Trust CenterDSGVO und Richtlinien
DSGVO, Einwilligungen und betriebsnahe Richtlinien
Hier wird beschrieben, wie FlowDule mit Einwilligungen, Richtlinien, Datenverarbeitung und Dokumentation umgeht, damit Sie beurteilen können, ob die Plattform zu Ihren Compliance-Anforderungen passt.
DSGVO-Unterstützung, die in die täglichen Arbeitsabläufe integriert ist
FlowDule verarbeitet personenbezogene Daten in Buchung, Journalen, Kommunikation und Zahlung im Auftrag des Kunden: Die Klinik ist Verantwortlicher für Klienten- und Journaldaten, und FlowDule ist Auftragsverarbeiter. Einwilligung, Richtlinien und Datenverarbeitung sind deshalb in die Arbeitsabläufe eingebaut, die bereits genutzt werden, und kein separater Compliance-Prozess.
Diese Seite gibt einen Überblick über die Prozesse und Funktionen, die die Einhaltung der DSGVO in der Plattform unterstützen.
Auftragsverarbeitungsvertrag lesenDSGVO
Einwilligungen, Richtlinien und Datenverarbeitung
Die wichtigsten DSGVO-Prozesse in der Plattform.
- Einwilligung
Einwilligung bei der Registrierung
Einwilligungen und Zustimmungen zu Richtlinien werden mit Kunde, zustimmender Person, Vollmacht, Version, Dokument-Hash und Zeitpunkt erfasst. Wesentliche Änderungen werden in der Regel mindestens 30 Tage vor dem Inkrafttreten angekündigt. Die fortgesetzte Nutzung nach dem Inkrafttreten wird als Zustimmung erfasst, und der Zugang wird nicht gesperrt. Die Einwilligung ist nicht für alles in der Plattform die Rechtsgrundlage der Verarbeitung.
- Richtlinien
Betriebsnahe Richtlinien
Ketten können versionsverwaltete Texte zu Datenschutz, KI, Absagen, Nichterscheinen, Einwilligung und Kommunikation innerhalb verbindlicher Sicherheits- und Informationsrahmen festlegen.
- Rechte
Datenexport und Übertragbarkeit
Der Kunde kann Klienten-, Buchungs-, Journal-, Datei- und Konfigurationsdaten mit Beziehungen und Metadaten in gängigen, maschinenlesbaren Formaten exportieren. Der Export ist während des Vertrags und mindestens 30 Kalendertage nach dem vereinbarten Übergangszeitraum möglich.
- Lebenszyklus
Aufbewahrung und Löschung
Es gibt keine einheitliche Aufbewahrungsfrist für alle Kunden. Der Kunde wählt und dokumentiert ein Profil nach Land, Berufsgruppe, Zulassung und Zweck; ein nicht zugelassener Psychotherapeut hat keine automatische 5- oder 10-Jahres-Frist, und FlowDule legt die Aufbewahrungspflicht des Kunden nicht fest. Bei einem Löschantrag werden sekundäre Zwecke und unnötige Weitergaben gestoppt; die notwendige rechtmäßige Nutzung des Journals bleibt protokolliert.
- Zugriff
Rollenbasierter Zugriff auf personenbezogene Daten
Nur Nutzer mit den richtigen Rollen können auf personenbezogene Daten zugreifen. Der Zugriff wird pro Kette, Standort und Behandler geprüft.
- Audit
Dokumentation und Nachvollziehbarkeit
Relevante Vorgänge mit Klienten- und Journaldaten müssen sich einem identifizierten Nutzer zuordnen lassen, darunter Lesen, Ändern, Export und Weitergabe. Das Zugriffsprotokoll zeigt, wer ein Journal angesehen oder geändert hat.
Einwilligung
Einwilligung und Richtlinien als Teil des Buchungsablaufs
- Kunde
- Zustimmende Person
- Vollmacht
- Version
- Dokument-Hash
- Zeitpunkt
Bei der Buchung oder Registrierung müssen der Verantwortliche, der Zweck, die Pflichtfelder und der relevante Datenschutztext des Kunden angezeigt oder verlinkt werden, bevor etwas abgeschickt wird. Zustimmung und Einwilligung werden an Version und Dokument-Hash gebunden.
FlowDule darf für minderjährige Klienten genutzt werden, wenn die Einstellung der Kette für Minderjährige aktiviert ist und beim Klienten eine volljährige Kontaktperson erfasst ist, die Nachrichten, Quittungen und Zahlungslinks erhält. Nutzt die Kette das Journalmodul für eine medizinische Dokumentation, dürfen nur Klienten erfasst werden, die das 18. Lebensjahr vollendet haben; das geht aus der Einstellung für Minderjährige hervor.
FlowDule gewährt keinen Zugang für Vormünder, Eltern oder Bevollmächtigte; niemand meldet sich im Namen einer anderen Person an, und ein gemeinsam genutztes Login ist nicht erlaubt.
Sicherheit ansehenDatenlebenszyklus
Von der Erfassung bis zur Löschung, durchgehend nachvollziehbar
Daten folgen dem Lebenszyklus von der Erhebung über Einschränkung, Anonymisierung und Löschung bis zum Ablauf der Backups.
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Erhebung
FlowDule verarbeitet personenbezogene Daten in Buchung, Journalen, Kommunikation und Zahlung im Auftrag des Kunden. Zustimmung und Einwilligung werden an Version und Dokument-Hash gebunden, wenn sie erteilt werden.
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Einschränkung
Bei einem Löschantrag werden sekundäre Zwecke und unnötige Weitergaben gestoppt. Die notwendige rechtmäßige Nutzung des Journals bleibt protokolliert.
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Anonymisierung
Wenn die Frist abläuft, werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Der Kunde wählt und dokumentiert das Aufbewahrungsprofil nach Land, Berufsgruppe, Zulassung und Zweck.
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Löschung
Ein freigegebener Löschprozess muss Folgendes umfassen:
- aktive Einträge
- Dateien
- Freigaben
- Suchindex
- Warteschlangen
- KI-Kopien
- Exportdateien
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Ablauf der Backups
Backups werden durch dokumentierte Rotation gelöscht. Die Datenbank wird täglich gesichert, mit 30 Tagen Rotation.
Weiterlesen
- DatenschutzerklärungRechtsgrundlage, welche Daten wir verarbeiten, Ihre Rechte und Übermittlungen in Drittländer.
- AuftragsverarbeitungsvertragDer Vertrag zwischen Ihnen als Verantwortlichem und FlowDule als Auftragsverarbeiter, einschließlich Weisung und Sicherheit.
- Aufbewahrung von DatenWer die Frist für jede Datenart festlegt und was bei einem Löschantrag passiert.
- Trust CenterAlle Bereiche und die rechtlichen Dokumente
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