Trust CenterJournaldata
Så lagrar och raderar vi journaldata
Det finns inte en laglig lagringstid för alla. Vårdgivaren väljer och dokumenterar sin profil utifrån land, yrkesgrupp, legitimation, datakategori och ändamål. Här kan du läsa hur FlowDule lagrar, begränsar och raderar journaldata, på ett språk som alla kan förstå.
Sparad så länge som den dokumenterade profilen kräver
En journal får inte alltid raderas bara för att någon ber om det. Omfattas vårdgivaren av journalföringsplikten ska journalen bevaras i ett antal år. Samtidigt ska den inte sparas längre än nödvändigt: när tiden har löpt ut bedömer vårdgivaren om det fortfarande finns någon annan laglig grund, och finns det ingen sådan och gäller inget bevarandeföreläggande tas innehållet bort.
Den här sidan beskriver principerna för lagring, begäranden om radering, bevarandeförelägganden och slutlig radering. Det är en förklaring som behandlare kan utgå från gentemot sina klienter, men den ersätter inte vårdgivarens egen integritetsinformation.
Se lagring av alla datatyperPrinciper
Fyra principer för journaldata
Lagringstid, begäranden om radering, bevarandeförelägganden och slutlig radering.
- Lagringstid
Vårdgivaren väljer och dokumenterar lagringstiden
Det finns inte en laglig lagringstid för alla. Hur länge en journal ska sparas beror på land, yrkesgrupp, legitimation, datakategori och ändamål, och kliniken väljer och dokumenterar profilen. FlowDule fastställer inte klinikens professionella eller juridiska lagringsskyldighet. För legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal är utgångspunkten enligt den danska journalföringsförordningen (journalføringsbekendtgørelsen) minst 10 år från den senaste anteckningen för vissa yrkesgrupper och minst 5 år för andra. En egenföretagande psykoterapeut som inte är legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal har ingen automatisk lagringstid på 5 eller 10 år och måste själv fastställa en nödvändig och proportionerlig lagringstid.
- Radering
Begäranden om radering får ett tvådelat svar
Uppgifter utan fortsatt grund raderas enligt sin livscykel. Journaler som är lagstadgade begränsas: normal bred åtkomst, analys, produktförbättring och onödiga delningar stoppas. Dokumenterade personer kan fortsatt använda den för nödvändig behandling och patientsäkerhet, rättigheter eller ett konkret klagomåls-, tillsyns- eller skadeståndsärende, och varje uppslag loggas.
- Legal hold
Bevarandeföreläggande vid pågående ärenden
Ingår en journal i ett klagomåls-, tillsyns- eller skadeståndsärende bevaras den nödvändiga, dokumenterade omfattningen tills ärendet är avslutat. Den registrerade informeras bara när det är lagligt och inte skadar syftet med ärendet eller med ett myndighetsföreläggande. Beslutet omprövas varje gång bevarandeföreläggandet gås igenom.
- Utgång
Radering när lagringstiden löper ut
Har lagringstiden löpt ut, och har vårdgivaren bedömt att det varken finns någon annan laglig grund eller ett bevarandeföreläggande, tas innehållet bort: anteckningar, mätningar, behandlingsplaner, rapporter, bifogade dokument och ljudinspelningar. Raderingen omfattar också filer, delningar, sökindex, köer och cacheminnen, medan säkerhetskopior fasas ut genom dokumenterad rotation. Kvar står ett skelett av tidsstämplar, författare och koder utan innehåll som kan kopplas till en person.
Journalens väg
Från journalföring till radering
Välj en situation och se vilka steg journalen går igenom.
-
Journalen bevaras
Under den tid som vårdgivarens dokumenterade profil fastställer.
-
Åtkomsten begränsas
Bred åtkomst, analys och onödiga delningar stoppas. Varje uppslag loggas.
-
Bevarandeföreläggande
Den nödvändiga omfattningen bevaras tills ärendet är avslutat.
-
Innehållet tas bort
När lagringstiden har löpt ut och det varken finns någon annan laglig grund eller ett bevarandeföreläggande.
-
Skelettet står kvar
Tidsstämplar, författare och koder utan innehåll som kan kopplas till en person.
Rättigheter
Rättelser görs som tillägg, och uppslag loggas
Är något fel i en journal rättas det med ett nytt tillägg där det korrekta står. I patientjournaler som omfattas av reglerna för legitimerad personal står den ursprungliga texten kvar, eftersom rättelser och tillägg ska vara spårbara så att den ursprungliga versionen fortfarande kan identifieras. Omfattas vårdgivaren inte av de reglerna beror behovet av versionshistorik på verksamhetens eget dokumenterade ändamål och ansvar.
Registrerade kan begära tillgång, rättelse, begränsning och radering, men rättigheterna är inte absoluta och kan begränsas av en lagstadgad lagringstid för journaler, ett pågående ärende, andras rättigheter eller ett nödvändigt rättsligt anspråk. Man kan få uppgift om vem som har sett journalen. Uppslag registreras i en åtkomstlogg. Klagomål kan riktas till Datatilsynet.
Se GDPR och policyerAnsvar
Vårdgivaren är personuppgiftsansvarig. FlowDule är personuppgiftsbiträde.
Den enskilda kliniken eller kedjan är personuppgiftsansvarig för journalerna och fastställer ändamål, åtkomst och lagringstid. FlowDule levererar och driver journalsystemet som personuppgiftsbiträde enligt ett personuppgiftsbiträdesavtal och behandlar bara data enligt dokumenterade instruktioner. Journaldata krypteras och lagras åtskilda per kedja.
Läs om lagring och rättigheterFrågor?
Behöver ni dokumentation eller svar?
Kontakta oss om ni behöver ett personuppgiftsbiträdesavtal, ytterligare dokumentation eller svar på frågor om lagring och radering.
Skriv till privacy@flowdule.comSe det själv.
Skapa ett gratis konto och prova FlowDule i 30 dagar. Inget kreditkort, ingen bindningstid.