Aufbewahrung und Rechte

Dokument-ID: O-08
Version und Datum: 2026-08-21.1 - 21. August 2026
Anbieter: FlowDule ApS, CVR 46273397
Kontakt: privacy@flowdule.com

Wichtig: Es gibt keine einheitliche gesetzliche Aufbewahrungsfrist für alle Kunden von FlowDule. Der Kunde wählt ein dokumentiertes Profil nach Land, Berufsgruppe, Autorisation, Behandlung, Datenkategorie und Zweck. FlowDule legt die fachliche oder rechtliche Aufbewahrungspflicht des Kunden nicht fest.

1. Rollen und Verantwortlichkeiten

Der Kunde - die behandelnde Person oder die Praxis - ist Verantwortlicher für die eigenen Klienten, Buchungen, Journale, Dokumente und fachlichen Zwecke. Der Kunde entscheidet daher:

warum die Daten verarbeitet werden;
welche Rechtsgrundlage angewendet wird;
welche Daten erforderlich sind;
wie lange sie aufbewahrt werden;
wie über Auskunft, Berichtigung, Löschung und andere Rechte entschieden wird;
ob eine konkrete gesetzliche Pflicht, eine Beschwerde, ein Streitfall oder ein anderer dokumentierter Grund eine fortgesetzte Aufbewahrung erfordert.

FlowDule ist für diese Daten Auftragsverarbeiter. Wir stellen Funktionen für Konfiguration, Export, Einschränkung und Löschung bereit und handeln nach der dokumentierten Weisung des Kunden im Auftragsverarbeitungsvertrag und im Kundenanhang.

FlowDule ist für die eigenen Vertrags-, Rechnungs-, Support- und Sicherheitszwecke selbst Verantwortlicher. Fristen und Rechte für diese Verarbeitungen sind in der Datenschutzerklärung beschrieben.

2. Das fachliche Profil des Kunden

Bevor tatsächliche Klienten- oder Journaldaten verarbeitet werden dürfen, muss der Kunde das zutreffende Profil auswählen und dokumentieren.

Profil	Wer ist erfasst	Ausgangspunkt der Aufbewahrung
Selbstständiger Psychotherapeut, keine autorisierte Gesundheitsfachperson	Ein Psychotherapeut, der nicht zugleich unter einer einschlägigen gesundheitsfachlichen Autorisation oder einer anderen Sonderregel arbeitet	Keine automatische gesundheitsrechtliche 5- oder 10-Jahres-Frist. Der Kunde legt eine erforderliche und verhältnismäßige Frist nach der DSGVO, dem Vertrag, konkreten fachlichen Bedürfnissen und etwaigen dokumentierten Anforderungen fest.
Autorisierte Gesundheitsfachperson (dänische Autorisation) - 10-Jahres-Gruppe	Behandlungsstellen mit Ärzten, Zahnärzten, Chiropraktikern, Hebammen, klinischen Diätassistenten, klinischen Zahntechnikern oder Dentalhygienikern	Mindestens 10 Jahre ab der letzten Eintragung nach den geltenden Journalvorschriften.
Andere autorisierte Gesundheitsfachperson	Andere autorisierte Gesundheitsfachpersonen (dänische Autorisation), grundsätzlich einschließlich autorisierter Psychologen	Mindestens 5 Jahre ab der letzten Eintragung, sofern nicht eine längere Regel oder eine konkrete Ausnahme gilt.
Interdisziplinäre Patientendokumentation	Journal mit Berufsgruppen sowohl aus der 5- als auch aus der 10-Jahres-Gruppe	Mindestens 10 Jahre für das interdisziplinäre Journal nach den geltenden Vorschriften.
Gesondertes Kunden- oder Länderprofil	Kunde, der anderen Branchen-, Vertrags-, Versicherungs-, Behörden- oder nationalen Anforderungen unterliegt	Die dokumentierte Sonderregel nach rechtlicher Prüfung. Das Profil wird nicht automatisch aktiviert.

Der Titel “Psychotherapeut” belegt für sich genommen keine gesundheitsfachliche Autorisation. Ebenso ist der tatsächliche Autorisationsstatus eines Psychologen zu prüfen; Übergangsregeln können dazu führen, dass eine Person bis zum Ende des Jahres 2028 den Psychologentitel führen darf, ohne von der neuen Autorisation erfasst zu sein.

