Trust Center

Hvor lenge oppbevarer vi data?

Det finnes ingen enkelt lovlig lagringstid for alle kundene til FlowDule. Her står hvem som fastsetter fristen for hver datatype, hva systemet støtter, og hva som gjelder for de dataene der lovgivningen bestemmer lengden.

Konkrete frister, ikke løse hensikter

Noen lagringstider følger deres egen dokumenterte profil, som dere velger ut fra land, faggruppe, autorisasjon, behandling, datakategori og formål. Andre bestemmes av lovgivningen og av hvor lenge kundeforholdet består. Denne siden skiller tydelig mellom de to, slik at dere vet hva som beror på deres vurdering og hva som følger av en plikt.

Journaldata følger sine egne regler, fordi en lovpålagt journalfrist kan begrense retten til sletting. Dem beskriver vi i detalj på en egen side.

Oppbevaringsplan

Frister og hvem som fastsetter dem

Datatyper der det slettes eller anonymiseres når fristen løper ut. Et bevaringspålegg kan midlertidig blokkere slettingen, og opplysninger kan ligge i rullerende sikkerhetskopier til kopiene overskrives etter den dokumenterte rotasjonen

Deres dokumenterte profil AI-genereret indhold

Journaldata

Det finnes ingen enkelt lovlig lagringstid for alle kundene til FlowDule. Dere velger en dokumentert profil ut fra land, faggruppe, autorisasjon, behandling, datakategori og formål. For autorisert helsepersonell i 10-årsgruppen er utgangspunktet minst 10 år fra siste oppføring, for andre autoriserte minst 5 år. En selvstendig psykoterapeut uten relevant autorisasjon har ingen automatisk 5- eller 10-årsfrist og fastsetter selv en nødvendig og forholdsmessig frist. FlowDule fastsetter ikke deres faglige eller juridiske oppbevaringsplikt.

KI-behandlingsdata (AI-genereret billede)

Etter aktivert konfigurasjon AI-genereret indhold

KI-behandlingsdata

Inndata og utdata fra KI-funksjonene følger det bruksområdet, den modellen, den leverandøren, den regionen og den lagringstiden som er aktivert i Kundevedlegg A til databehandleravtalen. FlowDule må kunne dokumentere leverandørvilkår, dataflyt, lagring og sletting før en KI-funksjon aktiveres i produksjon, og klient- og journaldataene deres skal ikke brukes til trening av generelle modeller.

Journaltilgangslogg (AI-genereret billede)

Etter kontrollformålet AI-genereret indhold

Journaltilgangslogg

Loggen over hvem som har sett en journal, har en dokumentert lagringstid og slettes automatisk når kontroll- og sikkerhetsformålet er oppfylt. En konkret sak kan få bevaringspålegg. Loggen er grunnlaget for å kunne opplyse en registrert om hvem som har hatt tilgang.

Etter faktureringsformålet AI-genereret indhold

Forbruksdata

Måledata for forbruk av SMS og KI brukes til fakturering og til å vise det aktuelle forbruket i abonnementet. Inngår dataene i regnskapsmateriale, oppbevares de i 5 år fra utgangen av regnskapsåret; øvrige måledata slettes når formålet og en eventuell foreldelsesfrist er utløpt.

Tekniske feillogger (AI-genereret billede)

Normalt 12 måneder AI-genereret indhold

Tekniske feillogger

Sikkerhets- og driftslogger oppbevares normalt i 12 måneder. De brukes til å finne og rette feil i plattformen og til å beskytte personer, kunder og tjenesten. Vesentlige hendelsessaker oppbevares normalt i 5 år etter avslutning.

Ubekreftede bildeopplastinger (AI-genereret billede)

Kort automatisk utløp AI-genereret indhold

Ubekreftede bildeopplastinger

Et bilde som lastes opp, men aldri tas i bruk, er en midlertidig behandlingsfil med kort automatisk utløp og sikker sletting. Da blir det ikke liggende løse filer uten formål.

Slettekrav

Hver datakategori vurderes - pålagte journaler begrenses

Dere er behandlingsansvarlig og avgjør kravet; FlowDule stiller funksjoner for eksport, begrensning og sletting til rådighet og handler etter deres dokumenterte instruks. Opplysninger uten fortsatt lovlig grunnlag slettes etter sin livssyklus. En lovpålagt journal begrenses i stedet: bred normaltilgang, sekundærformål og unødvendig deling stopper, mens dokumenterte personer fortsatt kan bruke materialet til nødvendige lovlige formål. All tilgang logges, og innholdet fjernes når fristen og et eventuelt bevaringspålegg er utløpt. Deretter kan opplysningene være teknisk utilgjengelige i rullerende sikkerhetskopier til kopiene overskrives etter den dokumenterte rotasjonen.

Se oppbevaring av journaldata

Slettekrav og pseudonymisering (AI-genereret billede)

Øvrige driftsdata

Bookinger, fakturaer, meldingshistorikk og revisjonsspor

Bookinger, meldingshistorikk og revisjonsspor er deres data og følger deres dokumenterte oppbevaringsprofil og databehandleravtalen. FlowDules egne avtale- og faktureringsdata oppbevares så lenge kundeforholdet består, og deretter etter gjeldende lovgivning - regnskapsmateriale i 5 år fra utgangen av regnskapsåret. FlowDules bokføringsplikt er ikke grunnlag for å bevare klient- eller journaldataene deres. Vi lover ingen fast automatisk sletting her, fordi riktig frist avhenger av hva de enkelte dataene dokumenterer.

Spørsmål?

Mangler dere en frist som ikke står her?

Skriv til oss hvis dere trenger dokumentasjon for en bestemt datatype eller en avklaring til deres egen protokoll over behandlingsaktiviteter.

Kontakt oss