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Wie lange bewahren wir Daten auf?

Es gibt nicht eine einzige gesetzliche Aufbewahrungsfrist für alle Kunden von FlowDule. Hier steht, wer die Frist für jede Datenart festlegt, was das System unterstützt und was für die Daten gilt, bei denen das Gesetz die Dauer bestimmt.

Konkrete Fristen statt vager Absichten

Manche Aufbewahrungsfristen folgen Ihrem eigenen dokumentierten Profil, das Sie nach Land, Berufsgruppe, Zulassung, Behandlung, Datenkategorie und Zweck wählen. Andere ergeben sich aus dem Gesetz und daraus, wie lange das Kundenverhältnis besteht. Diese Seite trennt beides klar, damit Sie wissen, was auf Ihrer Bewertung beruht und was sich aus einer Pflicht ergibt.

Journaldaten folgen eigenen Regeln, denn eine gesetzliche Dokumentationsfrist kann das Recht auf Löschung einschränken. Diese beschreiben wir ausführlich auf einer eigenen Seite.

Aufbewahrungsplan

Fristen und wer sie festlegt

Datenarten, bei denen nach Fristablauf gelöscht oder anonymisiert wird. Eine Aufbewahrungsanordnung kann die Löschung vorübergehend blockieren, und Angaben können in rollierenden Sicherungskopien liegen, bis die Kopien nach der dokumentierten Rotation überschrieben werden

Ihr dokumentiertes Profil AI-genereret indhold

Journaldaten

Es gibt nicht eine einzige gesetzliche Aufbewahrungsfrist für alle Kunden von FlowDule. Sie wählen ein dokumentiertes Profil nach Land, Berufsgruppe, Zulassung, Behandlung, Datenkategorie und Zweck. Für autorisierte Gesundheitsfachpersonen in der 10-Jahres-Gruppe gilt als Ausgangspunkt mindestens 10 Jahre ab der letzten Aufzeichnung, für andere autorisierte Personen mindestens 5 Jahre. Selbstständige Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten ohne einschlägige Zulassung haben keine automatische 5- oder 10-Jahres-Frist und legen selbst eine erforderliche und verhältnismäßige Frist fest. FlowDule legt Ihre fachliche oder rechtliche Aufbewahrungspflicht nicht fest.

KI-Verarbeitungsdaten (AI-genereret billede)

Nach aktivierter Konfiguration AI-genereret indhold

KI-Verarbeitungsdaten

Eingaben und Ausgaben der KI-Funktionen folgen dem Use Case, dem Modell, dem Anbieter, der Region und der Aufbewahrung, die im Kundenanhang A zum Auftragsverarbeitungsvertrag aktiviert sind. FlowDule muss Anbieterbedingungen, Datenfluss, Aufbewahrung und Löschung dokumentieren können, bevor eine KI-Funktion in den Produktivbetrieb geht, und Ihre Klienten- und Journaldaten dürfen nicht zum Training allgemeiner Modelle verwendet werden.

Journal-Zugriffsprotokoll (AI-genereret billede)

Nach dem Kontrollzweck AI-genereret indhold

Journal-Zugriffsprotokoll

Das Protokoll darüber, wer ein Journal eingesehen hat, hat eine dokumentierte Aufbewahrungsfrist und wird nach Erfüllung des Kontroll- und Sicherheitszwecks automatisch gelöscht. Für einen konkreten Fall kann eine Aufbewahrungsanordnung gelten. Das Protokoll ist die Grundlage dafür, einer betroffenen Person Auskunft über die Zugriffe zu geben.

Nach dem Abrechnungszweck AI-genereret indhold

Verbrauchsdaten

Messdaten zum SMS- und KI-Verbrauch dienen der Abrechnung und der Anzeige des aktuellen Verbrauchs im Abonnement. Gehen Daten in Buchhaltungsunterlagen ein, werden sie 5 Jahre ab dem Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt; übrige Messdaten werden gelöscht, sobald der Zweck und eine etwaige Anspruchsfrist abgelaufen sind.

Technische Fehlerprotokolle (AI-genereret billede)

In der Regel 12 Monate AI-genereret indhold

Technische Fehlerprotokolle

Sicherheits- und Betriebsprotokolle werden in der Regel 12 Monate aufbewahrt. Sie dienen dazu, Fehler in der Plattform zu finden und zu beheben und Personen, Kunden und den Dienst zu schützen. Wesentliche Vorfallsakten werden in der Regel 5 Jahre nach Abschluss aufbewahrt.

Unbestätigte Bild-Uploads (AI-genereret billede)

Kurzer automatischer Ablauf AI-genereret indhold

Unbestätigte Bild-Uploads

Ein Bild, das hochgeladen, aber nie verwendet wird, ist eine temporäre Verarbeitungsdatei mit kurzem automatischem Ablauf und sicherer Löschung. So bleiben keine losen Dateien ohne Zweck liegen.

Löschanfragen

Jede Datenkategorie wird geprüft - erforderliche Datensätze werden eingeschränkt

Sie sind Verantwortlicher und entscheiden über die Anfrage; FlowDule stellt Export-, Einschränkungs- und Löschfunktionen bereit und handelt nach Ihrer dokumentierten Weisung. Daten ohne fortbestehende Rechtsgrundlage werden nach ihrem Lebenszyklus gelöscht. Ein gesetzlich erforderlicher Datensatz wird stattdessen eingeschränkt: breiter Alltagszugriff, Sekundärzwecke und unnötige Weitergabe enden, während dokumentierte Personen das Material weiterhin für notwendige rechtmäßige Zwecke nutzen dürfen. Jeder Zugriff wird protokolliert, und der Inhalt wird entfernt, wenn Frist und eine etwaige Aufbewahrungsanordnung ablaufen. Danach können die Angaben in rollierenden Sicherungskopien technisch unzugänglich sein, bis die Kopien nach der dokumentierten Rotation überschrieben werden.

Aufbewahrung von Journaldaten ansehen

Löschanfrage und Pseudonymisierung (AI-genereret billede)

Sonstige Betriebsdaten

Buchungen, Rechnungen, Nachrichtenverlauf und Prüfpfade

Buchungen, Nachrichtenverlauf und Prüfpfade sind Ihre Daten und folgen Ihrem dokumentierten Aufbewahrungsprofil und dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Die eigenen Vertrags- und Abrechnungsdaten von FlowDule werden aufbewahrt, solange das Kundenverhältnis besteht, und danach nach geltendem Recht - Buchhaltungsunterlagen 5 Jahre ab dem Ende des Geschäftsjahres. Die Buchführungspflicht von FlowDule ist keine Grundlage dafür, Ihre Klienten- oder Journaldaten aufzubewahren. Eine feste automatische Löschung sagen wir hier nicht zu, weil die richtige Frist davon abhängt, was die einzelnen Daten belegen.

Fragen?

Fehlt eine Frist, die hier nicht steht?

Schreiben Sie uns, wenn Sie Nachweise für eine bestimmte Datenart oder eine Klärung für Ihr eigenes Verarbeitungsverzeichnis benötigen.

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