KI-Informationen

Dokument-ID: O-06
Version und Datum: 2026-08-21.1 - 21. August 2026
Anbieter: FlowDule ApS, CVR 46273397
Kontakt: privacy@flowdule.com

Kurz gefasst: Die KI von FlowDule ist eine optionale Dokumentationshilfe. Sie erstellt Entwürfe, trifft jedoch keine fachlichen Entscheidungen. Eine fachkundige Nutzerin oder ein fachkundiger Nutzer muss das Ergebnis prüfen und aktiv freigeben, bevor es gespeichert, geteilt oder verwendet wird.

1. An wen sich diese Information richtet

Die Information richtet sich an die Geschäftskunden von FlowDule, an behandelnde Personen, Administratorinnen und Administratoren sowie an andere Nutzende, die eine KI-Funktion in Betracht ziehen oder verwenden. Sie kann auch von den Klienten des Kunden genutzt werden, um die technische Rolle von FlowDule zu verstehen.

Der Kunde entscheidet, ob eine genehmigte KI-Funktion aktiviert wird, zu welchem dokumentierten Zweck und für welche Nutzenden. Dass eine Funktion im Produkt vorhanden ist, bedeutet nicht, dass sie aktiviert oder für alle Datenarten genehmigt ist.

2. Wobei KI helfen darf

Nach gesonderter Aktivierung kann FlowDule die folgenden abgegrenzten Formen der Dokumentationshilfe anbieten:

• sprachliche Formatierung und Verbesserung des eigenen Textes der Nutzenden;

• Zusammenfassung und Strukturierung von Material;

• Übersetzung mit Kontrolle gegen das Original;

• OCR, das Dokumentbilder in Text umwandelt;

• Transkription von Ton, sofern Aufnahme und Verarbeitung rechtmäßig sind;

• Entwürfe von Berichten oder anderen Dokumenten auf Grundlage ausgewählter Quellen.

Die konkrete Funktion, das Modell, der Anbieter, die Datenkategorie, die Region und die Speicherung müssen aus der akzeptierten Weisungsanhang des Kunden hervorgehen.

3. Wofür KI nicht verwendet werden darf

Der Einführungsumfang von FlowDule erlaubt KI nicht für:

• eigenständige Diagnose, Triage oder Risikobewertung;

• Auswahl, Änderung oder Empfehlung einer Behandlung;

• Entscheidungen über den Zugang zu Behandlung, Leistungen oder anderen individuellen Rechten;

• automatische Fertigstellung oder Signierung von Journalen ohne aktive menschliche Freigabe;

• verdeckte Profilbildung, Emotionserkennung oder biometrische Kategorisierung;

• Forschung, Marketing, Modelltraining oder allgemeine Produktentwicklung auf Grundlage der Klienten- oder Journaldaten des Kunden;

• Weiterverwendung von Ausgaben für andere Kunden oder für andere Zwecke als die dokumentierte Weisung des Kunden.

Eine neue Funktion in einem dieser Bereiche erfordert eine neue rechtliche Einstufung, ein DSFA-Review, eine Bewertung nach der KI-Verordnung, einen technischen Test sowie eine ausdrückliche Annahme durch die Geschäftsleitung und den Kunden. Sie ist von dieser Fassung nicht abgedeckt.

4. Die menschliche Kontrolle

Eine KI-Ausgabe ist stets ein Entwurf. Vor der Verwendung muss eine fachkundige Nutzerin oder ein fachkundiger Nutzer:

1. prüfen, dass das Material die richtige Person und den richtigen Fall betrifft;

2. die Ausgabe mit dem ursprünglichen Text, dem Ton oder anderem Quellmaterial abgleichen;

3. Fakten, Verneinungen, Zahlen, Daten, Namen, medizinische oder fachliche Begriffe und wesentliche Auslassungen prüfen;

4. unsichere oder irreführende Inhalte berichtigen oder ablehnen;

5. eigenständig Verantwortung für den endgültigen Text und das fachliche Handeln übernehmen;

6. aktiv freigeben, bevor das Ergebnis gespeichert, geteilt oder verwendet wird.

FlowDule muss KI-Entwürfe und den Zeitpunkt der Freigabe in der Benutzeroberfläche deutlich kennzeichnen. Ein fehlender aktiver Freigabeschritt darf nicht durch einen allgemeinen Text in den Bedingungen ersetzt werden.

5. Daten und datenschutzrechtliche Rollen

Der Kunde ist Verantwortlicher für seine Verarbeitung von Klienten- und Journaldaten und legt die Verarbeitungsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO und, soweit einschlägig, nach Artikel 9 sowie eine etwaige nationale Rechtsgrundlage fest. FlowDule verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag und dem akzeptierten Weisungsanhang des Kunden.

Je nach Funktion kann die Verarbeitung Journaltext, Freitext, Dokumentbilder, Ton, Transkription, Prompt, Ausgabe und erforderliche technische Metadaten umfassen. Die Nutzenden müssen die Eingaben auf das beschränken, was für den genehmigten Zweck erforderlich ist.

FlowDule darf die Klienten- oder Journaldaten des Kunden nicht für eigene KI-Zwecke, für das Training allgemeiner Modelle, für Marketing oder für übergreifende Analysen verwenden.

6. Anbieter und technische Verarbeitung

Die geplante Anbieterkette nutzt AWS-Dienste im Rahmen des AWS-Vertrags von FlowDule:

Die tatsächlichen Modellversionen, AWS-Regionen und etwaige Inferenzziele können sich ändern und dürfen daher nicht allein aus der Tabelle abgeleitet werden. Die verbindliche Kombination ergibt sich aus der akzeptierten Fassung von Unterauftragsverarbeiter und Anbieter und aus dem Weisungsanhang des Kunden.

