Hier wird beschrieben, wie FlowDule Einwilligungen, Richtlinien, Datenverwaltung und Dokumentation handhabt - damit Sie beurteilen können, ob die Plattform Ihren Compliance-Anforderungen entspricht.
FlowDule verarbeitet personenbezogene Daten bei Buchungen, in Journalen, der Kommunikation und bei Zahlungen im Auftrag des Kunden: Die Klinik ist Verantwortlicher für Klienten- und Journaldaten, und FlowDule ist Auftragsverarbeiter. Einwilligung, Richtlinien und Datenverwaltung sind daher in die bereits genutzten Arbeitsabläufe integriert - nicht als separater Compliance-Prozess.
Diese Seite gibt einen Überblick über die Prozesse und Funktionen, die die Einhaltung der DSGVO in der Plattform unterstützen.
Die wichtigsten GDPR-Prozesse in der Plattform
Einwilligungen und Richtlinienbestätigungen werden mit Kunde, annehmender Person, Vertretungsmacht, Version, Dokument-Hash und Zeitpunkt erfasst. Wesentliche Änderungen werden in der Regel mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten angekündigt, danach wird die normale Nutzung gesperrt, bis eine bevollmächtigte Person die neue Version annimmt; Lesen, Support, Export und Kündigung bleiben weiterhin offen. Einwilligung ist nicht die Rechtsgrundlage für alles in der Plattform.
Ketten können versionierte Datenschutz-, KI-, Stornierungs-, Nichterscheinens-, Einwilligungs- und Kommunikationstexte innerhalb verbindlicher Sicherheits- und Informationsgrenzen definieren.
Der Kunde kann Klienten-, Buchungs-, Journal-, Datei- und Konfigurationsdaten mit Beziehungen und Metadaten in gängigen, maschinenlesbaren Formaten exportieren. Der Export ist während der Vertragslaufzeit und mindestens 30 Kalendertage nach der vereinbarten Übergangsfrist möglich. PII können verschleiert werden, wenn Daten für Analysen verwendet oder an Dritte weitergegeben werden sollen.
Es gibt keine einheitliche Aufbewahrungsfrist für alle Kunden. Der Kunde wählt und dokumentiert ein Profil nach Land, Berufsgruppe, Zulassung und Zweck; ein nicht zugelassener Psychotherapeut hat keine automatische 5- oder 10-Jahres-Frist, und FlowDule legt die Aufbewahrungspflicht des Kunden nicht fest. Bei einem Löschantrag enden Sekundärzwecke und unnötige Weitergaben; notwendige rechtmäßige Nutzung des Journals bleibt protokolliert.
Nur Benutzer mit den richtigen Rollen können auf personenbezogene Daten zugreifen. Der Zugriff wird pro Kette, Standort und Verarbeiter kontrolliert.
Relevante Handlungen mit Klienten- und Journaldaten müssen einem identifizierten Benutzer zugeordnet werden können, einschließlich Lesen, Ändern, Exportieren und Teilen. Die Abdeckung der Protokolle wird im Kontrollnachweis dokumentiert, und eine Kontrolle wird erst dann als verifiziert beschrieben, wenn sie im Betrieb getestet wurde.
Bei Buchung oder Registrierung müssen der Verantwortliche, der Zweck, die Pflichtfelder und der einschlägige Datenschutztext des Kunden vor dem Absenden angezeigt oder verlinkt werden. Annahme und Einwilligung sind an Version und Hash gebunden. Vertreter, Vormünder und Bevollmächtigte dürfen nur nach gesondert genehmigter Weisung und technischer Aktivierung einbezogen werden; sie nutzen ihre eigene Identität mit dokumentierter Grundlage, Umfang und Ablauf, und gemeinsame Logins sind unzulässig.
Sicherheit anzeigen
Daten folgen dem Lebenszyklus von der Erhebung über Einschränkung, Anonymisierung und Löschung bis zum Backupablauf. Ein genehmigter Löschprozess muss aktive Datensätze, Dateien, Freigaben, Suchindizes, Warteschlangen, KI-Kopien und Exportdateien umfassen, und Backups werden durch dokumentierte Rotation gelöscht. Jede öffentliche Aussage wird einer Kontroll-ID zugeordnet, und fehlende, abgelaufene oder fehlerhafte Pflichtnachweise werden die Veröffentlichung sperren.
Zurück zum Trust CenterErstellen Sie ein kostenloses Konto und sehen Sie Einwilligungen, Richtlinien, Datenexport und Aufbewahrung selbst in der laufenden Plattform. 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.