Die Mitgliedschaft in einem Berufsverband, Versicherungsbedingungen, vertragliche Anforderungen oder eine fachliche Empfehlung können die Wahl des Kunden beeinflussen, dürfen aber nicht als Gesetz dargestellt werden, sofern es sich nicht tatsächlich um eine bindende gesetzliche Anforderung handelt.

3. Das Psychotherapeutenprofil

Für einen selbstständigen Psychotherapeuten, der keine autorisierte Gesundheitsfachperson (dänische Autorisation) ist, muss der Kunde für jede einschlägige Kategorie eine konkrete Frist oder ein klares Löschkriterium dokumentieren.

Die Bewertung sollte mindestens umfassen:

warum das Journal oder die Notiz erforderlich ist;
wie lange die Daten für einen aktuellen oder absehbaren Klientenverlauf relevant sind;
den Bedarf an Dokumentation von Vereinbarung, fachlicher Leistung oder Rechtsanspruch;
die Sensibilität der Daten und die Folgen einer langen Aufbewahrung;
ob eine weniger eingreifende Dokumentation oder eine frühere Löschung möglich ist;
etwaige dokumentierte Anforderungen aus Vertrag, Versicherung oder Berufsverband;
den Beginn der Frist, beispielsweise der abgeschlossene Verlauf oder die letzte einschlägige Notiz.

FlowDule empfiehlt keine willkürliche Standardfrist als Ersatz für diese Bewertung. Der Kunde muss die Frist in seinem Datenschutztext erläutern können und sie im System konsequent anwenden.

4. Autorisierte Gesundheitsfachpersonen

Für eine autorisierte Gesundheitsfachperson (dänische Autorisation) gilt die einschlägige Mindestfrist nach den geltenden Journalvorschriften. Die Frist läuft in der Regel ab der letzten Eintragung in der Patientendokumentation.

Patientendokumentation, die für ein laufendes Beschwerde-, Aufsichts- oder Schadensersatzverfahren von Bedeutung ist, muss weiterhin aufbewahrt werden, solange das Verfahren anhängig ist, auch wenn die allgemeine Mindestfrist abgelaufen ist. Öffentliche Behandlungsstellen können darüber hinaus Archivvorschriften unterliegen.

Der Ablauf einer gesundheitsrechtlichen Mindestfrist bedeutet nicht automatisch, dass das Journal länger aufbewahrt werden muss. Der Kunde muss anschließend beurteilen, ob weiterhin eine andere rechtmäßige und erforderliche Grundlage besteht. Ist das nicht der Fall, sind die Daten zu löschen.

Bei Einstellung, Übertragung, Tod oder Insolvenz können besondere Vorschriften über Übertragung und fortgesetzte Aufbewahrung gelten. Der Kunde muss über einen lokalen Einstellungsplan verfügen; FlowDule ist nicht die Behörde oder die fachliche Nachfolge, die die Verantwortung für das Journal übernimmt.

5. Datenkategorien und Startzeitpunkte

Das Aufbewahrungsprofil des Kunden muss mindestens Folgendes umfassen, sofern die Kategorie verwendet wird:

Datenkategorie	Möglicher Startzeitpunkt	Abschließende Handlung
Klientenstammdaten und Beziehungen	Ende des Verlaufs oder letzte erforderliche Aktivität	Löschung oder dokumentierte Einschränkung
Buchungen, Anwesenheit und Kalender	Datum des Termins, Abrechnung oder abgeschlossener Verlauf	Löschung/Anonymisierung nach dem Zweck des Kunden und etwaigen Anforderungen
Journalnotizen und Versionshistorie	Letzte Eintragung oder Startzeitpunkt nach der fachlichen Regel	Löschung nach Profil; autorisierte Journale folgen den Vorschriften über Berichtigungen und Aufbewahrung
Pläne, Messwerte und Berichte	Letzte fachliche Verwendung oder Startzeitpunkt des Journals	Dasselbe Profil wie das Journalmaterial, dessen notwendiger Bestandteil sie sind
Anhänge, Bilder und Ton	Erhebung, fertige Transkription oder letzte erforderliche Verwendung	Rohmaterial wird früher gelöscht, wenn es nicht mehr erforderlich ist
Kommunikation und Freigaben	Versand, Widerruf oder abgeschlossener Verlauf	Die Freigabe wird sofort beendet, wenn der Bedarf entfällt; der Inhalt folgt seiner Kategorie
Zahlungs- und Auftragsdaten	Transaktion und einschlägiger Buchführungszeitraum	Der Kunde folgt den eigenen Buchführungs- und Dokumentationsanforderungen
Zugriffs-, Revisions- und Sicherheitsprotokolle	Das Ereignis oder die abgeschlossene Untersuchung	Automatische Löschung nach dem Kontroll-/Sicherheitszweck; ein konkreter Fall kann einen Legal Hold auslösen
Export- und temporäre Verarbeitungsdateien	Erstellung oder abgeschlossene Übertragung	Kurzer automatischer Ablauf und sichere Löschung

