitsvorfälle und Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten werden nach dem AVV und über die besonderen Kontaktwege behandelt.

14. Änderungen des Dienstes

FlowDule darf den Dienst verbessern und ändern. Eine Änderung, die eine bezahlte Kernfunktion wesentlich einschränkt, die Datenverarbeitung des Kunden ändert oder die Möglichkeiten des Kunden zu Export/Wechsel verschlechtert, wird angemessen angekündigt und nach Ziffer 22 und dem AVV behandelt. Sicherheitskritische Änderungen können sofort mit nachträglicher Information umgesetzt werden.

15. Drittanbieterdienste

Der Dienst nutzt die Lieferanten und Empfänger, die sich aus der jeweils aktuellen öffentlichen Übersicht und dem AVV ergeben. FlowDule bleibt für die eigene Auswahl, Weisung und Überwachung verantwortlich, soweit der Lieferant Unterauftragsverarbeiter ist. Eine Betriebsstörung bei einem Dritten befreit FlowDule nicht von zwingenden vertraglichen oder datenschutzrechtlichen Pflichten.

16. Sicherheitsvorfälle

Die Parteien arbeiten zusammen, um Vorfälle einzugrenzen und zu untersuchen. Der Kunde meldet einen Verdacht unverzüglich. Bei Kundendaten unterrichtet FlowDule den Kunden ohne unangemessene Verzögerung, nachdem FlowDule von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten Kenntnis erlangt hat, und stellt die verfügbaren Informationen stufenweise bereit. Der Kunde entscheidet als Verantwortlicher über Meldung und Benachrichtigung.

17. Aussetzung und Vertragsverletzung

FlowDule kann erforderliche Teile des Dienstes aussetzen bei wesentlicher Vertragsverletzung, bei einem Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen, aufgrund gesetzlicher Anforderungen oder bei einem konkreten Sicherheits- oder Missbrauchsrisiko. Die Aussetzung muss verhältnismäßig und begrenzt sein und enden, sobald der Grund behoben ist.

FlowDule kündigt die Aussetzung an und begründet sie, es sei denn, ein sofortiges Handeln ist erforderlich. Der Export sowie die erforderlichen Kontakt- und Kündigungsmöglichkeiten bleiben erhalten, soweit Sicherheit und Gesetz dies zulassen. Eine wesentliche Vertragsverletzung kann nach einer angemessenen schriftlichen Abhilfefrist, in der Regel 30 Tage, zur Aufhebung des Vertrages führen.

18. Haftung

Jede Partei haftet nach den allgemeinen Regeln des dänischen Rechts mit den sich hieraus ergebenden Beschränkungen. FlowDule haftet nicht für indirekte Schäden, Betriebsausfall, entgangenen Gewinn oder Folgeschäden. Die Gesamthaftung von FlowDule für Ansprüche innerhalb eines rollierenden Zwölfmonatszeitraums ist auf die Zahlungen des Kunden für den Dienst in den vorangegangenen 12 Monaten begrenzt.

Die Beschränkungen gelten nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung der Vertraulichkeits- oder Datenschutzpflichten, bei Verletzung der Rechte des geistigen Eigentums Dritter oder soweit die Haftung nicht rechtswirksam beschränkt werden kann. FlowDule haftet für angemessene direkte Kosten der Wiederherstellung von Kundendaten, wenn der Verlust auf einem Umstand beruht, den FlowDule zu vertreten hat.

Der Kunde ist verantwortlich für fachliche Entscheidungen, die eigene Verarbeitungsgrundlage, Inhalte, Nutzerverwaltung und die Verwendung nicht freigegebener KI-Ausgaben. Dies befreit FlowDule nicht von der Verantwortung für Fehler in der Plattform oder von den eigenen Sicherheits- und Auftragsverarbeiterpflichten.

19. Höhere Gewalt

Keine Partei haftet für eine Verzögerung, die auf einem außergewöhnlichen Ereignis außerhalb ihrer angemessenen Kontrolle beruht, das nach vernünftigem Ermessen nicht verhindert oder überwunden werden konnte. Die Partei hat die Auswirkung unverzüglich zu begrenzen und die Erfüllung wieder aufzunehmen. Die Bestimmung hebt weder die Vertraulichkeit, den Datenschutz, die Vorfallsbehandlung noch angemessene Kontinuitäts- und Wiederherstellungsmaßnahmen auf.

20. Kündigung und Beendigung

Der Kunde kann mit Wirkung zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen, sofern die Auftragsbestätigung keine andere Mindestlaufzeit oder Kündigungsfrist festlegt. Im Voraus gezahlte Beträge werden bei einer ordentlichen Kündigung durch den Kunden nicht erstattet. Bei einer nicht behobenen wesentlichen Vertragsverletzung durch FlowDule wird die nicht genutzte Vorauszahlung anteilig erstattet.

