Det finns inte en enda laglig lagringsfrist som passar alla kliniker. Du väljer själv en profil efter land, yrkesgrupp, autorisation, behandling, datakategori och ändamål, och du ska kunna förklara valet. FlowDule fastställer inte din yrkesmässiga eller rättsliga lagringsskyldighet.
Den här artikeln är till dig som administrerar en klinik eller en kedja i FlowDule. Den text som dina klienter läser står i Lagring och dina rättigheter.
Vem ansvarar för vad
Du är personuppgiftsansvarig för dina egna klienter, bokningar, journaler, dokument och yrkesmässiga ändamål. Du beslutar därför:
- varför uppgifterna behandlas;
- vilken rättslig grund som används;
- vilka uppgifter som är nödvändiga;
- hur länge de ska lagras;
- hur tillgång, rättelse, radering och andra rättigheter avgörs;
- om en lagstadgad skyldighet, ett klagomål, en tvist eller en annan nedskriven grund kräver fortsatt lagring.
FlowDule är personuppgiftsbiträde för dessa uppgifter. Vi ställer inställningar samt export-, begränsnings- och raderingsfunktioner till förfogande och handlar enligt din skriftliga anvisning, som är kedjans egna inställningar i plattformen tillsammans med Personuppgiftsbiträdesavtalet.
FlowDule är själv personuppgiftsansvarig för egna avtals-, fakturerings-, support- och säkerhetsändamål. Frister och rättigheter för dessa behandlingar står i Integritetspolicyn.
Välj din yrkesprofil
| Profil | Vem omfattas | Utgångspunkt för lagringen |
|---|---|---|
| Egenföretagande psykoterapeut, inte auktoriserad hälso- och sjukvårdspersonal | En psykoterapeut som inte samtidigt arbetar under en relevant hälso- och sjukvårdsrättslig autorisation eller annan särregel | Ingen automatisk hälso- och sjukvårdsrättslig 5- eller 10-årsfrist. Kliniken fastställer en nödvändig och rimlig frist enligt GDPR, avtalet, konkreta yrkesmässiga behov och eventuella nedskrivna krav. |
| Auktoriserad hälso- och sjukvårdspersonal, 10-årsgruppen | Behandlingsställen med läkare, tandläkare, kiropraktorer, barnmorskor, kliniska dietister, kliniska tandtekniker eller tandhygienister | Minst 10 år från den senaste anteckningen enligt gällande journalregler. |
| Annan auktoriserad hälso- och sjukvårdspersonal | Andra auktoriserade hälso- och sjukvårdspersoner, som utgångspunkt inklusive auktoriserade psykologer | Minst 5 år från den senaste anteckningen, om inte en längre regel eller ett konkret undantag gäller. |
| Tvärprofessionell patientjournal | Journal med yrkesgrupper från både 5- och 10-årsgruppen | Minst 10 år för den tvärprofessionella journalen enligt gällande regler. |
| Särskild klinik- eller landsprofil | Klinik som omfattas av andra sektors-, avtals-, försäkrings-, myndighets- eller nationella krav | Den särregel som gäller efter en juridisk bedömning. Profilen aktiveras inte automatiskt. |
Titeln “psykoterapeut” ger inte i sig en hälso- och sjukvårdsrättslig autorisation. På samma sätt ska du se på en psykologs faktiska autorisationsstatus: övergångsregler kan innebära att en person fram till utgången av 2028 kan använda psykologtiteln utan att omfattas av den nya autorisationen.
Medlemskap i en branschorganisation, försäkringsvillkor, avtalskrav eller en yrkesmässig rekommendation kan påverka ditt val, men får inte framställas som lag, om det inte faktiskt är ett bindande lagkrav.
Är du psykoterapeut utan autorisation
Då ska du själv sätta en frist eller ett tydligt raderingskriterium för varje kategori som du använder. Din bedömning bör minst omfatta:
- varför journalen eller anteckningen är nödvändig;
- hur länge uppgifterna är relevanta för ett aktuellt eller förväntat klientförlopp;
- behovet av att kunna visa avtalet, den yrkesmässiga insatsen eller ett rättsanspråk;
- uppgifternas känslighet och konsekvensen av lång lagring;
- om mindre ingripande dokumentation eller tidigare radering är möjlig;
- eventuella nedskrivna krav från avtal, försäkring eller branschorganisation;
- när fristen börjar, till exempel vid avslutat förlopp eller senaste relevanta anteckning.
Vi rekommenderar inte en godtycklig standardperiod i stället för bedömningen. Du ska kunna förklara fristen i din egen integritetstext och tillämpa den likadant varje gång.