Eine pauschale Regel “alles nach X Jahren löschen” ist nur dann vertretbar, wenn alle erfassten Kategorien tatsächlich denselben Zweck, denselben Startzeitpunkt und dieselben rechtlichen Anforderungen haben.

6. Berichtigung und Journalintegrität

Unrichtige Stamm- und Kontaktdaten müssen berichtigt werden können. Eine Berichtigung darf es nicht unmöglich machen, einschlägige frühere Handlungen zu dokumentieren, sofern die Historie weiterhin erforderlich und rechtmäßig ist.

Bei Patientendokumentation, die den Autorisationsvorschriften unterliegt, dürfen ursprüngliche Journaldaten nicht als gewöhnliche Berichtigung gelöscht oder unlesbar gemacht werden. Berichtigungen und Ergänzungen müssen nachvollziehbar sein, sodass die ursprüngliche Fassung nach den geltenden Anforderungen weiterhin identifizierbar bleibt.

Für einen nicht autorisierten Psychotherapeuten hängt der Bedarf an einer Versionshistorie vom dokumentierten Zweck und der Verantwortung des Kunden ab. FlowDule darf nicht ohne Grund sämtliche historischen Fassungen dauerhaft aufbewahren.

7. Die Rechte der betroffenen Person

Nach den Voraussetzungen der DSGVO kann die betroffene Person ein Recht haben auf:

Information über die Verarbeitung;
Auskunft und Kopie;
Berichtigung;
Löschung;
Einschränkung der Verarbeitung;
Datenübertragbarkeit;
Widerspruch;
Widerruf der Einwilligung, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht;
keiner ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden.

Die Rechte sind nicht absolut. Ein Löschantrag kann beispielsweise durch eine gesetzliche Journalfrist, ein anhängiges Verfahren, die Rechte anderer oder einen erforderlichen Rechtsanspruch beschränkt sein. Der Kunde muss die konkrete Beschränkung dokumentieren und sie der betroffenen Person erläutern.

8. So stellen Sie einen Antrag

Sind Sie Klientin, Klient oder Patient, wenden Sie sich an die behandelnde Person oder die Praxis, die die Daten angelegt hat. Name und Kontakt des Kunden müssen aus der lokalen Datenschutzinformation in der Buchungs- oder Klientenoberfläche hervorgehen.

FlowDule beantwortet Anfragen der Klienten des Kunden nicht selbst im Namen des Kunden, sofern keine dokumentierte Weisung vorliegt. Wir unterstützen den Kunden bei Suche, Export, Berichtigung, Einschränkung und Löschung, soweit erforderlich.

Betrifft der Antrag die eigenen Konto-, Support- oder Vertragsdaten von FlowDule, können Sie an privacy@flowdule.com schreiben. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung.

9. Frist und Identitätsprüfung

Der Verantwortliche beantwortet einen Antrag nach der DSGVO ohne unangemessene Verzögerung und in der Regel spätestens einen Monat nach Eingang. Die Frist kann nach den Vorschriften bei komplexen oder zahlreichen Anträgen um bis zu zwei Monate verlängert werden; die betroffene Person ist innerhalb des ersten Monats über die Verlängerung und die Gründe zu unterrichten.

Die Identität wird verhältnismäßig geprüft. Der Kunde und FlowDule dürfen nicht mehr Nachweise verlangen als erforderlich, dürfen aber auch keine Journal- oder Gesundheitsdaten an eine falsche Person herausgeben. Kopien von Ausweisdokumenten dürfen nur erhoben werden, wenn eine weniger eingreifende Prüfung nicht ausreicht, und müssen eine kurze dokumentierte Aufbewahrung haben.

