Prøv gratis

Trust CenterOppbevaring av data

Hvor lenge oppbevarer vi data?

Det finnes ikke én lovlig oppbevaringsfrist for alle FlowDules kunder. Her står hvem som fastsetter fristen for hver datatype, hva systemet støtter, og hva som gjelder for dataene der lovgivningen bestemmer lengden.

Konkrete frister, ikke løse intensjoner

Noen oppbevaringsperioder følger deres egen dokumenterte profil, som dere velger etter land, faggruppe, autorisasjon, behandling, datakategori og formål. Andre bestemmes av lovgivningen og av hvor lenge kundeforholdet varer. Denne siden skiller tydelig mellom de to, slik at dere vet hva som beror på deres vurdering, og hva som følger av en plikt.

Journaldata følger egne regler, fordi en lovpålagt journalfrist kan begrense retten til sletting. Dem beskriver vi i detalj på en egen side.

Se oppbevaring av journaldata

Oppbevaringsprofilen

Hver datatype har sin frist

Noen frister er faste. Andre følger formålet eller deres egen dokumenterte profil.

  • Gjenkjent tekst fra et bilde som ikke knyttes til et notatFast frist

    7 dager

  • Personopplysninger i KI-behandlingsdataFast frist

    90 dager

  • Tekniske feilloggerFast frist

    90 dager

  • VarslerFast frist

    180 dager

  • Vesentlige hendelsessakerFast frist

    Normalt 5 år etter lukking

  • RegnskapsmaterialeFast frist

    5 år fra utgangen av regnskapsåret

  • Ubekreftede bildeopplastingerEtter formålet

    Kort automatisk utløp

  • Logg over journaloppslagEtter formålet

    Etter kontroll- og sikkerhetsformålet

  • Øvrige måledata for forbrukEtter formålet

    Når formålet og en eventuell kravsfrist har løpt ut

  • JournaldataDeres profil

    For autoriserte minst 5 eller 10 år fra siste oppføring

  • Bookinger, meldingshistorikk og revisjonssporDeres profil

    Deres dokumenterte oppbevaringsprofil

Tidsaksen er logaritmisk, slik at korte og lange frister kan stå side om side. En prikket linje betyr at fristen ikke er et fast antall dager. Et legal hold kan midlertidig blokkere slettingen.

Oppbevaringsskjema

Frister og hvem som fastsetter dem

Datatyper der det slettes eller anonymiseres når fristen løper ut. Et legal hold kan midlertidig blokkere slettingen, og opplysninger kan ligge i rullerende sikkerhetskopier til kopiene overskrives etter den dokumenterte rotasjonen.

  • Deres dokumenterte profil

    Journaldata

    Det finnes ikke én lovlig oppbevaringsfrist for alle FlowDules kunder. Dere velger en dokumentert profil etter land, faggruppe, autorisasjon, behandling, datakategori og formål. For autorisert helsepersonell i 10-årsgruppen er utgangspunktet minst 10 år fra siste oppføring, for andre autoriserte minst 5 år. En selvstendig psykoterapeut uten relevant autorisasjon har ingen automatisk frist på 5 eller 10 år og fastsetter selv en nødvendig og forholdsmessig frist. FlowDule fastsetter ikke deres faglige eller juridiske oppbevaringsplikt.

  • Etter 90 dager

    KI-behandlingsdata

    Prompt og resultat fra formatering, sammendrag, diktering og tekst fra bilde oppbevares kryptert, slik at behandleren kan gå gjennom resultatet, og personopplysningene i dem fjernes automatisk etter 90 dager. Gjenkjent tekst fra et bilde som ikke knyttes til et notat, slettes etter 7 dager. Det behandleren lagrer i journalen, følger kjedens oppbevaringsregler, og klient- og journaldataene deres brukes ikke til å trene KI-modeller.

  • Etter kontrollformålet

    Logg over journaloppslag

    Loggen over hvem som har sett en journal, har en dokumentert oppbevaringsfrist og slettes automatisk etter kontroll- og sikkerhetsformålet. En konkret sak kan få legal hold. Loggen er grunnlaget for å kunne opplyse en registrert om hvem som har hatt tilgang.

  • Etter avregningsformålet

    Forbruksdata

    Måledata for forbruk av SMS og KI brukes til avregning og til å vise det aktuelle forbruket i abonnementet. Inngår data i regnskapsmateriale, oppbevares de i 5 år fra utgangen av regnskapsåret; øvrige måledata slettes når formålet og en eventuell kravsfrist har løpt ut.

  • 90 og 180 dager

    Tekniske feillogger

    Feillogger oppbevares i 90 dager og varsler i 180 dager. De brukes til å finne og rette feil i plattformen og til å beskytte personer, kunder og tjenesten. Vesentlige hendelsessaker oppbevares normalt i 5 år etter lukking.

  • Kort automatisk utløp

    Ubekreftede bildeopplastinger

    Et bilde som blir lastet opp, men aldri tatt i bruk, er en midlertidig behandlingsfil med kort automatisk utløp og sikker sletting. Slik ligger det ikke løse filer og venter uten formål.

Forespørsler om sletting

Hver datakategori vurderes. Lovpålagt journal begrenses.

Dere er behandlingsansvarlig og avgjør forespørselen; FlowDule stiller funksjoner for eksport, begrensning og sletting til rådighet og handler etter deres dokumenterte instruks. Opplysninger uten fortsatt lovlig grunnlag slettes etter sin livssyklus.

Lovpålagt journal begrenses i stedet: vanlig bred tilgang, sekundære formål og unødvendige delinger stoppes, mens dokumenterte personer fortsatt kan bruke materialet til nødvendige lovlige formål. Hvert oppslag logges, og innholdet fjernes når fristen og et eventuelt legal hold løper ut. Deretter kan opplysningene være teknisk utilgjengelige i rullerende sikkerhetskopier til kopiene overskrives etter den dokumenterte rotasjonen.

Se oppbevaring av journaldata

Øvrige driftsdata

Bookinger, fakturaer, meldingshistorikk og revisjonsspor

Bookinger, meldingshistorikk og revisjonsspor er deres data og følger deres dokumenterte oppbevaringsprofil og databehandleravtalen. FlowDules egne avtale- og faktureringsdata oppbevares så lenge kundeforholdet varer, og deretter etter gjeldende lovgivning: regnskapsmateriale i 5 år fra utgangen av regnskapsåret.

FlowDules bokføringsplikt er ikke grunnlag for å beholde klient- eller journaldataene deres. Vi lover ikke en fast automatisk sletting her, fordi den riktige fristen avhenger av hva de enkelte dataene dokumenterer.

Dokumentasjon og avtaler

Mangler dere en frist som ikke står her?

Skriv til oss hvis dere trenger dokumentasjon for en bestemt datatype eller en avklaring til deres egen protokoll over behandlingsaktiviteter.

Kontakt oss