Är du auktoriserad hälso- och sjukvårdspersonal
Då använder du minimiperioden enligt gällande journalregler. Perioden löper normalt från den senaste anteckningen i patientjournalen.
En patientjournal som har betydelse för ett pågående klagomåls-, tillsyns- eller ersättningsärende ska du fortsätta att lagra medan ärendet pågår, även om den vanliga minimiperioden har löpt ut. Offentliga behandlingsställen kan dessutom omfattas av arkivregler.
Att en hälso- och sjukvårdsrättslig minimifrist har löpt ut betyder inte att journalen ska bevaras längre. Därefter ska du bedöma om det fortfarande finns en laglig och nödvändig grund. Finns det inte det ska uppgifterna raderas.
Vid upphörande, överlåtelse, dödsfall eller konkurs kan särskilda regler om överlåtelse och fortsatt lagring gälla. Du ska ha en egen avvecklingsplan. FlowDule är varken myndighet eller yrkesmässig efterträdare och övertar inte journalansvaret.
Sätt frister per datakategori
Din lagringsprofil, alltså ditt val av hur länge varje typ av uppgift sparas, ska minst täcka följande om du använder kategorin:
| Datakategori | Möjlig starttidpunkt | Avslutande åtgärd |
|---|---|---|
| Klientstamdata och relationer | Förloppets upphörande eller senaste nödvändiga aktivitet | Radering eller en nedskriven begränsning |
| Bokningar, närvaro och kalender | Tidens datum, avräkning eller avslutat förlopp | Radering eller anonymisering efter klinikens ändamål och eventuella krav |
| Journalanteckningar och versionshistorik | Senaste anteckningen eller den yrkesmässiga regelns startpunkt | Radering enligt profil; auktoriserade journaler följer regler om rättelser och lagring |
| Planer, mätningar och rapporter | Senaste yrkesmässiga användningen eller journalens startpunkt | Samma profil som det journalmaterial de är en nödvändig del av |
| Bilagor, bilder och ljud | Insamling, färdig transkription eller senaste nödvändiga användning | Råmaterial raderas tidigare om det inte längre är nödvändigt |
| Kommunikation och delningar | Avsändande, återkallelse eller avslutat förlopp | Delning stängs omedelbart när behovet upphör; innehållet följer sin kategori |
| Betalnings- och orderdata | Transaktion och relevant räkenskapsperiod | Kliniken följer egna bokförings- och redovisningskrav |
| Åtkomst-, revisions- och säkerhetsloggar | Händelsen eller avslutad utredning | Automatisk radering efter säkerhetsändamålet; ett konkret ärende kan ge legal hold |
| Export- och tillfälliga behandlingsfiler | Skapande eller genomförd överföring | Kort automatisk utgång och säker radering |
Rättelser och journalens integritet
Oriktiga stam- och kontaktuppgifter ska kunna rättas. En rättelse får inte göra det omöjligt att visa relevanta tidigare åtgärder, om historiken fortfarande är nödvändig och laglig.
För patientjournaler som omfattas av autorisationsreglerna får du inte radera eller göra ursprungliga journaluppgifter oläsliga som en vanlig rättelse. Rättelser och tillägg ska kunna följas, så att den ursprungliga versionen fortsatt kan hittas enligt gällande krav.
Är du psykoterapeut utan autorisation beror behovet av versionshistorik på ditt eget ändamål och ansvar. FlowDule bevarar inte alla historiska versioner permanent utan grund.
När uppgifter raderas
En radering ska träffa alla de ställen där uppgiften finns:
- aktiva databasposter och versionsrelationer;
- filer, bilagor, bilder och ljud;
- bokningar, kommunikation, delningar och åtkomstlänkar;
- sökindex, köer, mellanlager och tillfälliga filer;
- indata och utdata från AI enligt den godkända konfigurationen hos leverantören;
- exportfiler och integrationskopior under FlowDules ansvar;
- objekt som har blivit kvar utan ägare, och raderingsjobb som inte gick igenom;
- säkerhetskopior enligt den fasta rotationen.
FlowDule behåller ett litet kvitto på raderingen utan det raderade innehållet. Kvittot kan innehålla kund, anvisning, kategorier, tidpunkt, ansvarig, resultat, utgång av säkerhetskopior och eventuella lagliga undantag.
Säkerhetskopior
Uppgifter kan vara tekniskt otillgängliga i rullande säkerhetskopior tills kopiorna skrivs över. Databasen säkerhetskopieras dagligen med 30 dagars rotation. Under den perioden är kopiorna skyddade på samma sätt som driften, de får inte användas för andra ändamål, och de läggs inte tillbaka i normal drift.