10. Löschung in der gesamten Datenkette

Ein genehmigter Löschprozess muss alle einschlägigen Vorkommen erfassen:

aktive Datenbankeinträge und Versionsbeziehungen;
Dateien, Anhänge, Bilder und Ton;
Buchungen, Kommunikation, Freigaben und Zugriffslinks;
Suchindizes, Warteschlangen, Caches und temporäre Dateien;
KI-Eingaben und -Ausgaben nach der genehmigten Anbieterkonfiguration;
Exportdateien und Integrationskopien unter der Kontrolle von FlowDule;
verwaiste Objekte und fehlgeschlagene Löschjobs;
Sicherungskopien nach dokumentierter Rotation.

FlowDule kann einen minimalen Löschbeleg ohne den gelöschten Inhalt aufbewahren. Der Beleg kann Kunde, Weisung, Kategorien, Zeitpunkt, verantwortliche Person, Ergebnis, Ablauf der Sicherungskopien und etwaige rechtmäßige Ausnahmen ausweisen.

11. Sicherungskopien und Wiederherstellung

Daten können in rollierenden Sicherungskopien technisch unzugänglich sein, bis die Kopien nach der dokumentierten Rotation überschrieben werden. In diesem Zeitraum unterliegen sie denselben Sicherheitsmaßnahmen, dürfen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden und werden nicht in den Normalbetrieb zurückgeführt.

Wird eine Sicherungskopie wiederhergestellt, müssen zuvor durchgeführte Löschungen und geltende Legal Holds erneut angewendet werden, bevor die Umgebung freigegeben wird. Die tatsächliche Rotationsdauer und der Wiederherstellungsprozess müssen getestet sein; interne Ziele dürfen ohne ausdrückliche Vereinbarung nicht als Kundengarantie dargestellt werden.

12. Legal Hold und andere Ausnahmen

Ein Legal Hold bedeutet eine vorübergehende, dokumentierte Sperre der gewöhnlichen Löschung für ein genau abgegrenztes Material. Das kann bei einer konkreten Beschwerde, einem Streitfall, einem Behördenverfahren oder einer anderen gesetzlichen Pflicht relevant sein.

Ein Legal Hold muss haben:

eine eindeutige Referenz und eine verantwortliche Person;
eine dokumentierte Grundlage;
eine genaue Abgrenzung von Person, Fall, Objekt und Datenkategorie;
Startdatum, Prüfdatum und Freigabekriterium;
den geringstmöglichen Zugriff;
eine nachvollziehbare Freigabe und eine anschließende Neuberechnung der normalen Aufbewahrung.

Ein Hold auf ein einzelnes Journal oder Ereignis darf nicht automatisch alle Daten über die Person oder den gesamten Datenbestand des Kunden sperren.

13. Export und Beendigung

Der Kunde kann seine eigenen Daten während der Vertragslaufzeit und nach der Beendigung gemäß den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und dem Auftragsverarbeitungsvertrag exportieren. Der Export muss die einschlägigen Kundendaten, Beziehungen, Dateien, Versionen und Revisionsmetadaten in dokumentierten, gängigen und maschinenlesbaren Formaten umfassen.

Nach dem vereinbarten Exportfenster löscht FlowDule die Kundendaten nach der Wahl des Kunden, dem Auftragsverarbeitungsvertrag, der Rotation der Sicherungskopien und etwaigen rechtmäßigen Ausnahmen. Die eigene Buchführungspflicht von FlowDule für Rechnungs- und Buchhaltungsdaten ist keine Grundlage dafür, die Klienten- oder Journaldaten des Kunden aufzubewahren.

14. Die Information des Kunden an den Klienten

Der Kunde muss vor oder bei der Erhebung einen lokalen Datenschutztext bereitstellen, der mindestens Folgendes erläutert:

die Identität und den Kontakt des Kunden;
Zwecke, Datenkategorien und Rechtsgrundlage;
einschlägige Empfänger, Anbieter und Übermittlungen;
die konkrete Aufbewahrungsfrist oder klare Kriterien;
Rechte, Beschwerdemöglichkeit und Kontaktweg;
eine etwaige KI-Nutzung und die menschliche Kontrolle;
besondere Vorschriften über die Journalberichtigung, sofern der Kunde davon erfasst ist.

Die allgemeinen Dokumente von FlowDule können unterstützen, ersetzen aber nicht die eigene Informationspflicht des Kunden.