Trust CenterJournaldaten
So bewahren wir Journaldaten auf und löschen sie
Es gibt nicht die eine rechtmäßige Aufbewahrungsfrist für alle. Die Behandlungsstelle wählt und dokumentiert ihr Profil nach Land, Berufsgruppe, Zulassung, Datenkategorie und Zweck. Hier lesen Sie, wie FlowDule Journaldaten aufbewahrt, einschränkt und löscht, in einer Sprache, die alle verstehen.
Gespeichert, solange das dokumentierte Profil es verlangt
Ein Journal darf nicht immer gelöscht werden, nur weil jemand darum bittet. Unterliegt die Behandlungsstelle der Dokumentationspflicht, muss das Journal über eine Reihe von Jahren aufbewahrt werden. Dafür darf es nicht länger als nötig gespeichert werden: Ist die Frist abgelaufen, prüft die Behandlungsstelle, ob weiterhin eine andere Rechtsgrundlage besteht, und besteht keine und gilt keine Aufbewahrungsanordnung, wird der Inhalt entfernt.
Diese Seite beschreibt die Grundsätze für Aufbewahrung, Löschanträge, Aufbewahrungsanordnungen und endgültige Löschung. Es ist eine Erklärung, auf die sich Behandler gegenüber ihren Klienten stützen können, aber sie ersetzt nicht die eigenen Datenschutzinformationen der Behandlungsstelle.
Aufbewahrung aller Datenarten ansehenGrundsätze
Vier Grundsätze für Journaldaten
Aufbewahrungsfrist, Löschanträge, Aufbewahrungsanordnungen und endgültige Löschung.
- Aufbewahrungsfrist
Die Behandlungsstelle wählt und dokumentiert die Frist
Es gibt nicht die eine rechtmäßige Frist für alle. Wie lange ein Journal gespeichert werden muss, hängt von Land, Berufsgruppe, Zulassung, Datenkategorie und Zweck ab, und die Klinik wählt und dokumentiert das Profil. FlowDule legt die fachliche oder rechtliche Aufbewahrungspflicht der Klinik nicht fest. Für zugelassene Gesundheitsfachkräfte gilt nach der dänischen Verordnung über die Journalführung (journalføringsbekendtgørelsen) grundsätzlich mindestens 10 Jahre ab dem letzten Eintrag für einige Berufsgruppen und mindestens 5 Jahre für andere. Ein selbstständiger Psychotherapeut, der keine zugelassene Gesundheitsfachkraft ist, hat keine automatische 5- oder 10-Jahres-Frist und muss selbst eine notwendige und verhältnismäßige Frist festlegen.
- Löschung
Löschanträge erhalten eine zweiteilige Antwort
Informationen ohne fortbestehende Grundlage werden gemäß ihrem Lebenszyklus gelöscht. Ein gesetzlich vorgeschriebenes Journal wird eingeschränkt: Der normale breite Zugriff, Analysen, Produktverbesserung und unnötige Weitergaben werden gestoppt. Dokumentierte Personen können es weiterhin für die notwendige Behandlung und Patientensicherheit, für Rechte oder für ein konkretes Beschwerde-, Aufsichts- oder Schadensersatzverfahren nutzen, und jeder Zugriff wird protokolliert.
- Legal Hold
Aufbewahrungsanordnung bei laufenden Verfahren
Ist ein Journal Teil eines Beschwerde-, Aufsichts- oder Schadensersatzverfahrens, wird der notwendige, dokumentierte Umfang aufbewahrt, bis das Verfahren abgeschlossen ist. Die betroffene Person wird nur informiert, wenn dies rechtmäßig ist und dem Zweck des Verfahrens oder einer behördlichen Anordnung nicht schadet. Die Entscheidung wird jedes Mal neu geprüft, wenn die Aufbewahrungsanordnung überprüft wird.
- Ablauf
Löschung, wenn die Frist abläuft
Ist die Frist abgelaufen und hat die Behandlungsstelle geprüft, dass weder eine andere Rechtsgrundlage noch eine Aufbewahrungsanordnung besteht, wird der Inhalt entfernt: Notizen, Messungen, Behandlungspläne, Berichte, angehängte Dokumente und Tonaufnahmen. Die Löschung umfasst auch Dateien, Freigaben, Suchindex, Warteschlangen und Caches, während Sicherungskopien durch dokumentierte Rotation auslaufen. Zurück bleibt ein Gerüst aus Zeitstempeln, Verfasser und Codes ohne personenbezogenen Inhalt.
Der Weg des Journals
Von der Dokumentation bis zur Löschung
Wählen Sie eine Situation und sehen Sie, welche Schritte das Journal durchläuft.
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Das Journal wird aufbewahrt
Für die Frist, die das dokumentierte Profil der Behandlungsstelle festlegt.
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Der Zugriff wird eingeschränkt
Breiter Zugriff, Analysen und unnötige Weitergaben werden gestoppt. Jeder Zugriff wird protokolliert.
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Aufbewahrungsanordnung
Der notwendige Umfang wird aufbewahrt, bis das Verfahren abgeschlossen ist.
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Der Inhalt wird entfernt
Wenn die Frist abgelaufen ist und weder eine andere Rechtsgrundlage noch eine Aufbewahrungsanordnung besteht.
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Das Gerüst bleibt
Zeitstempel, Verfasser und Codes ohne personenbezogenen Inhalt.
Rechte
Korrekturen erfolgen als Ergänzungen, und Zugriffe werden protokolliert
Ist etwas in einem Journal falsch, wird es mit einer neuen Ergänzung korrigiert, in der das Richtige steht. In Patientenjournalen, die unter die Zulassungsregeln fallen, bleibt der ursprüngliche Text stehen, weil Korrekturen und Ergänzungen nachvollziehbar sein müssen, damit die ursprüngliche Version weiterhin erkennbar ist. Unterliegt die Behandlungsstelle diesen Regeln nicht, hängt der Bedarf an einem Versionsverlauf von ihrem eigenen dokumentierten Zweck und ihrer Verantwortung ab.
Betroffene Personen können Auskunft, Berichtigung, Einschränkung und Löschung verlangen, aber diese Rechte gelten nicht uneingeschränkt und können durch eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für das Journal, ein laufendes Verfahren, die Rechte anderer oder einen notwendigen Rechtsanspruch begrenzt sein. Man kann erfahren, wer das Journal angesehen hat. Zugriffe werden in einem Zugriffsprotokoll erfasst. Beschwerden können an die dänische Datenschutzbehörde (Datatilsynet) gerichtet werden.
DSGVO und Richtlinien ansehenVerantwortung
Die Behandlungsstelle ist Verantwortlicher. FlowDule ist Auftragsverarbeiter.
Die einzelne Klinik oder Kette ist für die Journale verantwortlich und legt Zweck, Zugriff und Aufbewahrungsfrist fest. FlowDule stellt das Journalsystem als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags bereit, betreibt es und verarbeitet Daten nur nach dokumentierter Weisung. Journaldaten werden verschlüsselt und pro Kette getrennt aufbewahrt.
Mehr über Aufbewahrung und RechteFragen?
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Kontaktieren Sie uns, wenn Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag, weitere Unterlagen oder Antworten auf Fragen zu Aufbewahrung und Löschung benötigen.
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