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Cómo conservamos y eliminamos los datos de historiales

No existe un único plazo legal de conservación válido para todos. El centro asistencial elige y documenta su perfil según el país, el grupo profesional, la autorización, la categoría de datos y la finalidad. Aquí puedes leer cómo FlowDule conserva, restringe y elimina los datos de historiales - en un lenguaje que todos pueden leer.

Guardado mientras lo exija el perfil documentado del centro

Un historial no siempre puede eliminarse solo porque alguien lo pida. Si el centro asistencial está sujeto al deber de documentación, el historial debe conservarse durante años. A cambio, no debe guardarse más de lo necesario: cuando el plazo ha vencido, el centro valora si sigue existiendo otra base legal, y si no la hay y no rige ninguna retención legal, el contenido se elimina.

Esta página describe los principios de conservación, solicitudes de supresión, retenciones legales y eliminación final. Es una explicación que los profesionales pueden tomar como punto de partida ante sus clientes, pero no sustituye la información de privacidad propia del centro.

Principios

Cuatro principios para los datos de historiales

Plazo de conservación, solicitudes de supresión, retenciones legales y eliminación final

El centro elige y documenta el plazo (AI-genereret billede)

Plazo de conservación AI-genereret indhold

El centro elige y documenta el plazo

No existe un único plazo legal válido para todos. Cuánto tiempo debe guardarse un historial depende del país, el grupo profesional, la autorización, la categoría de datos y la finalidad, y la clínica elige y documenta el perfil. FlowDule no fija el deber profesional o legal de conservación de la clínica. Para los profesionales sanitarios autorizados (autorización danesa), el punto de partida según la journalføringsbekendtgørelsen, el reglamento danés sobre documentación clínica, son al menos diez años desde la última anotación para algunos grupos profesionales y al menos cinco años para otros. Un psicoterapeuta autónomo que no sea profesional sanitario autorizado no tiene un plazo automático de 5 o 10 años y debe fijar por sí mismo un plazo necesario y proporcionado.

Supresión

Las solicitudes de supresión reciben una respuesta en dos partes

Los datos sin base vigente se eliminan. Un registro exigido se restringe: cesan el acceso cotidiano amplio, analítica, mejora de producto y comunicaciones innecesarias. Personas documentadas solo pueden usarlo para tratamiento o seguridad necesarios, derechos del interesado o un caso concreto de reclamación, control o responsabilidad; cada acceso se registra.

Retención legal durante casos en curso (AI-genereret billede)

Retención legal AI-genereret indhold

Retención legal durante casos en curso

Si un registro forma parte de una reclamación, inspección o caso de responsabilidad, se conserva el alcance necesario y documentado hasta el cierre. Se informa a la persona solo cuando sea lícito y no perjudique el caso ni una orden; la decisión se revisa con cada revisión de la retención.

Eliminación al vencer el plazo (AI-genereret billede)

Vencimiento AI-genereret indhold

Eliminación al vencer el plazo

Si el plazo ha vencido y el centro ha valorado que no existe ni otra base legal ni una retención legal, el contenido se elimina: notas, mediciones, planes de tratamiento, informes, documentos adjuntos y grabaciones de audio. La eliminación abarca también archivos, comparticiones, índices de búsqueda, colas y cachés, mientras que las copias de seguridad se retiran mediante una rotación documentada. Queda un esqueleto de marcas de tiempo, autor y códigos sin contenido personal.

Derechos

Las correcciones se hacen como añadidos - y los accesos se registran

Si algo en un historial es incorrecto, se corrige con un nuevo añadido donde consta lo correcto. En los historiales clínicos sujetos a las normas de autorización el texto original permanece, porque las correcciones y los añadidos deben ser trazables para que la versión original siga siendo identificable. Si el centro no está sujeto a esas normas, la necesidad de historial de versiones depende de la finalidad y la responsabilidad documentadas por el propio centro. Los interesados pueden pedir acceso, rectificación, limitación y supresión, pero los derechos no son absolutos y pueden estar limitados por un plazo de conservación legalmente exigido, un caso en curso, los derechos de terceros o una reclamación legal necesaria. Se puede saber quién ha visto el historial - los accesos se registran en un registro de accesos. Las reclamaciones pueden dirigirse a la autoridad de control.

RGPD y políticas

Correcciones y registro de accesos en el historial (AI-genereret billede)

Responsabilidad

La consulta es la responsable del tratamiento - FlowDule es el encargado

Cada clínica o cadena es responsable del tratamiento de los historiales y decide finalidad, acceso y plazo de conservación. FlowDule entrega y opera el sistema de historiales como encargado del tratamiento bajo un acuerdo de tratamiento de datos y solo trata datos siguiendo instrucciones documentadas. Los datos de historiales se cifran y se almacenan separados por cadena.

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