FlowDule
Trust Center

Slik oppbevarer og sletter vi journaldata

Det finnes ingen enkelt lovlig oppbevaringsfrist som gjelder alle. Behandlingsstedet velger og dokumenterer sin profil ut fra land, faggruppe, autorisasjon, datakategori og formål. Her kan du lese hvordan FlowDule oppbevarer, begrenser og sletter journaldata - i et språk alle kan lese.

Slik oppbevarer og sletter vi journaldata (AI-genereret billede)AI-genereret indhold

Lagret så lenge behandlingsstedets dokumenterte profil krever det

En journal kan ikke alltid slettes bare fordi noen ber om det. Er behandlingsstedet omfattet av journalføringsplikten, må journalen bevares i en årrekke. Til gjengjeld skal den ikke lagres lenger enn nødvendig: når fristen er utløpt, vurderer behandlingsstedet om det fortsatt finnes et annet lovlig grunnlag, og finnes det ikke, og det ikke gjelder noe bevaringspålegg, fjernes innholdet.

Denne siden beskriver prinsippene for oppbevaring, slettekrav, bevaringspålegg og endelig sletting. Det er en forklaring behandlere kan ta utgangspunkt i overfor klientene sine, men den erstatter ikke behandlingsstedets egen personverninformasjon.

Prinsipper

Fire prinsipper for journaldata

Oppbevaringsfrist, slettekrav, bevaringspålegg og endelig sletting

Behandlingsstedet velger og dokumenterer fristen (AI-genereret billede)OppbevaringsfristAI-genereret indhold

Behandlingsstedet velger og dokumenterer fristen

Det finnes ingen enkelt lovlig frist som gjelder alle. Hvor lenge en journal skal lagres, avhenger av land, faggruppe, autorisasjon, datakategori og formål, og klinikken velger og dokumenterer profilen. FlowDule fastsetter ikke klinikkens faglige eller juridiske oppbevaringsplikt. For autorisert helsepersonell (dansk autorisasjon) er utgangspunktet etter journalføringsbekendtgørelsen, den danske journalføringsforskriften, minst ti år fra siste oppføring for noen faggrupper og minst fem år for andre. En selvstendig psykoterapeut som ikke er autorisert helsepersonell, har ingen automatisk 5- eller 10-årsfrist og må selv fastsette en nødvendig og forholdsmessig frist.

Slettekrav får et todelt svar (AI-genereret billede)SlettingAI-genereret indhold

Slettekrav får et todelt svar

Data uten fortsatt grunnlag slettes. En pålagt journal begrenses: bred normaltilgang, analyse, produktforbedring og unødvendig deling stopper. Dokumenterte personer kan bare bruke den til nødvendig behandling/pasientsikkerhet, rettighetskrav eller en konkret klage-, tilsyns- eller erstatningssak; all tilgang logges.

Bevaringspålegg ved pågående saker (AI-genereret billede)Legal holdAI-genereret indhold

Bevaringspålegg ved pågående saker

Inngår en journal i en klage-, tilsyns- eller erstatningssak, bevares nødvendig dokumentert scope til avslutning. Personen varsles bare når det er lovlig og ikke skader saken eller et myndighetspålegg; beslutningen revurderes ved hvert hold-review.

Sletting når fristen løper ut (AI-genereret billede)UtløpAI-genereret indhold

Sletting når fristen løper ut

Er fristen utløpt, og har behandlingsstedet vurdert at det verken finnes et annet lovlig grunnlag eller et bevaringspålegg, fjernes innholdet: notater, målinger, behandlingsplaner, rapporter, vedlagte dokumenter og lydopptak. Slettingen omfatter også filer, delinger, søkeindekser, køer og cacher, mens sikkerhetskopier fases ut ved dokumentert rotasjon. Tilbake står et skjelett av tidsstempler, forfatter og koder uten personopplysninger.

Rettigheter

Rettelser skjer som tillegg - og oppslag logges

Er noe feil i en journal, rettes det med et nytt tillegg der det riktige står. I pasientjournaler som omfattes av autorisasjonsreglene, blir den opprinnelige teksten stående, fordi rettelser og tillegg skal være sporbare slik at den opprinnelige versjonen fortsatt kan identifiseres. Er behandlingsstedet ikke omfattet av de reglene, avhenger behovet for versjonshistorikk av stedets eget dokumenterte formål og ansvar. Registrerte kan be om innsyn, retting, begrensning og sletting, men rettighetene er ikke absolutte og kan være begrenset av en lovpålagt journalfrist, en pågående sak, andres rettigheter eller et nødvendig rettskrav. Man kan få vite hvem som har sett journalen - oppslag registreres i en tilgangslogg. Klager kan rettes til det danske Datatilsynet.

GDPR & retningslinjer
Rettelser og tilgangslogg i journalen (AI-genereret billede)AI-genereret indhold
Roller og ansvar for journaldata (AI-genereret billede)AI-genereret indhold
Ansvar

Behandlingsstedet er behandlingsansvarlig - FlowDule er databehandler

Den enkelte klinikken eller kjeden er behandlingsansvarlig for journalene og fastsetter formål, tilgang og oppbevaringsfrist. FlowDule leverer og drifter journalsystemet som databehandler etter en databehandleravtale og behandler bare data etter dokumentert instruks. Journaldata krypteres og lagres atskilt per kjede.

Les om oppbevaring og rettigheter
Spørsmål?

Trenger dere dokumentasjon eller svar?

Kontakt oss hvis dere trenger databehandleravtale, ytterligere dokumentasjon eller svar på spørsmål om oppbevaring og sletting.