7. Region, Speicherung und Modelltraining

Für jede KI-Funktion muss FlowDule vor der Aktivierung Folgendes dokumentieren:

• das tatsächlich genutzte AWS-Konto, den Dienst, das Modell und die Version;

• alle Verarbeitungs- und Inferenzregionen sowie einen möglichen Fernsupport;

• allowed_modes, Provider Sharing und die tatsächlich wirksame Retention-Einstellung;

• ob Prompt, Eingabe oder Ausgabe beim Anbieter gespeichert werden und gegebenenfalls warum und wie lange;

• dass die Daten nicht für das allgemeine Modelltraining des Anbieters oder von FlowDule verwendet werden;

• Löschung, Logs, Unterauftragnehmer, Übermittlungsgrundlage und ergänzende Maßnahmen.

Eine Marketingbezeichnung wie “EU-Region”, “store=false” oder “kein Training” ist ohne Kontrolle der tatsächlich wirksamen Konto- und Modellkonfiguration kein ausreichender Nachweis. Liegt die erforderliche Dokumentation nicht vor, bleibt die Funktion für Klienten-, Journal- und Gesundheitsdaten deaktiviert.

8. Qualität, Grenzen und Fehler

KI kann halluzinieren, den Kontext missverstehen, Verneinungen übersehen, Personen verwechseln, Zahlen oder Daten verfälschen, Fachbegriffe falsch übersetzen und Verzerrungen aus dem Modell oder dem Quellmaterial wiedergeben. Eine flüssige und überzeugende Antwort ist kein Beweis dafür, dass die Antwort richtig ist.

FlowDule testet jeden Anwendungsfall in der jeweiligen Sprache und im jeweiligen Fachgebiet mit repräsentativen, rechtmäßigen Testdaten. Der Test legt akzeptierte Fehlergrenzen, Abbruchkriterien und erforderliche Warnhinweise für die Nutzenden fest. Schwerwiegende oder wiederholte Fehler können zur sofortigen Deaktivierung des betroffenen Modells oder der betroffenen Funktion führen.

Nutzende können KI-Fehler über support@flowdule.com melden. Sicherheitsvorfälle und eine mögliche Offenlegung personenbezogener Daten werden unverzüglich über security@flowdule.com gemeldet.

9. Information an die Klientin oder den Klienten

Der Kunde muss beurteilen, wann eine Klientin oder ein Klient nach der DSGVO, nach berufsrechtlichen Regeln und nach der KI-Verordnung über die Nutzung von KI zu informieren ist. Der lokale Text des Kunden muss mindestens zutreffend sein in Bezug auf:

• zu welchem Zweck KI eingesetzt wird;

• welche Daten verarbeitet werden;

• dass die Ausgabe von einem Menschen geprüft und freigegeben wird;

• einschlägige Anbieter, Regionen, Speicherung und Übermittlungen;

• wie die Klientin oder der Klient den Kunden wegen Rechten oder Fragen kontaktieren kann.

Interagiert eine Person unmittelbar mit einem KI-System, ist sie darüber zu informieren, es sei denn, dies ist im konkreten Zusammenhang offensichtlich. FlowDule hat im Einführungsumfang keinen klientenseitigen KI-Chatbot genehmigt.

10. Automatisierte Entscheidungen und Profilbildung

Die genehmigten KI-Anwendungsfälle von FlowDule treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und rechtliche Wirkung oder eine ähnlich erhebliche Beeinträchtigung für eine Person entfalten. Der Kunde darf dies nicht dadurch umgehen, dass er eine KI-Empfehlung ohne eine echte, fachkundige und eigenständige menschliche Bewertung praktisch bindend macht.

Kann eine künftige Funktion Diagnose, Behandlung, Zugang zu Leistungen, Versicherung, Beschäftigung oder andere wesentliche Verhältnisse beeinflussen, so ist sie am Release-Gate anzuhalten und gesondert nach Art. 22 DSGVO, nach der KI-Verordnung und nach etwaigen Vorschriften über Medizinprodukte zu bewerten.

11. KI-Kompetenz und Nutzerzugang

Nur Nutzende mit einschlägiger Rolle und abgeschlossener Schulung dürfen Zugang erhalten. Die Schulung umfasst mindestens:

• die vorgesehene und die verbotene Nutzung der Funktion;

• Halluzination, Verzerrung und Quellenkontrolle;

• Datenminimierung und Umgang mit besonderen Kategorien;

• menschliche Freigabe und fachliche Verantwortung;

• Fehler-, Vorfall- und Sicherheitsmeldungen.

Die Schulung wird dokumentiert und bei wesentlichen Änderungen sowie ansonsten nach dem internen Schulungsplan wiederholt. FlowDule und der Kunde verteilen die Schulungsverantwortung im Onboarding und in der Kundenanhang.

12. Rechte und Kontakt

Wenn Sie Klientin oder Klient bei einer behandelnden Person sind, richten Sie Fragen zu Ihrem Journal, zu Auskunft, Berichtigung, Löschung oder zur Verarbeitungsgrundlage an die behandelnde Person oder die Praxis. FlowDule unterstützt den Kunden nach dessen Weisung.

Betrifft die Frage die eigenen Verarbeitungen von FlowDule, können Sie privacy@flowdule.com kontaktieren. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung, im Auftragsverarbeitungsvertrag und in Unterauftragsverarbeiter und Anbieter.