Her beskrives hvordan FlowDule håndterer samtykker, retningslinjer, datahåndtering og dokumentasjon - slik at du kan vurdere om plattformen passer til deres compliance-krav.
FlowDule behandler personopplysninger i booking, journaler, kommunikasjon og betaling på vegne av kunden: klinikken er behandlingsansvarlig for klient- og journaldata, og FlowDule er databehandler. Samtykke, retningslinjer og datahåndtering er derfor bygget inn i arbeidsflytene som allerede brukes - ikke som en separat compliance-prosess.
Denne siden gir en oversikt over prosessene og funksjonene som støtter GDPR-etterlevelse i plattformen.
De viktigste GDPR-prosessene i plattformen
Samtykker og policybekreftelser registreres med kunde, akseptant, fullmakt, versjon, dokumenthash og tidspunkt. Vesentlige endringer varsles normalt minst 30 dager før ikrafttredelse, og deretter blokkeres vanlig bruk til en person med fullmakt aksepterer den nye versjonen; lesing, support, eksport og oppsigelse er fortsatt åpne. Samtykke er ikke behandlingsgrunnlag for alt i plattformen.
Kjeder kan definere versjonslåste privacy-, KI-, avbuds-, no-show-, samtykke- og kommunikasjonstekster innen obligatoriske sikkerhets- og informasjonsrammer.
Kunden kan eksportere klient-, booking-, journal-, fil- og konfigurasjonsdata med relasjoner og metadata i alminnelig brukte, maskinlesbare formater. Eksport er mulig i avtaleperioden og i minst 30 kalenderdager etter den avtalte overgangsperioden. PII kan sløres når data skal brukes til analyse eller deles med tredjeparter.
Det finnes ingen enkelt oppbevaringsfrist som gjelder alle kunder. Kunden velger og dokumenterer en profil ut fra land, faggruppe, autorisasjon og formål; en ikke-autorisert psykoterapeut har ingen automatisk 5- eller 10-årsfrist, og FlowDule fastsetter ikke kundens oppbevaringsplikt. Ved en sletteforespørsel stopper sekundærformål og unødvendig deling; nødvendig lovlig bruk av journalen forblir logget.
Kun brukere med de rette rollene kan få tilgang til personidentifiserbare data. Tilgangen kontrolleres per kjede, lokasjon og behandler.
Relevante handlinger med klient- og journaldata skal kunne spores til en identifisert bruker, inkludert lesing, endring, eksport og deling. Loggdekningen dokumenteres i kontrollbeviset, og en kontroll beskrives først som verifisert når den er testet i drift.
Ved booking eller opprettelse skal behandlingsansvarlig, formålet, obligatoriske felt og kundens relevante personverntekst vises eller lenkes før innsending. Aksept og samtykke bindes til versjon/hash. Representanter, verger og fullmakter kan bare omfattes etter særskilt godkjent instruks og teknisk aktivering; de bruker egen identitet med dokumentert grunnlag, scope og utløp, og delt innlogging er ikke tillatt.
Se sikkerhet
Data følger livssyklusen fra innsamling via begrensning, anonymisering og sletting til backup-utløp. En godkjent sletteprosess skal omfatte aktive poster, filer, delinger, søkeindekser, køer, KI-kopier og eksportfiler, og backuper slettes ved dokumentert rotasjon. Hver offentlig påstand kobles til kontroll-ID, og manglende, utløpt eller feilet obligatorisk bevis vil blokkere publiseringen.
Tilbake til Trust CenterOpprett en gratis konto og se selv samtykker, retningslinjer, dataeksport og lagring i den kjørende plattformen. 30 dager gratis, uten kredittkort.