Bei Beendigung wird die allgemeine Nutzung eingeschränkt, der Kunde behält jedoch die vereinbarten Möglichkeiten zu Export, Wechsel, Support und erforderlicher Rechtewahrnehmung. Die eigenen Klientenzahlungen und Ansprüche des Kunden werden weiterhin vom Kunden bearbeitet.

21. Wechsel, Export und Löschung nach dem Data Act

Der Kunde kann zu einem anderen Anbieter wechseln, exportierbare Daten und digitale Vermögenswerte in die eigene Infrastruktur verlagern oder eine Löschung ohne Wechsel verlangen. Der Antrag ist an legal@flowdule.com zu richten. Die Frist bis zur Einleitung des Verfahrens überschreitet zwei Monate nicht.

• Nach Ablauf der Ankündigungsfrist wird der Wechsel ohne unangemessene Verzögerung und in der Regel innerhalb eines maximalen Übergangszeitraums von 30 Kalendertagen durchgeführt. FlowDule leistet angemessene Unterstützung und wahrt Sicherheit und Kontinuität.

• Sind 30 Tage technisch unmöglich, unterrichtet FlowDule den Kunden spätestens 14 Arbeitstage nach dem Antrag mit konkreter Begründung und einem alternativen Zeitraum, der sieben Monate nicht überschreitet.

• Nach dem Übergangszeitraum hat der Kunde mindestens 30 Kalendertage Zeit, die vereinbarten Daten abzurufen, sofern kein längerer Zeitraum vereinbart wird.

• Ist der Wechsel durchgeführt und der Abrufzeitraum abgelaufen, werden exportierbare Daten und digitale Vermögenswerte vollständig gelöscht, im Einklang mit dem AVV, der dokumentierten Backup-Rotation und etwaigen rechtmäßigen Ausnahmen zu Aufbewahrung und Legal Hold.

• Der Vertrag endet mit dem bestätigten Abschluss des Wechsels oder mit Ablauf der Frist, wenn der Kunde die Löschung ohne Wechsel gewählt hat.

• Bis zum 12. Januar 2027 darf FlowDule allein reduzierte Wechselkosten verlangen, die die direkten Kosten des Wechsels nicht überschreiten und vorab mitgeteilt werden. Ab dem 12. Januar 2027 wird keine Wechselgebühr erhoben.

22. Änderungen des Vertrages

Wesentliche Änderungen bei Preis, Zahlung, Kündigung, Haftung, Datenschutzrollen, Daten, KI, Aufbewahrung, Regionen, Lieferanten, Sicherheit oder Rechten werden in der Regel mindestens 30 Tage im Voraus angekündigt. Der Kunde kann vor dem Inkrafttreten kündigen, wenn er die Änderung nicht annimmt.

Der Kunde kann die neue Fassung vor dem Inkrafttreten in der Plattform annehmen. Tut der Kunde dies nicht, gilt die fortgesetzte Nutzung der Plattform nach dem Inkrafttreten als Annahme der neuen Fassung. Die Annahme wird mit Kunde, Version, Dokumenten-Hash, Zeitpunkt der Ankündigung und Zeitpunkt der fortgesetzten Nutzung protokolliert, und der Kunde kann seine protokollierten Annahmen jederzeit in der Plattform einsehen, einschließlich der Angabe, ob eine Annahme aktiv oder durch fortgesetzte Nutzung erteilt wurde. FlowDule schränkt den Zugang des Kunden nicht deshalb ein, weil eine neue Fassung nicht angenommen wurde; das Lesen von Dokumenten, der Support, der Export und die Kündigung sind jederzeit möglich. Rein sprachliche oder unwesentliche Änderungen können ohne erneute Annahme umgesetzt werden.

23. Mitteilungen und Kontakt

Vertragsmitteilungen werden an den registrierten Administrator beziehungsweise die registrierte E-Mail-Adresse des Kunden gesendet und/oder in der Plattform angezeigt. Der Kunde hat die Kontaktdaten aktuell zu halten. Juristische Anfragen sind an legal@flowdule.com, Anfragen zum Datenschutz an privacy@flowdule.com und Anfragen zum Betriebssupport an support@flowdule.com zu richten.

24. Rechtswahl, Gerichtsstand und Sprache

Der Vertrag unterliegt dänischem Recht. Streitigkeiten, die nicht gütlich beigelegt werden, werden vor dem Gericht Aarhus (Retten i Aarhus) als vereinbartem Gerichtsstand entschieden, sofern zwingende Vorschriften nichts anderes verlangen. Die dänische Fassung ist maßgeblich. Andere Sprachfassungen sind nur bindend, wenn sie für den betreffenden Markt ausdrücklich dafür freigegeben wurden.