Blir en säkerhetskopia återställd ska tidigare genomförda raderingar och gällande legal holds tillämpas på nytt innan miljön öppnas. Rotationsperioden och återställningen ska vara prövade. Interna mål för backup är inte en garanti till dina klienter, om det inte uttryckligen är avtalat.
Legal hold
Ett legal hold är en tillfällig, nedskriven blockering av vanlig radering för ett exakt avgränsat material. Det kan vara relevant vid ett konkret klagomål, en tvist, ett myndighetsärende eller en annan laglig skyldighet.
Ett legal hold ska ha:
- en entydig referens och en ansvarig;
- en grund som är nedskriven;
- en exakt avgränsning av person, ärende, objekt och datakategori;
- startdatum, ett datum för förnyad bedömning och ett kriterium för frigivning;
- minsta möjliga åtkomst;
- en spårbar frigivning och en ny beräkning av den normala fristen efteråt.
Ett hold på en journal eller en händelse får inte automatiskt blockera alla uppgifter om personen eller hela klinikens dataset.
Klienternas rättigheter i praktiken
Enligt villkoren i GDPR kan en klient ha rätt till:
- information om behandlingen;
- tillgång och kopia;
- rättelse;
- radering;
- begränsning av behandling;
- dataportabilitet;
- invändning;
- att återkalla ett samtycke, när behandlingen bygger på samtycke;
- att inte bli föremål för vissa beslut som enbart grundas på automatiserad behandling.
Rättigheterna är inte absoluta. En begäran om radering kan till exempel begränsas av en lagstadgad journalfrist, ett pågående ärende, andras rättigheter eller ett nödvändigt rättsanspråk. Du ska kunna förklara den konkreta begränsningen för klienten och skriva ned motiveringen.
Klienten vänder sig till dig, inte till oss. Ditt namn och din kontakt ska framgå av den integritetstext som klienten möter på boknings- och klientsidorna. Vi svarar inte dina klienter för din räkning utan en skriftlig anvisning från dig, men vi hjälper dig med sökning, export, rättelse, begränsning och radering när det är nödvändigt. Rör begäran FlowDules egna konto-, support- eller avtalsuppgifter kan man skriva till privacy@flowdule.com.
Du besvarar en begäran utan onödigt dröjsmål och normalt senast en månad efter att du har tagit emot den. Fristen kan förlängas med upp till två månader om begäran är komplicerad, eller om du har många på en gång; klienten ska få besked om förlängningen och motiveringen innan den första månaden har gått.
Var säker på vem som frågar, men be inte om mer än nödvändigt. Journal- och hälsouppgifter får inte lämnas ut till fel person. Kopior av identitetshandlingar får du bara samla in när ett mindre ingripande tillvägagångssätt inte räcker, och de ska raderas snabbt igen.
Export och upphörande
Du kan exportera dina egna data under avtalet och efter upphörandet enligt Handelsvillkoren och Personuppgiftsbiträdesavtalet. Exporten ska omfatta relevanta kunddata, relationer, filer, versioner och revisionsmetadata i beskrivna, allmänt användbara och maskinläsbara format.
Efter det avtalade exportfönstret raderar FlowDule dina data enligt ditt val, personuppgiftsbiträdesavtalet, rotationen av säkerhetskopior och eventuella lagliga undantag. FlowDules egen bokföringsskyldighet för faktura- och redovisningsuppgifter är inte en grund för att behålla dina klient- eller journaldata.
Det ska din egen integritetstext upplysa om
Innan eller senast när du samlar in uppgifterna ska klienten få en integritetstext från dig som minst förklarar:
- din identitet och kontakt;
- ändamål, datakategorier och rättslig grund;
- relevanta mottagare, leverantörer och överföringar;
- den konkreta lagringsfristen eller tydliga kriterier för den;
- rättigheter, möjligheten att klaga och kontaktväg;
- eventuell användning av AI och den mänskliga kontrollen, se AI på kliniken;
- särskilda regler om journalrättelse, om du omfattas av dem.
FlowDules egna dokument kan stödja din text, men de ersätter den inte.
Reglerna bakom
- GDPR artikel 5 och 12-23
- Den danska patientsäkerhetsmyndigheten (Styrelsen for Patientsikkerhed) om journallagring
- Den danska journalföringsförordningen (journalføringsbekendtgørelsen), bekendtgørelse nr. 1361 av 24 november 2025
- Den danska patientsäkerhetsmyndigheten (Styrelsen for Patientsikkerhed) om autorisation av psykologer från den 1 januari 2026
Behöver du hjälp?
Under Support i appen kan du skapa ett ärende till FlowDule-teamet. Du kan också skriva till support@flowdule.com.