Trust CenterJournaldata
Sådan opbevarer og sletter vi journaldata
Der findes ikke én lovlig opbevaringsfrist for alle. Behandlingsstedet vælger og dokumenterer sin profil efter land, faggruppe, autorisation, datakategori og formål. Her kan du læse, hvordan FlowDule opbevarer, begrænser og sletter journaldata, i et sprog alle kan læse.
Gemt, så længe den dokumenterede profil kræver det
En journal må ikke altid slettes, bare fordi nogen beder om det. Er behandlingsstedet omfattet af journalføringspligten, skal journalen bevares i en årrække. Til gengæld skal den ikke gemmes længere end nødvendigt: når fristen er udløbet, vurderer behandlingsstedet, om der fortsat findes et andet lovligt grundlag, og findes der ikke det, og gælder der intet bevarelsespålæg, fjernes indholdet.
Denne side beskriver principperne for opbevaring, sletteanmodninger, bevarelsespålæg og endelig sletning. Det er en forklaring, behandlere kan tage udgangspunkt i over for deres klienter, men den erstatter ikke behandlingsstedets egen privatlivsinformation.
Se opbevaring af alle datatyperPrincipper
Fire principper for journaldata
Opbevaringsfrist, sletteanmodninger, bevarelsespålæg og endelig sletning.
- Opbevaringsfrist
Behandlingsstedet vælger og dokumenterer fristen
Der findes ikke én lovlig frist for alle. Hvor længe en journal skal gemmes, afhænger af land, faggruppe, autorisation, datakategori og formål, og klinikken vælger og dokumenterer profilen. FlowDule fastsætter ikke klinikkens faglige eller juridiske opbevaringspligt. For autoriserede sundhedspersoner er udgangspunktet efter journalføringsbekendtgørelsen mindst 10 år fra seneste optegnelse for nogle faggrupper og mindst 5 år for andre. En selvstændig psykoterapeut, som ikke er autoriseret sundhedsperson, har ingen automatisk 5- eller 10-årsfrist og skal selv fastlægge en nødvendig og proportional frist.
- Sletning
Sletteanmodninger får et todelt svar
Oplysninger uden fortsat grundlag slettes efter deres livscyklus. Lovpligtig journal begrænses: normal bred adgang, analyse, produktforbedring og unødvendige delinger stopper. Dokumenterede personer kan fortsat bruge den til nødvendig behandling og patientsikkerhed, rettigheder eller en konkret klage-, tilsyns- eller erstatningssag, og hvert opslag logges.
- Legal hold
Bevarelsespålæg ved verserende sager
Indgår en journal i en klage-, tilsyns- eller erstatningssag, bevares det nødvendige, dokumenterede omfang, indtil sagen er afsluttet. Den registrerede orienteres kun, når det er lovligt og ikke skader sagens eller et myndighedspålægs formål. Beslutningen vurderes igen, hver gang bevarelsespålægget gennemgås.
- Udløb
Sletning når fristen udløber
Er fristen udløbet, og har behandlingsstedet vurderet, at der hverken findes et andet lovligt grundlag eller et bevarelsespålæg, fjernes indholdet: notater, målinger, behandlingsplaner, rapporter, vedhæftede dokumenter og lydoptagelser. Sletningen omfatter også filer, delinger, søgeindeks, køer og caches, mens sikkerhedskopier udfases ved dokumenteret rotation. Tilbage står et skelet af tidsstempler, forfatter og koder uden personhenførbart indhold.
Journalens vej
Fra journalføring til sletning
Vælg en situation og se, hvilke trin journalen går igennem.
-
Journalen bevares
I den frist, behandlingsstedets dokumenterede profil fastsætter.
-
Adgangen begrænses
Bred adgang, analyse og unødvendige delinger stopper. Hvert opslag logges.
-
Bevarelsespålæg
Det nødvendige omfang bevares, indtil sagen er afsluttet.
-
Indholdet fjernes
Når fristen er udløbet, og der hverken er et andet lovligt grundlag eller et bevarelsespålæg.
-
Skelettet står tilbage
Tidsstempler, forfatter og koder uden personhenførbart indhold.
Rettigheder
Rettelser sker som tilføjelser, og opslag logges
Er der noget forkert i en journal, rettes det med en ny tilføjelse, hvor det rigtige står. I patientjournaler under autorisationsreglerne bliver den oprindelige tekst stående, fordi rettelser og tilføjelser skal være sporbare, så den oprindelige version fortsat kan identificeres. Er behandlingsstedet ikke omfattet af de regler, afhænger behovet for versionshistorik af stedets eget dokumenterede formål og ansvar.
Registrerede kan bede om indsigt, berigtigelse, begrænsning og sletning, men rettighederne er ikke absolutte og kan være begrænset af en lovpligtig journalfrist, en verserende sag, andres rettigheder eller et nødvendigt retskrav. Man kan få oplyst, hvem der har set journalen. Opslag registreres i en adgangslog. Klager kan rettes til Datatilsynet.
Se GDPR og politikkerAnsvar
Behandlingsstedet er dataansvarlig. FlowDule er databehandler.
Den enkelte klinik eller kæde er dataansvarlig for journalerne og fastlægger formål, adgang og opbevaringsfrist. FlowDule leverer og drifter journalsystemet som databehandler efter en databehandleraftale og behandler kun data efter dokumenteret instruks. Journaldata krypteres og opbevares adskilt pr. kæde.
Læs om opbevaring og rettighederSpørgsmål?
Brug for dokumentation eller svar?
Kontakt os, hvis I har brug for databehandleraftale, yderligere dokumentation eller svar på spørgsmål om opbevaring og sletning.
Skriv til privacy@flowdule.comSe det selv.
Opret en gratis konto og prøv FlowDule i 30 dage. Intet kreditkort, ingen binding.