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So bewahren wir Journaldaten auf und löschen sie

Es gibt nicht die eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für alle. Die Behandlungsstelle wählt und dokumentiert ihr Profil nach Land, Berufsgruppe, Autorisation, Datenkategorie und Zweck. Hier liest du, wie FlowDule Journaldaten speichert, einschränkt und löscht - in einer Sprache, die alle lesen können.

So bewahren wir Journaldaten auf und löschen sie (AI-genereret billede)AI-genereret indhold

So lange gespeichert, wie das dokumentierte Profil der Behandlungsstelle es verlangt

Ein Journal darf nicht immer gelöscht werden, nur weil jemand darum bittet. Unterliegt die Behandlungsstelle der Dokumentationspflicht, muss das Journal über Jahre erhalten bleiben. Im Gegenzug darf es nicht länger gespeichert werden als nötig: Ist die Frist abgelaufen, prüft die Behandlungsstelle, ob weiterhin eine andere rechtmäßige Grundlage besteht, und besteht keine und gilt auch keine Aufbewahrungsanordnung, wird der Inhalt entfernt.

Diese Seite beschreibt die Prinzipien für Aufbewahrung, Löschanfragen, Aufbewahrungsanordnungen und Löschung. Es ist eine Erklärung, an der Behandler sich gegenüber ihren Klientinnen und Klienten orientieren können, sie ersetzt aber nicht die eigenen Datenschutzhinweise der Behandlungsstelle.

Prinzipien

Vier Prinzipien für Journaldaten

Aufbewahrungsfrist, Löschanfragen, Aufbewahrungsanordnungen und Löschung

Die Behandlungsstelle wählt und dokumentiert die Frist (AI-genereret billede)AufbewahrungsfristAI-genereret indhold

Die Behandlungsstelle wählt und dokumentiert die Frist

Es gibt nicht die eine gesetzliche Frist für alle. Wie lange ein Journal gespeichert werden muss, hängt von Land, Berufsgruppe, Autorisation, Datenkategorie und Zweck ab, und die Praxis wählt und dokumentiert das Profil. FlowDule legt die fachliche oder rechtliche Aufbewahrungspflicht der Praxis nicht fest. Für autorisierte Gesundheitsfachpersonen (dänische Autorisation) gelten nach der journalføringsbekendtgørelsen, der dänischen Verordnung über die Journalführung, im Ausgangspunkt mindestens zehn Jahre ab dem letzten Eintrag für manche Berufsgruppen und mindestens fünf Jahre für andere. Eine selbstständige psychotherapeutische Fachkraft, die keine autorisierte Gesundheitsfachperson ist, hat keine automatische 5- oder 10-Jahres-Frist und muss selbst eine erforderliche und verhältnismäßige Frist festlegen.

Löschanfragen erhalten eine zweigeteilte Antwort (AI-genereret billede)LöschungAI-genereret indhold

Löschanfragen erhalten eine zweigeteilte Antwort

Daten ohne fortbestehende Grundlage werden gelöscht. Ein erforderlicher Datensatz wird eingeschränkt: breiter Alltagszugriff, Analysen, Produktverbesserung und unnötige Weitergabe enden. Dokumentierte Personen dürfen ihn nur für notwendige Behandlung oder Patientensicherheit, Betroffenenrechte oder einen konkreten Beschwerde-, Aufsichts- oder Haftungsfall nutzen; jeder Zugriff wird protokolliert.

Aufbewahrungsanordnung bei laufenden Verfahren (AI-genereret billede)Legal HoldAI-genereret indhold

Aufbewahrungsanordnung bei laufenden Verfahren

Ist ein Datensatz Teil eines Beschwerde-, Aufsichts- oder Haftungsverfahrens, wird der notwendige dokumentierte Umfang bis zum Abschluss erhalten. Die Person wird nur informiert, soweit dies rechtmäßig ist und weder das Verfahren noch eine behördliche Anordnung beeinträchtigt; die Entscheidung wird bei jeder Sperrprüfung neu bewertet.

Löschung nach Fristablauf (AI-genereret billede)FristablaufAI-genereret indhold

Löschung nach Fristablauf

Ist die Frist abgelaufen und hat die Behandlungsstelle festgestellt, dass weder eine andere rechtmäßige Grundlage noch eine Aufbewahrungsanordnung besteht, wird der Inhalt entfernt: Notizen, Messungen, Behandlungspläne, Berichte, angehängte Dokumente und Tonaufnahmen. Die Löschung umfasst auch Dateien, Freigaben, Suchindizes, Warteschlangen und Caches, während Sicherungskopien durch dokumentierte Rotation auslaufen. Zurück bleibt ein Gerüst aus Zeitstempeln, Verfasser und Codes ohne personenbezogenen Inhalt.

Rechte

Korrekturen erfolgen als Ergänzungen - und Zugriffe werden protokolliert

Steht etwas Falsches in einem Journal, wird es mit einer neuen Ergänzung korrigiert, in der das Richtige steht. In Patientenjournalen, die den Autorisationsregeln unterliegen, bleibt der ursprüngliche Text stehen, weil Korrekturen und Ergänzungen nachvollziehbar sein müssen, damit die ursprüngliche Version weiterhin erkennbar bleibt. Unterliegt die Behandlungsstelle diesen Regeln nicht, hängt der Bedarf an Versionshistorie vom eigenen dokumentierten Zweck und der Verantwortung der Stelle ab. Betroffene können Auskunft, Berichtigung, Einschränkung und Löschung verlangen, doch die Rechte sind nicht absolut und können durch eine gesetzliche Journalfrist, ein laufendes Verfahren, Rechte Dritter oder einen erforderlichen Rechtsanspruch eingeschränkt sein. Man kann erfahren, wer das Journal eingesehen hat - Zugriffe werden in einem Zugriffsprotokoll erfasst. Beschwerden sind bei der Aufsichtsbehörde möglich.

DSGVO & Richtlinien
Korrekturen und Zugriffsprotokoll im Journal (AI-genereret billede)AI-genereret indhold
Rollen und Verantwortung für Journaldaten (AI-genereret billede)AI-genereret indhold
Verantwortung

Die Praxis ist Verantwortlicher - FlowDule ist Auftragsverarbeiter

Die einzelne Klinik oder Kette ist Verantwortlicher für die Journale und legt Zweck, Zugriff und Aufbewahrungsfrist fest. FlowDule liefert und betreibt das Journalsystem als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags und verarbeitet Daten nur auf dokumentierte Weisung. Journaldaten werden verschlüsselt und pro Kette getrennt gespeichert.

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